年度の初めや四半期の冒頭などに実施される全社集会イベント。

会社によっては、全社総会、全社大会、全体会議などなど呼び方は様々かもしれません。

そんな全社総会イベントの担当者様が、イベントを成功させる秘訣をお伝え致します。

 

まずは、全社集会イベントについて整理してみましょう。

全社集会イベントでは2つの効果があると言われています。

ビジョンを共有しメンバーの一体感を高める

全社集会イベントを実施する一番大きな目的は、参加者全員のメンバーとビジョンを共有することが挙げられます。

新年度のスタートの全社総会イベントの場合は、ほぼ多くの会社が今季の目標や事業戦略を発表されます。

なかなか経営陣と接する機会の少ないメンバーが同じ方向を向き、同じ方向に頑張れる原動力となるように仕掛ける意図があります。

ビジョンの共有と同時に、大事なことはそのビジョン達成に向けてのプロセスの共有にあります。

ただ「旗振り」をするだけではなく、具体的にどのような対策を打っていくのか、

どのような事業活動を行っていくのかを明確にしていくことポイントになります。

 

全社集会イベントの準備はいつから始めたらいいのか？

そんな会社にとって大事な全社総会イベント。

いつから準備を始めていくことがいいのでしょうか？

弊社のサポートさせて頂く場合ですと、ミニマムの期間で2ヶ月くらい。時間的に余裕を持って進めようとするならば3ケ月を目安に

徐々に準備を進めていくことがお勧めします。

3ケ月前だと、早いように感じるかもしれませんが、当日のプログラムの設計によっては、制作の期間が必要になってくることも

多々あります。実行委員のMTGなども週に1回くらいだとすると、3ケ月くらいを見て進めていくと安心して進めることが、

出来てくると思います。

例えば、このくらい決めなくてはならないことがたくさんあるのです。

一つ一つ消し込んでいこうとすると、3ケ月くらいあっという間に立ってしまいそうですね。

 

モチベーションのアップもとても大事な要素

日頃、別々の環境で働いている仲間は、少しずつ考え方も変わっていくもの。

その日頃バラバラになった人たちが一カ所に集まって同じメッセージを受け取ることになるので、

必然と感じ方や得る事も変わってきてしまっています。

そんな捉え方が百人百様の中で、なるべく多くの方に同じ思いを共有していきたいと思うのは、担当者として必然です。

そんなときに、意識したいところは、最後の「湯上り感」です。

全社集会イベントの中では様々なコンテンツが用意され、インプットの時間があります。

それらインプットの受け方は人様々ですが、帰るときには「今日、参加して良かった」と感じてもらう事が何より大事です。

いろいろあったけど、良かった。

そう思ってもらうためのポイントが懇親会をセットにすることです。

懇親会で、アルコールも入ってくれば、ざっくばらんなコミュニケーションも生まれてきます。

必然とチームビルディングが行われ、モチベーションも上がっていきます。

同じ考え方や空間を共有する全社集会イベントだからこそ、最後はリアルなコミュニケーションを取ってもらう事をお奨めします。

 

実行委員会を組織しよう

 

全社集会イベントの企画を進めていくうえでの組織を作りましょう。

実行委員会やプロジェクトなど呼び方は多々ありますが、イベントの企画に関わる人を集めることが必要になります。

社内の人数にもよりますが、あまり実行委員会の人数が多すぎのも考え物です。

核となる人数は6人くらいをめどに構成するのがよさそうです。

 

会場・予算・参加者に合った会場を探そう

具体的に決めていくことの一つに、会場と日程があります。

おそらく日程は、社長のスケジュールや、経営陣の予定などにもよりますので、決まってくるケースが多いと思います。

それに合わせて会場を検索していきましょう。

会場検索は全社集会イベントにおいてとても大事なポイントになります。

会場をお探しの方はこちらからご相談ください。

 

会場を探す際に気を付けなくてはならないのが、本番の時間だけではなく、リハーサルの時間や設営の時間も含めて

予約を取る事です。

事前の時間が確保できていないと、当日に確認しなくてはならないことが抜けてしまったり、

とにかくバタバタしてしまったりと、本来のイベントが実現できないケースがあります。

時間に関しては、しっかりと会場さんと打ち合わせをしていきましょう。

 

全社集会イベント会場の特徴のご紹介

多くの場合、イベントホールを使うことが多いのではないでしょうか。

イベントホールは、平面でフラットな為、非常に自由度が高く活用が可能です。

会場内で表彰式や社長のプレゼン、立食でのパーティーや出し物など、様々な企画が打ちやすいのが特徴です。

若干デメリットとしては、後方からですとステージが見えずらい事があったり、会場にない設備に関しては持ち込むことになりますので、費用が上がりがちになってしまうことが挙げられます。

 

次に、劇場型のホールです。

映画館のような劇場型のホールです。

着席する椅子もパイプいすのようなものではなく、座面がしっかりしているので長い時間着席をしても座りやすくゆったりと

することが出来ます。

また天井も高く開放感があるケースが多いのでプレゼン大会や社長のスピーチなどはとても聞きやすい形になります。

また音響照明の機材もそろっている為、機材費を抑えながら演出を行うことが可能です。

 

イベント会社を活用する

イベント会社に運営の一部を委託したいなどを検討している場合は、なるべく早いタイミングでアサインしてしまうことをお奨めします。

イベント会社に早めに連絡を入れ、会場の手配段階や企画段階からかかわってもらい、早めの段階で見積もりの精査などを

勧めていきましょう。

イベント会社の担当者とは、本番が近付くにつれてかなり密にかかわっていくことになりますので、

相性の合う合わないはとても大事です。

早めに担当者とコミュニケーションを取り、企画を進めていきましょう。

 

タスクの洗い出しとスケジュール管理

イベント実施するにあたってのタスクを洗い出しましょう。

実際の事例がこちらです。

 

タスクを一覧に落とし込み、それぞれに期限を入れていってみましょう。

GROWSでは、こういったタスクの制作からサポートさせて頂いておりますので、何なりとご相談ください。

タスクの洗い出し時に抜け漏れが発生してしまうと、トラブルの基になってしまいます。

なるべく項目は、小項目に分類できるように分解していくことをお勧めします。

そして、それぞれに担当者を割り振っていくことも忘れないようにしましょう。

誰がやるのか不明になってしまうタスクほど怪しいものはありませんね。

 

プログラム・企画を練り込んでいきましょう。

ここまで来たら、具体的にプログラムの作成、企画を作り込んでいきます。

こちらに関しては次回お伝えさせて頂きたいと思います。

 

そしてGROWSが大切にしたいポイントは、こちらです。

それは運営マニュアルの整理です。

全社集会イベントの担当者様に絶対に抑えておいてほしいポイントは、イベントマニュアルを作るということです。

全社集会イベントでは多くの人が関わり、動きます。

それらスタッフを統率し、情報を共有する為に運営マニュアルは欠かせません。

GROWSでは、運営マニュアルの作成を推奨していますし、マニュアルなしでの運営はリスクを伴いますので、是非お勧めです。

マニュアルの作り方を知りたいなどのお問い合わせもございましたら、ご連絡ください。

 

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