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社内表彰式はオフィスでもできる？20〜100名で成功させる企画・演出・費用を徹底解説
社内表彰式を企画するとき、多くの担当者が最初に考えるのはホテルの宴会場やイベントホールではないでしょうか。受賞者をきちんと称えたい、普段とは違う特別な空間をつくりたいと考えると、どうしても「表彰式には立派な会場が必要」というイメージを持ちやすくなります。
一方で、20名、30名、50名といった比較的小規模な表彰式の場合、大型ホテルを借りることが必ずしも最適とは限りません。会場費や設備費がかかるだけでなく、社員の移動、受付、クローク、懇親会まで含めると、準備する項目も増えていきます。
そこで選択肢として考えたいのが、普段使っているオフィスや大会議室を表彰式会場に変える方法です。
会議室と聞くと簡素な表彰式を想像するかもしれませんが、ステージの見せ方、照明、音響、受賞者紹介映像、レッドカーペット、バックパネルなどを組み合わせれば、普段の空間でも十分に表彰式らしい体験をつくることができます。
むしろ会場費を抑えられる分、その予算を受賞者紹介映像やトロフィー、写真撮影、装飾などへ振り分けることも可能です。
大切なのは、どれだけ立派な会場を借りるかではありません。受賞者本人が「ここまで頑張ってきてよかった」と感じ、周囲の社員が「次は自分もあそこに立ちたい」と思える時間をつくれるかどうかです。
この記事では、20〜100名程度の社内表彰式を想定し、オフィス開催のメリット、会議室を表彰式会場へ変える演出、人数別のつくり方、費用の考え方まで詳しく解説します。
1．社内表彰式はオフィスでも開催できる？
結論から言えば、20〜100名程度の社内表彰式であれば、オフィス開催は十分に可能です。
特に、社内に大会議室、ラウンジ、多目的スペース、カフェスペースなどがある場合は、通常業務で使っている場所を活用しながら、表彰式らしい空間へ変えることができます。
オフィス開催の良さは、会場費を抑えられることだけではありません。
社員が別会場まで移動する必要がないため、参加のハードルが下がります。通常業務からそのままイベントへ参加できるため、全社員を集めやすく、表彰式終了後も仕事へ戻る場合や、そのまま社内懇親会へ移る場合にも運営しやすくなります。
特に月間MVP、半期表彰、営業表彰、プロジェクト表彰など、定期的に開催する社内表彰式では、毎回ホテルを借りるよりオフィス開催のほうが現実的なケースもあります。
ただし、普段使っている会議室に椅子を並べ、賞状を渡すだけでは、社員にとっては「いつもの会議室で表彰された」という印象になってしまいます。
そこで重要になるのが、空間を一度「日常から切り替える」ことです。
例えば、入口からステージまでレッドカーペットを敷き、正面には表彰式用のバックパネルを設置する。天井照明だけではなく、受賞者へスポットライトを当て、名前を呼ばれた瞬間には登壇BGMを流す。正面スクリーンには受賞者名や実績を大きく表示する。
これだけでも、普段使っている会議室の印象はかなり変わります。
オフィスで表彰式を開催するということは、簡易的なイベントにするという意味ではありません。既存の場所を活かしながら、必要な部分だけをイベント仕様へ変えるという考え方です。
2．なぜ今「オフィスで表彰式」という選択肢があるのか
社内表彰式の開催場所としてホテルやイベントホールを選ぶ場合、当然ながら会場費が必要になります。さらに音響・照明設備、スクリーン、控室、サービス料などが加わり、懇親会を実施する場合には飲食費も必要です。
大型イベントであれば、こうした設備が整っている会場を利用するメリットは非常に大きいでしょう。
一方、20〜100名程度の表彰式では、会場そのものよりも、受賞者の見せ方にどれだけ予算を使えるかのほうが重要になる場合があります。
例えば同じ100万円の予算でも、その多くを会場費へ使う方法と、自社オフィスを使って映像、照明、装飾、撮影へ振り分ける方法では、参加者が受ける印象は大きく異なります。
