情報の共有というのは、どこの業界や仕事においても大事な要素になることは多いですよね。

情報が行ったり来たりしてしまったり、

共有されていれば、起きなかった事故があったりと。

一つの組織において情報を共有されるためにイントラネットという、社内ポータルサイトを作るケースが多くあります。

イントラネットいう言葉ご存知ですか？

イントラネットという言葉は「Intra(内側の)」と「Net(ネットワーク)」を合わせた造語でなんです。

簡単に言えば、ＷＷＷ、電子メール、掲示板・電子会議室、ファイル転送、暗号化・認証等のインターネット技術を

活用して様々な情報の共有と交換を行う内部情報システムの事をさします。

ちょっと言葉を難しくなってしまいました。

イントラネットは、アメリカから流行り出し日本にも上陸した背景があります。

やっぱりテクノロジーのスタートはアメリカが多いですね。

一般に、イントラネットを構築しよう。

社内ポータルを構築しようとしたときに考えないといけないステップをご紹介します。

①導入目的の明確化

当然の話かもしれませんが、導入の目的を明確にする必要があります。

イントラネット（※以下　社内ポータルサイト）は、便利で情報共有を容易に且つ、円滑に行うためのツールです。

しかし、目的が明確にされないまま・もしくは目的がずれた状態で企画が進んでしますと、意味のない情報が多く氾濫してしまったり、

単純に技術だけが先行してしまいユーザーにとって使いづらい状況になってしまったりと不具合を生んでしまうケースもあります。

導入するにあたっては、こんな場面で、こんな人が、これを使うとこうなる！

のような具体的な利用イメージまで作る必要があります。

②ユーザーインターフェース

使うスタッフが使いやすく設計することが何より大事になります。

使いやすさはアクセスを保つ最低限のパフォーマンスです。

ユーザーのITスキル・閲覧端末（PC・タブレット・スマートフォン）などの利用シーンを考え、使いやすく設計しましょう。

最近ですと学生スタッフ等のほうがスキル高いなんて言う場面も多いので、操作マニュアルなども考えてみましょう。

③コンテンツ

何を社内ポータルに載せるのか？スタッフはどんな情報を知りたいのか？

どうやって伝えるのか？

ただのテキストよりは動画コンテンツのほうが伝わりやすいのは明確ですので、敢えてメッセージを動画にしたりなども

分かりやすい事例です。一般的に文字と動画では情報量が何十倍も違くなるという統計があります。

企画＝コンテンツとは、時間をかければかけるほど良いものになりますが、情報発信に時間がかかります。

時間とクオリティのバランスにおいて設計することが企画者の手腕です。

④社内の情報ネットワーク化

少し専門的な話ですが、イントラネットの基本であるＷＷＷに各部門の情報を乗せ、全社員が電子メールが利用できるようしたり、

全国や海外に拠点展開している企業の場合には、暗号化とファイヤウォールを施してセキュリティーを高める必要があります。

単純に共有と言っても、情報を簡単に共有できるようになるということは、逆に流出の危険性も潜んでいます。

事故の起きぬようなセキュリティー設計も大事な要素です。

⑤他のデーターベースとの連携

データベースとの連携のステップに入ります。

この段階では、既存のシステムやデーターベースと連携させ、ブラウザで様々な情報が取り出せるように設計します。

既に何らかのデータベースをお持ちの企業様が多いと思います。今あるデータと連動させることにより、POSデータが簡単にご出力でき、

現場での分析が容易になったりと特赦な機能と機能を設計できることが可能になりますね。

とはいいつつも、なんで情報共有をするのでしょうか？

要はリソース・時間の節約かとおもいます。

情報の流通が上手にいっていないと、「誰々に説明しないといけない」

「この人と会議を設定しないといけない」などの作業が少なからず発生します。

「社長の耳に入れてから部長にいわないといけない。

なぜなら、部長が知ってて社長があとで知ると、なんで俺は知らないんだ、と怒るから」

みたいなことが起きたりします。

情報共有を効率化するためには、「無駄な情報共有を減らす」ことが最も重要です。

そして、無駄な情報共有が多く起こってしまう理由としては、

「情報共有をしないことで怒る人がいる」のが一番の原因です。

怒られたくないから、なるべく共有しようとするのですね。

「報連相」という言葉がありますが、報告して連絡して相談しろよ俺に、というやつです。

新人や、まだまだ成長過程のビジネスパースンにはいいかもしれませんが、

プロフェッショナルが集まっている中で、上司に報告や連絡や相談を毎回していたら、無駄すぎますよね。

たとえば、社内でのやりとりが、メールなどが中心の場合は、Slackなどのチャットツールの導入を検討してもいいですね。

小規模であり、簡単な報告であればLINEやFacebookのグループでもいいでしょうね。

仕事上のコミュニケーションの基本は報告連絡相談です。

心がけましょう。

コミュニケーション事例は弊社にご相談ください。

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