大規模オフラインセミナーの開催事例｜約1,000名がリアル会場に集結したイベント

オンラインイベントが一般的になった一方で、「同じ場所に集まること」の価値を改めて感じる機会も増えてきました。

今回GROWSがサポートしたのは、約1,000名の参加者がリアル会場に集まった大規模オフラインセミナーです。

オンラインではなく、参加者が実際に会場へ足を運び、同じ空間で登壇者のプレゼンテーションを聞く形式で開催しました。会場には多くの参加者が集まり、ステージ上では登壇者によるプレゼンテーションが行われました。イベント開始前には会場への入場を待つ参加者の列もでき、久しぶりに会う仲間同士が再会する姿も見られるなど、リアルイベントならではの場が生まれました。

今回の事例では、オンライン配信を中心としたイベントとは異なり、約1,000名が一つの場所に集まるオフライン開催を実施しています。

画面を通して情報を受け取るのではなく、登壇者と参加者が同じ空間を共有する。セミナー本編だけでなく、会場へ向かう時間や開演を待つ時間も含めてイベントを体験する。

大規模なリアルイベントだからこそ生まれる価値を改めて感じる開催となりました。

開催概要

項目	内容
イベント種別	大規模セミナー
開催形式	完全オフライン・リアル開催
参加人数	約1,000名
主な内容	ステージでのプレゼンテーション・セミナープログラム
会場形式	約1,000名を収容する大型会場
特徴	多数の参加者が一つのリアル会場に集結

今回のイベントは、約1,000名の来場者が一つの会場に集まって開催された大規模セミナーです。オンライン参加を中心とするのではなく、参加者が実際に会場へ来場し、同じ空間でセミナーを体験する形式で実施しました。

約1,000名が一つの会場に集まるオフラインセミナー

新型コロナウイルスの影響以降、多くのセミナーや社内イベントがオンラインへ移行しました。

オンライン開催には、移動を伴わず参加できることや、大規模な会場を用意する必要がないことなど、多くのメリットがあります。遠方からでも参加できるため、現在もオンラインはイベント開催の重要な選択肢の一つです。

その一方で、今回のイベントでは約1,000名が実際にリアル会場へ集まる形式を選択しました。

約1,000名が同じ場所に集まる光景は、それだけでも大きな迫力があります。

参加者がステージを見ながら同じプレゼンテーションを聞き、その場の反応を共有する。登壇者の言葉に対する空気の変化や会場の集中感は、リアルイベントだからこそ感じられるものがあります。

今回のイベントは、オンラインイベントからリアルイベントへ戻すということだけが目的ではありません。

「なぜ、わざわざ一つの場所に集まるのか」

その意味を改めて考える機会となるイベントでした。

ステージ上で行われたプレゼンテーション

イベント本編では、ステージ上で登壇者によるプレゼンテーションが行われました。

大人数が参加するセミナーでは、登壇者が発信する内容を会場全体に届けることが重要になります。

数十名規模のセミナーであれば、登壇者の声や表情を比較的近い距離で感じることができます。しかし、参加者が約1,000名になると、前方と後方ではステージまでの距離に大きな差が生まれます。

