チームとグループの違いをご存知でしょうか？

一見、似たような言葉ですが、全く定義が違います。

 

グループとは、達成目的が明確ではないが、人が集まっている集団の事を指します。

チームとは、達成目的が明確で、目的を達成しようと取り組んでいる集団の事を指します。

 

仕事でも、クラブでも達成目的が集まっていて、それに対して取り組んでいる時に初めてチームなるということです。

余談ではありますが、弊社は居酒屋経営も取り組んでいます。

店舗も実は全く同じで、決められた数字を達成しようと取り組目ている店と取り組めていな店とでは、

明らかに数字が変わってきますね。（もっと頑張らないとです・・・）

 

さて、話を戻しますが、社内イベントも同じです。

達成したい目的、達成したい状態があって、それを実現するために組織したチームで準備し当日を迎え、

参加者の心を変える。コンディションを上げるなどの効果が表れます。

つまり、社内イベントを作り上げていく上でまず最初に一番大事なことはこのチーム編成をくみ上げることにあります。

 

今回は、イベントを企画制作運営していく上で必要となるお勧めの組織体制をご紹介いたします。

準備・企画段階

まず、表彰式、運動会、懇親会、株主総会、懇親会どんなイベントでも良いのですが、まずは準備・企画段階で大事な組織体制

です。

どんなチーム編成をしていくのか、そもそもどんな企画にしていくのかも含めて決めていくチームとなります。

企業によっていろいろな呼び方があるかと思いますので、各企業様の状況に合わせて言葉を合わせてもらえればと思います。

 

全体統括ディレクター

企画を運営進行していく上での責任者に当たります。

企画の最終決定、社内承認、予算管理も含め全ての責任者として動きます。

最終的な企画の良し悪しや成果に対しても責任を負うケースがあります。俗にいう担当者とも呼ばれます。

制作ディレクター

統括ディレクターの意思を形にしていきます。例えば必要備品の洗い出しや外注先の選定、見積もり回収やデザイン、

スタッフのアサインなど、イベントを作り気ていく上での実務により近い担当者の事を呼びます。

統括ディレクターと制作ディレクターが連携して企画を遂行することで大体のことは解決されていきます。

 

その他チームメンバー

えっ？これだけと思ったかもしれません。統括と制作の2名がいれば、準備段階は問題ありません。

それ以外のメンバーはあくまでもそれ以外となります。もちろんそれぞれの役割において大事なことはあります。

例えば、映像を作るメンバー、ダンスを担当するメンバー、景品を調達するメンバー、表彰状を準備するメンバーなどなど。

しかし全ては、統括と制作のディレクターに情報を集約することが大事なのです。

 

当日段階

イベントの規模によっても若干変わってくる部分はありますが、是非参考にしてもらえればと思います。

準備段階の統括ディレクター以下の組織体制をご紹介します。

 

進行ディレクター

イベントの舞台上進行、会全体の進行を統括し指揮官的な役割を担います。どのタイミングで誰が登壇し何を準備し、

どんなＢＧＭが流れたり、映像が流れたりと舞台上の全ての進行を統括し、指示出しを行います。

 

運営ディレクター

イベントの舞台以外の来場者の管理や受付、休憩時間の誘導やドアの開け閉め含めた会全体がストレスなく運営できるように

管理する役割です。配布物があればきちんと参加者全員に効率よく配布できるように手配したり、確認したりと、運営に関わる

全ての責任者となります。

 

アシスタントディレクター

進行ディレクターの手足となり、舞台上を先回りしセッティングします。

小回りの利くアシスタントディレクターを配置することで舞台上が円滑に進行しやすくなります。

 

映像スタッフ

映像をタイミングよく流す為のスタッフです。心を込めた制作した映像であれば、しっかりとタイミングよく流したいと

思うのは、当然のことです。それを実現するために実はとても大事な役割が映像スタッフです。

状況によってPPTをたたくスタッフも必要になります。

意外と知らない！スイッチャー一つで、プロっぽく魅せるイベントの作り方お教えします。

音響スタッフ

舞台上の進行に沿って、BGMを効果的に流します。タイミング良く会場の雰囲気を作ります。

表彰式や登壇者の登場など演出に合わせてＢＧＭを流します。全て進行ディレクターの指示の基、

タイミング管理をされ、動きます。

照明スタッフ

音響・映像・舞台上と合わせて、照明を操作します。スポットライト演出などにも対応します。

 

その他スタッフ

受付に始まり、舞台上の表彰物を運ぶ方、表彰物を整理整頓する方、お弁当を配布する担当の方など、

挙げたらイベントには沢山の役割があります。

 

いかがでしたでしょうか？

安定安心した社内イベント運営をする為に一番大事なことは、目的を理解しそれぞれの役割を遂行してもらう事です。

なので、組織体制が決まった段階ではオールスタッフＭＴＧなどを行い、全スタッフの指示命令系統を確認したり、思いを

共有したりしながら良いチーム作りに企画担当者＝全体統括ディレクターは注力するべきでしょう。

チーム作りさえ、うまくいってしまえば、その後のイベントの成功への道筋はできたも同然です。

 

ＧＲＯＷＳでは、各イベントの映像、音響、照明などのテクニカルスタッフ、当日の進行ディレクターのみのサポートも

行っております。企画担当者様の思いを理解し、実現の為のサポートを全力で行います。

もちろん、準備企画段階からの制作ディレクターとしての役割を担いながら、各イベント制作にまつわるすべてをワンストップ

でのサポートも可能です。

社内イベントの体制づくりのお困りの際は是非ご相談ください。

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