さぁ。イベントを実施しようと思ったら、まず何よりやることはマニュアルづくりです。

マニュアルを作る意味は何と言っても情報の集約です。

イベント運営においては様々な人、様々なもの、手配物や外注業者など含めると非常に多くの事が動きます。

それらに関わる多くの人と共有の認識を揃えていく為にマニュアルを作ることをお勧めします。

もし、マニュアルがなかったら場合、情報の抜け漏れ、手配のミス、人の動きがバタバタと・・

場合によっては事故につながりかねません。

 

弊社のイベント制作においても何より先に行うことはマニュアルづくりです。

つまり、マニュアル無くしてイベントの成功はありません。

安全に、そして安心にイベントを運営する為にも是非、マニュアル瀬一作は行っていきましょう。

もう一個、マニュアル作りのメリットをお伝えすると、

来年や未来の財産になるということです。例えば担当者が変わった後でもマニュアルは残るので、

口頭ベースの引継ぎにもなりません。何人で運営していたのかとか、どのくらいのスケジュールで準備を進めて

いたのか、これらの情報を集約し未来への財産戸もしていきましょう。

今回は、あまり公開されることのないイベント会社のプロが作るマニュアルの一部イメージを共有いたします。

マニュアルは非常に社外秘になるケースが多いので、モザイクが多く分かりづらいと思いますが、

イメージ掴んでいただければと思います。

まずは表紙です。

何はともあれ、表紙は作成しましょう。イベントタイトル、開催日時、開催場所などを記載すると分かりやすいです。

また、イベントマニュアルは日々更新されていきますので、versionなども書いていくと、どれが最新だっけ？

とかのミスがなくなっていきます。

次は、開催概要をまとめていきましょう。

イベントによっては狙いや目的などスタッフ全員で共通認識を持ってほしい情報をまとめておきましょう。

人は基本的に後ろに行くほど、読み方が雑になりますので、最初に伝えたいことは伝えておきましょう。

 

会場銃砲も大事なポイントです。スタッフによっては会場の場所を知らずに迷ってしまい、集合時間に

遅れてしまうなどの事故が発生するかもしれません。地図も含めて記載しておくと何より優しいですね。

運搬などが発生する際には、運搬搬入経路や駐車場の位置なども情報として集約しておくと良いでしょう。

タイムスケジュールもまとめましょう。関わる人が何時に来て、何時に帰るか、またその際にどんな業務が

あるのか、イベント全体はどのように進行しているのか、大きな作業割当を行う際に活用します。

全体をとらえるには最も使いやすいページになりますので、このページは必須かもしれませんね。

ご来賓がいる場合やゲストなどの場合には到着時間に合わせてのお迎え対応なども記載していくと良いでしょう。

こちらは、体制図です。誰がリーダーで誰が決済してくのかを明記します。

イベント本番中は様々なことが起こります。予期せぬイレギュラーも必ず発生します。

その際に誰に聞けばいいのか、そもそもスタッフ全体で何人いるかなども明記しておくと、余計に手間が省けます。

イベント本番中、主催者の担当者様は忙しいです。体制図をまとめておくことで、情報のルートが整理され。

進行が進めやすくなります。

会場のレイアウトも大事な要素です。どのようなものの配置なのか、またどこに何が在庫で置かれているのか、

スタッフの荷物はどこにおくのかなどの細かいことまで決めておくと、余計な質問が圧倒的に減ります。

レイアウトを詳細まで作ることで、準備段階での抜け漏れの防止にもなりますし、何より会をイメージしやすく。

担当者様もビジュアルで会をイメージできると思います

スタッフ動線ページでは、誰がどのように動くかも明記しておきます。

その際の業務内容も文章やフローにまとめておくとどのスタッフでも同じ作業が可能になります。

大型のイベントになると何百人というスタッフが動きます。そのスタッフ一人一人に同じ情報を伝えることは不可能です。

なのでこういった業務ブローのページも作っていきます。

 

いかがでしたでしょうか？

◆表紙　　　　　　 ◆実施概要　　　　　　 ◆実施目的・目標

◆運営組織図　　　 ◆スケジュール表　         ◆当日進行スケジュール表

◆会場図　　　　　 ◆周辺案内図　　　　　 ◆レイアウト・図面

◆スタッフリスト　 ◆誘導計画図　　　　　 ◆スタッフ配置図

◆受付レイアウト図 ◆控え室図面　　　　　 ◆受付業務マニュアル

◆備品リスト　　     ◆.緊急連絡表

 

この辺りを明記していくことが使いやすいマニュアル作りのポイントだと思います。

今回は、一部事例をご紹介させて頂きました。

もし、イベントのマニュアル作りにご不明点やご不安点がある場合には、マニュアルの制作代行のみ藻サポートしております。

是非ご相談ください。

また、テンプレートが欲しいなどのご相談にも対応できる限り行っておりますので、何なりとご相談ください。