| ホテル・イベントホール | オフィス開催 |
|---|---|
| 会場費が必要 | 既存スペースを活用できる |
| 移動が必要 | 社員の移動が少ない |
| 常設設備が充実 | 必要な設備だけ追加できる |
| 飲食手配がしやすい | ケータリング等を自由に設計しやすい |
| 格式感をつくりやすい | 会社らしい空間をつくりやすい |
| 会場規定に合わせる必要がある | 自社都合で進行しやすい |
ここで注意したいのは、「オフィス開催＝安く済ませる」という考え方だけにしないことです。
予算を抑えることだけを目的にすると、結果的に簡素な表彰式になってしまいます。それでは社員にとって特別な体験にはなりません。
むしろ、ホテルに使う予定だった費用の一部を受賞者紹介映像やトロフィー、写真撮影、バックパネルへ回すことで、受賞者体験を強くすることができます。
会場そのものの豪華さではなく、表彰される瞬間をどれだけ特別にできるかへ予算を使う。これが、オフィス表彰式を考えるうえで重要な視点です。
3．普通の会議室を「表彰式会場」に変える7つの演出
オフィス表彰式で最も重要なのは、普段の空間とイベント当日の空間にきちんと差をつけることです。
大掛かりなセットを組まなくても、ポイントを押さえれば会議室は十分に表彰式会場へ変わります。
① レッドカーペットで受賞者の登壇を特別な体験にする
表彰式で最も分かりやすく特別感を出せるのが、受賞者の登壇導線です。
名前を呼ばれた受賞者が普段と同じ床を歩いて前へ出るのと、レッドカーペットの上を拍手の中で歩くのとでは、本人が感じる印象がまったく違います。
オフィスであっても、入口から表彰位置まで一本の導線をつくるだけで、「ここからが表彰の時間」という空気をつくれます。
② バックパネルで表彰式の正面をつくる
会議室でそのまま表彰を行うと、ホワイトボードや棚、会議室の壁などが写真に写り込み、どうしても日常感が残ります。
そこで、周年ロゴ、表彰式タイトル、会社ロゴなどをデザインしたバックパネルを設置します。
表彰者と受賞者がその前に立つだけで、写真や映像の見え方が整い、イベントとしての統一感も生まれます。
③ スポットライトで「今、誰が主役なのか」を明確にする
照明は、オフィス表彰式の印象を大きく変える要素です。
会議室の蛍光灯をすべて点けた状態では、どこを見ればよいのか分かりにくくなります。ステージ部分を少し明るくし、受賞者にスポットライトを当てるだけでも、参加者の視線を自然に集めることができます。
表彰式では、空間全体を豪華にするより、受賞者だけがしっかり主役に見える照明設計のほうが重要です。
④ 登壇BGMで受賞者が歩く時間まで演出する
表彰者名を読み上げ、受賞者がステージへ向かう時間は、意外と長く感じられます。
その時間に登壇BGMを流すことで、ただの移動ではなく、一つの演出に変えることができます。
受賞者ごとに楽曲を変える必要はなく、表彰式全体で統一したテーマ曲を設定するだけでも十分です。
⑤ 受賞者紹介スライド・映像を使う
受賞者の名前だけを呼んで表彰するより、なぜ受賞したのか、どんな成果を残したのかが分かるほうが会場全体で称えやすくなります。
写真、所属、実績、推薦コメントなどをスクリーンへ表示し、受賞者がステージへ向かう間に紹介することで、参加者にも受賞理由が伝わります。
特に年間MVPや特別賞など重要な表彰では、短い受賞者紹介映像を制作する方法も効果的です。
⑥ トロフィーや表彰台で記念性を高める
賞状だけでも表彰は成立しますが、トロフィーや記念盾があると、写真に残したときの印象が大きく変わります。
受賞者本人の手元にも記念として残るため、表彰式後の体験まで含めて考えることができます。
⑦ フォトスポットを用意する
表彰後に写真を撮影できるフォトスポットを用意すると、受賞者だけでなく同じチームの社員や上司、仲間との写真も残せます。
バックパネルをそのままフォトスポットとして使えば、設備を増やさずに対応できます。