それでも、会場にいる全員が同じ登壇者の話を同じ時間に聞く。

その体験そのものが、リアルセミナーの特徴です。

今回も、ステージ上から登壇者が参加者に向けてプレゼンテーションを行い、多くの参加者が会場内でその内容を共有しました。

オンラインでは、参加者それぞれが自宅やオフィスなど異なる環境から画面を見ます。

リアル開催では、一人の登壇者の言葉を約1,000名が同じ空間で聞くことになります。

登壇者が話すテンポや声の強弱、話と話の間に生まれる静けさまで含めて参加者に伝わるのは、リアル会場ならではの特徴です。

セミナー本編だけではないリアルイベントの時間

今回のイベントで印象的だったのは、セミナーが始まってからの時間だけではありませんでした。

イベント開始前には、参加者が会場への入場を楽しみに待つ様子がありました。また、久しぶりに顔を合わせた仲間同士が会場で再会する場面も見られました。

オンラインセミナーの場合、基本的には開始時刻になったらパソコンやスマートフォンからアクセスします。

リアルイベントの場合は違います。

参加者は会場まで移動し、受付を済ませ、開演までの時間を過ごします。

この本編が始まる前の時間も、リアルイベントの一部だと私たちは考えています。

普段オンラインでしか会わない人と直接顔を合わせたり、同じイベントに参加する人と時間を共有したりする機会は、セミナーのプログラムだけでは作ることができません。

今回の開催でも、約1,000名がリアル会場に集まったことで、本編以外の時間にもオフライン開催ならではの価値が生まれました。

大規模イベントだからこそ感じる会場の一体感

約1,000名が同じ会場で同じプログラムに参加すると、その規模自体がイベントの体験をつくります。

登壇者がステージに立ち、客席に多くの参加者が座る。

参加者全員がステージに注目する時間には、大規模イベント特有の集中感があります。

これは、オンライン参加者が1,000名いるイベントとは違う感覚です。

どちらが優れているということではありません。

目的によって、オンラインの方が適しているイベントもあります。

一方で、登壇者のメッセージを強く届けたいときや、参加者に「この場に参加した」という体験を持ち帰ってもらいたい場合には、リアル開催が力を発揮します。

今回のイベントは、多くの参加者が一つの会場に集まり、ステージ上のプレゼンテーションを共有することで、大規模なオフラインセミナーとして成立しました。

「集まること」そのものに価値があるイベントへ

以前は、セミナーやカンファレンスをリアル会場で開催することは当たり前でした。

しかし、オンラインイベントが定着した現在は、「リアルで開催すること」に以前とは違う意味が生まれています。

自宅から参加できるイベントを、あえて会場で開催する。

参加者にも、会場まで足を運んでもらう。

だからこそ主催者側には、その一日にどのような価値を持たせるかが求められるようになったと感じています。

今回も約1,000名の方々に会場へ集まっていただきました。

これだけの人数が移動し、時間を使ってイベントへ参加します。

そう考えると、単にステージ上から情報を伝えるだけではなく、「来てよかった」と感じてもらえるイベントを設計することが、これまで以上に重要になっています。

リアルイベントを開催する目的は、オンラインでできないことを無理に探すことではありません。

同じ場所にいるからこそ伝わるものを、イベントの中でどう生かすか。

今回の大規模オフラインセミナーは、そのことを改めて感じる実績となりました。

オンラインとオフラインを目的によって選ぶ

GROWSでは、オンラインイベントとオフラインイベントの両方をサポートしています。

そのため、すべてのイベントをリアルで開催すべきだとは考えていません。

全国に参加者が分散している場合や、移動コストを抑えたい場合には、オンライン開催が適していることもあります。

実際にGROWSでは、オンライン表彰式やライブ配信イベントも数多くサポートしています。

一方で、今回のように参加者が一つの会場に集まり、登壇者のプレゼンテーションを同じ空間で聞くことに意味があるイベントでは、オフライン開催が有効です。

大切なのは、最初から「オンライン」か「オフライン」かを決めることではありません。

イベントを通じて参加者に何を伝えたいのか。

参加者同士にどのような時間を過ごしてほしいのか。

その目的を整理した結果として、開催方法を決めることが重要です。

今回のセミナーでは、約1,000名がリアル会場へ集まり、ステージでのプレゼンテーションを共有するオフライン形式で開催しました。

大人数が同じ場所にいるからこそ生まれる会場の雰囲気を含め、オンラインとは異なるイベント体験を提供する形となりました。

大規模オフラインイベントでは会場選定も重要

約1,000名規模のイベントを開催する場合、会場選びもイベントの重要なポイントになります。

単純に1,000名を収容できればよいわけではありません。

セミナー形式で開催する場合、ステージを設置したうえで必要な客席数を確保できるかを確認する必要があります。

また、イベントの内容によっては、受付スペースや登壇者の控室、運営スタッフが使用するスペースも必要になります。

来場者が一斉に集まるイベントの場合、会場までのアクセスも参加者の負担に関わります。

特に大規模イベントでは、参加者数が数百名増えるだけでも必要な会場条件は大きく変わります。

今回のような約1,000名規模のオフラインセミナーを企画する場合は、イベント内容をある程度整理した段階で会場を検討することが大切です。

会場が決まってから企画を考えるのではなく、どのようなセミナーを実施したいのかを確認したうえで、それに合った会場を選ぶ。

大規模イベントほど、この初期段階の設計が本番に影響します。

当日の実施内容

今回のイベントでは、約1,000名の参加者を一つのリアル会場に集め、大規模オフラインセミナーを開催しました。

会場内には参加者が集まり、ステージ上では登壇者によるプレゼンテーションを実施しています。

イベント開始前には多くの参加者が会場へ来場し、開演を待つ時間も含めてリアルイベントならではの空間が生まれました。また、久しぶりに会う仲間同士が直接顔を合わせる機会にもなっています。

約1,000名が同じ場所に集まり、同じ登壇者の話を聞く。

オンラインイベントが一般的になった中で、大人数が一堂に会するイベントが持つ力を改めて感じる開催となりました。

今回の実績は、単に参加人数が多いセミナーではありません。

参加者が実際に会場まで足を運び、登壇者と同じ空間でプレゼンテーションを聞き、その日、その場所でしか得られない時間を共有した大規模オフラインイベントの事例です。

GROWSが大規模イベントで大切にしていること

大規模イベントというと、豪華なステージや大きなスクリーンに注目が集まりがちです。

もちろん、参加人数に合わせた会場や設備を用意することは重要です。

ただ、私たちがまず考えるのは、「なぜ参加者に集まってもらうのか」ということです。

オンラインでも情報を届けられる時代に、参加者が時間を使って会場へ来てくれる。

だからこそ、その時間にはきちんと意味がなければならないと思っています。

登壇者の言葉を直接聞くことなのか。
同じ目的を持つ人たちが一つの場所に集まることなのか。
普段会えない人と顔を合わせることなのか。

イベントによって答えは変わります。

GROWSでは、イベントの規模だけを基準に企画するのではなく、その日、参加者にどのような時間を過ごしてもらうのかを考えながらイベントづくりを進めています。

今回の約1,000名規模のオフラインセミナーも、大人数が一つの場所に集まるからこそ生まれる価値を改めて確認できた実績となりました。

大規模セミナー・オフラインイベントをご検討中の企業様へ

数百名から1,000名規模のセミナーを開催したい。オンライン開催からリアル開催へ切り替えたい。大人数が参加できる会場を探している。リアルとオンラインのどちらが適しているか相談したい。

GROWSでは、大規模セミナーをはじめ、社内表彰式、全社総会、周年イベント、キックオフ、カンファレンスなど、さまざまなイベントの企画・制作・運営をサポートしています。

リアル開催だけでなく、オンライン配信やハイブリッド開催にも対応しているため、イベントの目的や参加者の状況を伺いながら開催形式を整理することも可能です。

まだ会場や開催方法が決まっていない段階でもご相談いただけます。