社内表彰式の企画を任されたとき、多くの人がその重要性に気づきながらも、どこから始めればよいのか分からず戸惑うことが多いものです！

この記事では、初めて社内表彰式を企画する方に向けて、成功するためのポイントを分かりやすく解説していきます。この記事を読めば、安心して企画に取り組めるようになるはずです。

社内イベントの担当者は実はやりたくない？

「社内イベントの担当者をやってください！」もし上司から依頼が来たら皆さんはどう思いますか？初めての経験の場合、「ドキッ」とすることも多いのではないでしょうか？面白い記事がありましたので共有させて頂きます。

20代正社員に「社内イベントの幹事経験」を調査　7割以上が未経験、その内4割以上が「今後経験したくない」

こちらの記事を見ていただくと、幹事＝担当者をやりたくないと思う人が大多数なことが分かります。担う重責を考えると皆、敬遠したくなることがあるのかもしれませんね。しかし経験をすること世によって得られることも多くなるため、イベントの成功と同時に自身のスキルアップにつながることも多くあります。是非社内表彰式の担当を行う上でのメリットは理解しつつ良い表彰式を企画していきましょう。

社内表彰式の重要性を理解しよう

まずは、社内表彰式が企業にとってどのような意義を持つのかを理解しましょう。表彰式は、社員の努力を讃え、会社の価値観や目標を共有する大切な場です。これにより、受賞者だけでなく、全社員のモチベーションが向上するきっかけを作ります。また、企業としてのブランド価値を高め、外部に対してもポジティブなイメージを発信する機会となります。表彰式を成功させることは、会社全体の士気を高め、団結力を強化する鍵となっていきます！

最初に取り組むべき5つのステップ

表彰式の企画を進めるうえで、最初に取り組むべき基本的なステップがありますので是非ごらんください。

• 目的とコンセプトを明確にする！ 表彰式を行う目的をはっきりさせましょう。単なる形式的なイベントではなく、社員のモチベーション向上や企業文化の強化など、具体的な目的を設定することが重要です。たとえば、「成果を正当に評価し、チームの結束力を高める」といった目標を掲げると良いでしょう。

• 予算を確認・設定する 次に、利用可能な予算を確認し、どの部分にどれだけ配分するかを計画しましょう。会場費や装飾費、賞品費用、飲食代など、細かい項目ごとに予算を割り振ることが大切です。予算設計を間違えると企画全体に影響を及ぼします。予算の設計は注意しましょう！

• チーム編成と役割分担 表彰式の成功には、多くの人の協力が必要です。企画、進行、運営などの役割を明確にし、チームで協力しながら進めていきましょう。社内のチームももちろんですが外部の協力会社への依頼などプロジェクトの編成が必要になります。社内メンバーも社外メンバーも共通の目的をもって挑む組織運営を考えましょう！

• スケジュールの作成とチェックポイント 計画段階から当日までのスケジュールを作成します。重要なチェックポイントを設定し、進捗状況を確認できるようにしましょう。リハーサルの日程も含めて計画を立てるとスムーズな運営が可能になります。イベント本番日のスケジュールやリハーサル設計はプロの知見も参考にし設計することをお勧めします。

• 対象者・表彰内容の確認 受賞者を選定し、どのような基準で表彰するのかを明確にします。公平性が重要ですので、透明性のある基準を設けることが大切です。授賞理由によって組織のモチベーションは大きく変わります。ただの表彰項目ではなく、全社に対しての評価の軸を伝えるという効果もあります。

社内表彰式の成功に欠かせないポイント

表彰式を企画する際には、受賞者に心から喜んでいただける工夫は欠かすことはできません。たとえば、受賞者一人ひとりに個別のメッセージを添えたり、受賞スピーチの場を設けたりすることで、特別感を演出することができます。また、会場の装飾や音響、映像の演出など、細部にまでこだわることで、全体の雰囲気を格上げすることができます。

そして会場選びも重要な要素です。参加者全員が快適に過ごせる広さやアクセスの良さを重視し、表彰式のテーマに合った雰囲気の場所を選びましょう。加えて、トロフィーや表彰状のデザインにも気を配り、イベント全体の統一感を演出していくことで全体の企画のレベルが引き合があります。

【事例紹介】成功する表彰式の具体例

事例

ある企業では、表彰式の会場に特設ステージを設置し、受賞者の功績を映像で紹介する演出を行いました。これにより、受賞者がスポットライトを浴びる瞬間が生まれ、社員全体が感動する場面を作り出しました。また、社長が受賞者一人ひとりに直接声をかけることで、温かい雰囲気が生まれました。

別の企業では、エンターテインメント性を重視し、プロの司会者を招いたり、余興としてバンド演奏を取り入れたりしました。これにより、参加者全員が楽しめるイベントとなり、社員の満足度が大幅に向上しました。

さらに、ある企業では、表彰式に「社員投票制」を導入し、全社員が受賞者の選出に参加できる仕組みを作りました。これにより、受賞者は同僚からの支持を実感し、モチベーションがさらに高まりました。また、投票結果の発表をドラマチックに演出し、社員全体が表彰式の盛り上がりを共有することができました。受賞者の家族を表彰式に招待し、家族の前で表彰されるという演出を行い、この取り組みによって、社員だけでなくその家族にも感謝の気持ちを伝えることができ、参加者全員が感動的な時間を過ごすことができました。

さらに、表彰式のテーマを「過去と今と未来」に設定し、受賞者に対して未来への抱負を語ってもらう場を設けた企業もあります。このようなテーマ設定により、受賞者だけでなく参加者全員が会社の将来について前向きに考えるきっかけを提供することができました。

失敗しないための注意点

企画段階でのコミュニケーション不足は、表彰式の成功を妨げる大きな要因となります。関係者全員が目的や役割を共有し、スムーズに連携できる体制を整えることが大切です。具体的には、定期的なミーティングを定例で設け、進捗状況を共有とコミュニケーションを活発化させることが重要です。slackなどのツールを使い、各プロジェクトメンバーのやり取りを可視化させることでコミュニケーションロスを防ぐことが出来ます。

準備不足が招く失敗を防ぐためには、事前準備を徹底的に行うことが欠かせません。特に、音響や映像機器、照明などの技術的な部分は事前に入念な確認を行い、トラブルを未然に防ぎましょう。表彰式当日に想定外の事態が発生しても、冷静に対処できるよう、バックアッププランを用意しておくことも大切です。当日のタイムスケジュールは分単位で詳細に作成し、関係者全員が共有できる状態にしておきましょう。

ポイントを押さえた進行設計

表彰式当日は、事前に計画したスケジュールに沿って進行していきます。リハーサルを行い本番環境の確認をすることが大切です。事前に計画していたことにプラスして現場でわかることもあります。そのしには、柔軟に対応できるよう、チーム全体で情報を共有しておくことが重要です。また、進行役のスピーチや受賞者のプレゼンテーションなどは、しっかりと練習しておき、流れを途切れさせないよう工夫しましょう。

【まとめ】初めての担当者でも安心！準備と計画の重要性

社内表彰式の企画は、初めて任されるとプレッシャーを感じるものですが、計画と準備をしっかり行えば、誰でも成功させることができます。まずは目的を明確にし、チームで協力しながら進めることがポイントです。この記事を参考に、一歩ずつ着実に準備を進めていきましょう。私たちGROWSは初めて社内表彰式を端とする皆様のお気持ちを組みながら一つ一つ丁寧にサポートさせて頂いております。社内表彰式を通じて組織が活性化し、事業活動の活力になるよう伴走させて頂きます。

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