表彰式終了後にSNSや社内ポータルへ写真を掲載する場合にも活用しやすくなります。
4．20名・50名・100名で表彰式のつくり方はどう変わる？
オフィス表彰式は、参加人数によって必要な設備や演出を変えることができます。
規模が小さいほど受賞者と参加者の距離を近くでき、規模が大きくなるほど映像や音響の役割が重要になります。
20〜30名｜距離の近さを活かす
20〜30名程度であれば、会議室や小規模ラウンジでも十分に開催できます。
月間MVP、プロジェクト表彰、部署内表彰などと相性が良く、受賞者と参加者が近いため、大きな設備を入れなくても拍手やコメントが伝わりやすい規模です。
この人数であれば、簡易バックパネル、表彰物、BGM、スクリーン程度でも十分に特別感を出せます。
むしろ、大掛かりなステージをつくるより、受賞者のエピソードや上司からのコメントなど、内容そのものを丁寧に見せるほうが効果的です。
30〜70名｜演出を少し加えて「式典感」をつくる
参加者が50名前後になると、会議室やラウンジでも一定の広さが必要になります。
前方に簡易ステージをつくり、レッドカーペットや照明を追加すると、イベントらしい見え方になってきます。
年間MVP、営業表彰、部門表彰など、受賞者が複数いる場合にも対応しやすい規模です。
この人数になると、司会進行、音響、映像を担当するスタッフも分けたほうがスムーズになります。
50〜100名｜映像・撮影・懇親会まで含めて設計する
100名近くになると、後方からも受賞者が見えるよう、スクリーンや映像をしっかり使う必要があります。
受賞者紹介映像、登壇BGM、照明演出、写真撮影、フォトスポットなどを組み合わせれば、オフィス内でも本格的な表彰式をつくることができます。
また、表彰式終了後に同じフロアでケータリングを用意し、そのまま懇親会へ移る流れも相性が良いでしょう。
| 規模 | 向いている内容 | 演出の目安 |
|---|---|---|
| 20〜30名 | 月間MVP・部署表彰 | BGM・表彰物・簡易装飾 |
| 30〜70名 | 年間MVP・営業表彰 | レッドカーペット・照明 |
| 50〜100名 | 全社表彰・複数部門表彰 | 映像・撮影・フォトスポット |
人数が増えるほど設備を増やすのではなく、その人数で受賞者の姿がどう見えるかを基準に考えることが大切です。
5．オフィス表彰式にはいくらかかる？費用の考え方
オフィスで表彰式を開催する場合でも、当然ながら制作費や機材費は必要です。
費用を構成する主な項目には、次のようなものがあります。
- 表彰式全体の企画
- 進行表・司会台本
- 司会者
- バックパネル・装飾
- レッドカーペット
- 音響設備
- 照明
- スクリーン・映像機材
- 受賞者紹介映像
- トロフィー・表彰物
- カメラ撮影
- 運営スタッフ
- 機材搬入
- 設営・撤去
- 懇親会・ケータリング
そのため、参加人数だけを見て費用を決めることはできません。
例えば30名でも映像制作や本格的な装飾を入れれば費用は上がりますし、100名でも設備を絞れば比較的シンプルな構成にできます。
GROWSの「出張！社内表彰式 OFFICE AWARD」では、規模別の制作費目安として次のようなプランを設定しています。
| 参加人数 | 制作費の目安 |
|---|---|
| 20〜30名 | 20万円〜 |
| 30〜70名 | 40万円〜 |
| 50〜100名 | 60万円〜 |
ただし、実際の金額は、使用する音響・照明設備、装飾、映像制作、スタッフ数、撮影、懇親会の有無などによって変わります。
重要なのは、ホテルと比較して単純に「いくら安いか」を見ることではありません。
例えば会場費を30万円抑えることができたのであれば、その30万円を受賞者紹介映像やトロフィー、写真撮影へ使うこともできます。
会場費を減らし、受賞者体験へ予算を移す。
この考え方をすると、オフィス開催の価値が分かりやすくなります。
6．オフィス表彰式を成功させるなら「賞状を渡すだけ」で終わらせない
