社内イベントの担当者になったら、色々とやることがたくさんあります。

企画の内容はもちろんありますが、同時に大切なこととして、「会場の選定」があります。

多くの場合、開催日程は社長や役員の方のスケジュールの兼ね合いで先に決まるケースが多いのではないでしょうか？

そのスケジュールに合わせて会場を選定していきます。

会場の選定の際には、会場までのアクセスや来場者人数を考慮して適正な会場を選んでいくと思います。

様々な選定基準があるともいますので、じっくりと検討していきましょう。

その検討の際に「下見」に行くケースは多いのではないでしょうか？

なかなか下見なしでご決定という方は少ないと思います。

今回は、その下見時に確認したほうが良いポイントをお伝えさせていいただき、

会場を選ぶ際の基準としていただいても良いかもしれません。

下見を行うことで、イベント当日の具体的て黄な進行をイメージできるようになりますので、

準備を円滑に行えるというメリットがあります。

 

入口動線はわかりやすいか？

 

イベントの参加者が、施設内に入ってから、会場に到着するまでの動線は必ず確認しましょう。

小規模なイベントスペースや、専用会場であれば大丈夫かもしれませんが、

ホテルや大規模会場の場合は、会場に迷わずに到着できるよう確認することで余計なストレスを解消することが可能になります。

もし、分かりづらい場内の場合は、イベント当日に誘導のサイン等が必要になってきます。

会場によってはサインのスタンドが無料の場合もありますので、何本くらい借りることが出来るのか、

どこに設置できることが出来るのかなどは確認しましょう。

受付の設置場所

下見の時点で、受付をどこに設置するかも同時に確認しましょう。

会場によっては受付の場所が限定される場合もありますし、通路などの共有スペースには

設置できずに、部屋の中しか設置できないなどの場合もあります。

事前に確認を必ず行った方が良いポイントです

また、受付時にテーブルや椅子がかりることができるのか、電源は確保できるのかなど

下見の時に確認しておくと良いと思います。

 

 

会場機材・備品

 

会場によって、設備環境は様々です。

使い物の大きいところは、事前にリストアップしておくと効率が良いです。

プロジェクターやスクリーン、来場者の数、席のレイアウトはどのようにしたいかなど、

ざっくり決めておくと話がスムーズに進みます。

会場によっては無料の物もあれば、一つ一つに有料の場合があります。

無駄なものを借りてしまったり、足りなかったなどとならないようにしましょう。

音響関係に関してもマイクの本数は何本が適正で、何本用意したらいいのか。

スタンドマイクや、卓上マイクスタンドがあるか。

WIFI環境はあるのか？

会場の見積もりは、下見時に書斎を詰めてから確定していくことが多いので、

なるべく具体的になっていればなっているほど、精度の高い見積もりを取りやすくなります。

 

意外と知らないと困る大きなポイントを以下に記載していきます。

 

常設プロジェクターの光量/設置方法	一般的には会場には常設のプロジェクターがあることが多いです。常設のプロジェクターは会場によって差が大きいので、スペック確認は必ず行いましょう。可能であれば実際に投影していもらい確認することをお勧めします。思った以上にプロジェクターが暗い！という現象が起こります。 確認するポイントとしては、会場のプロジェクターの費用が安価な場合には型番が古いことが多いので注意が必要です。常設のプロジェクターが難しい場合には持ち込むという選択肢があります。
スクリーンの大きさ/画角	スクリーンの大きさも確認しましょう。パターン画像を投影して文字フォントのサイズも確認した方が良いでしょう。また少し古い会場の場合、スクリーンが４：３の場合もあります。この場合に16:9画角スライドを投影するとスクリーンに対して小さく投影されてしまいますのでご注意ください。
バトンの昇降	会場バトンの昇降に関しても確認しましょう。昇降しない場合の会場ですと、スクリーンや造作の吊り時間がかかります。注意しましょう！また耐荷重に関しても確認していただく必要があります。
常設の照明機器	基本の照明となるものを確認しましょう。常設の灯数・明るさなども会場によって差があります。ピンスポットなどの必要機材があるかの確認も一緒に行った方が良いかと思います。
音響設備のスペック	CD再生のみなのか、データ再生なのか？マイクの本数も含めて確認しましょう。音響設備も会場によって差が多く特に確認が必要です。

 

 

 

 

飲食物の持ち込み

 

イベントの企画で懇親会を実施際には、ケータリングを用意したり、飲み物を入れたりする場合、

事前に会場には必ず確認しておきましょう。

会場によっては、指定業者のみというような場合もありますので、会場に相談することが必須です。

 

 

イベントに使う備品や荷物の発送

 

イベント会場に事前に荷物を発送することがあると思います。

荷物を補完してくれるか、どうかも確認したほうが良いです。

物量を聞かれることもありますので、会場と相談することが望ましいです。

荷物の発送の仕方なども指定があるケースもありますので確認しましょう。

荷物がどこかに行ってしまうのは大変なことになってしまします。

後は、イベント終了後に発送する荷物もあると思いますので、発送のルールなども聞いておきましょう。

 

 

イベントマニュアルを作成しよう！

 

いかがでしたでしょうか？

いざ、イベントをやろうと思った時に確認するべきことは多岐に渡ります。

イベントを安定して運営するために、下見は欠かせません。

下見時、様々な情報を抜けもれなく収集することが大切です。

GROWSでは、イベント運営マニュアルをの作成を推奨しています。

イベントマニュアルを作成メリットは多々あるのですが、情報の抜け漏れ防止、決定事項の落とし込みなど大事なツールになります。

 

 

どうやってイベント運営マニュアルを作ったらいいのだろう？

そんなお悩みのご担当者様は、GROWSにご相談ください

マニュアル作成サポートから行っております。

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