社内表彰式を開催する目的は、賞状やトロフィーを渡すことそのものではありません。
その人が積み重ねてきた努力や成果を会社として認め、周囲の社員と一緒に称えることに意味があります。
受賞者本人にとっては、名前を呼ばれてからステージへ向かう数十秒も、その後に表彰物を受け取り、仲間から拍手をもらう時間も含めて表彰体験です。
その時間を丁寧につくれば、場所がホテルでなくても十分に記憶に残る表彰式になります。
反対に、高級ホテルで開催していても、受賞者名を読み上げ、賞状を渡し、すぐに次へ進むだけでは、表彰される側の体験は薄くなってしまいます。
表彰式で本当に考えたいのは、受賞者本人が「頑張ってきてよかった」と感じられること。そして、会場にいる社員が受賞者の姿を見ながら、自分も次は挑戦したいと思えることです。
そのためには、会場そのものよりも、
企画
→ 会場レイアウト
→ 登壇導線
→ 装飾
→ 音響・照明
→ 映像
→ 司会進行
→ 撮影
→ 懇親会
まで、一つの体験としてつなげて考えることが重要です。
もちろん、こうした準備をすべて社内担当者だけで進めるのは簡単ではありません。
ステージやバックパネルを手配し、音響機材を準備し、司会台本を書き、映像を制作し、本番当日は進行しながら写真も撮るとなれば、担当者自身はほとんど表彰式を見ることができなくなります。
そこでGROWSでは、オフィスへ必要な機材・装飾・運営を持ち込み、社内会議室やラウンジを表彰式会場へ変える「出張！社内表彰式 OFFICE AWARD」を提供しています。
企画から会場レイアウト、装飾、音響・照明、映像、進行、撮影、懇親会、撤収・原状回復まで、必要な部分をまとめて設計できるサービスです。
社内表彰式を開催したいけれど、大きな会場を借りるほどの人数ではない。いつもの会議室では少し味気ない。社員にとって特別な表彰式にしたい。
そんなときは、「会場を探す」前に、今あるオフィスを表彰式会場に変える方法も選択肢に入れてみてください。
大切なのは、場所の豪華さではありません。
受賞者を、本気で主役にすること。
その瞬間をつくることができれば、オフィスでも十分に価値のある社内表彰式を開催できます。
よくある質問
Q1．社内表彰式は会議室でもできますか？
20〜100名程度であれば、会議室や社内ラウンジを使った表彰式は十分に可能です。バックパネル、レッドカーペット、照明、音響、スクリーンなどを追加することで、普段の会議室とは異なるイベント空間をつくれます。
Q2．オフィス表彰式には何が必要ですか？
最低限、表彰物、司会進行、受賞者の立ち位置、音響を準備します。より表彰式らしくする場合は、バックパネル、レッドカーペット、照明、登壇BGM、受賞者紹介スライド・映像、撮影などを追加します。
Q3．30人程度でも表彰式を開催する意味はありますか？
あります。少人数だからこそ、受賞者と参加者の距離が近く、本人の成果やエピソードを丁寧に紹介できます。月間MVPや部署表彰、プロジェクト表彰などとも相性の良い規模です。
Q4．100人のオフィス表彰式でも本格的な演出はできますか？
スペースや天井高などの条件によりますが、簡易ステージ、照明、音響、映像、バックパネル、フォトスポットなどを組み合わせることで、本格的な表彰式をつくれます。
Q5．オフィス表彰式の費用はいくらくらいですか？
内容によって異なります。GROWSのOFFICE AWARDでは、制作費目安として20〜30名で20万円〜、30〜70名で40万円〜、50〜100名で60万円〜を設定しています。映像、装飾、機材、スタッフ、懇親会などを追加する場合は別途費用が必要です。
Q6．表彰式後にオフィスで懇親会もできますか？
可能です。表彰式終了後にケータリングを入れ、同じスペースや社内ラウンジで懇親会へ移ることもできます。参加者の移動が少ないため、オフィス開催との相性が良い方法です。
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