社内イベントの開催が決まると、まずは社内で担当者が決まり、

当日に向けて準備を進める事と思います。

ところが初めて担当になると、まず何から始めればいいのか意外と困るものですよね。

そこで今回は社内イベント開催時に、担当者が悩む5つのポイントとその解決策をお答えします！

 

【1】まずはイベントの目的の確認をしよう！

社内イベントの担当者に決まったけれど、まず何から準備を始めていいか分からない！

という方も多いと思います。そんな時はまずそのイベントの目的を明確にしましょう。

 

表彰式であれば、どう社員のモチベーション向上に繋げるのか、どう来期の業績に繋げていくのか。

懇親会であれば、ただの飲み会にするのではなく、どう社員間のコミュニケーションを活性化するのか、等々。

 

担当者はついイベントを無事開催することに一生懸命になってしまいがちですが、

大切なことはその目的。この目的を社内でしっかり擦り合わせておくと、

後々企画内容を詰める際にブレが少なくなります。

 

【2】会場はどう決めればいいの？

社内イベントの開催が決まると、まずは会場探しを始める方が多いと思います。

自社内で行うのか、外部会場にするのか。外部ならばホテルか、貸し会議室にするのか。

会社からのアクセスや予算面での検討はもちろん、イベントの趣旨・目的に合致する会場かどうかは非常に大切です。

また、いざ会場から見積りをもらっても、これは高いのか？相応なのか？

日常的に経験する事が少ないだけに、相場が分からず困惑することも。

見積りは1会場だけでなく、必ず複数会場に依頼し、比較検討するのがお勧めです。

 

【3】イベントの企画が定まらない時は？

心に残るイベントにはしたいと思いつつも、格式を重んじると杓子定規でつまらなかったり、

定例のイベントだと企画もマンネリ化してしまったり、ここは担当者が一番悩むポイントなのではないでしょうか。

 

表彰式も懇親会も、他社事例を検索すればある程度王道の企画は調べられるかと思います。

また、社内で企画会議をしたり、社員からアイディアを募るなど自社で企画する手段もありますが、時間と手間を要することも。

斬新な企画や抜本的な改革を狙うのであればプロに提案を依頼することもお勧めです。

 

【4】映像制作などの依頼先が分からない！

企画が固まり始めると、流す映像や舞台演出、会場内装がイメージできるかと思います。

すると、でもこれって誰に依頼すればいいの？という疑問が出てきます。

もちろん社内で制作できる環境があればよいのですが、時間や人手や足りなかったり、

製作者によってクオリティがブレることも。会場に依頼することも可能ですが、

かなり高額になってしまう場合がありますので、

適正な価格でしっかり対応してくれる専門業者を探して、依頼するのが安心です。

 

【5】社内のイベント担当者は誰にする？

意外と後回しになりがちですが、大切なポイント。社内イベントは担当者1人では開催できません。

他の担当者を誰にするのか、出来るだけ時間に余裕を持って決めて依頼しておきましょう。

特定の社員に負荷がかかり、本来業務に影響が出たり、残業問題が発生しないよう計画的な人選が必要です。

また当日のイベント運営に人手が取られる場合、

その担当者たちはイベントに参加出来ない可能性もあります。全員参加に拘るのであれば、

当日の運営を委託することも視野に入れて検討しましょう。

 

以上、大きな５つのポイントを解説しましたがいかがでしょうか。

もちろん準備を進めていると、これ以外にも困ることや悩むこと、

ちょっとした疑問が都度発生するかと思います。

悩んで調べている時間と手間を考えると、

目的の設定から企画提案、当日の運営までサポートしてくれる会社に相談してみるのも１つの手です。

自社に合った運営方法をぜひ検討してみてください。

 

社内イベントはコミュニケーションの場

社内イベントは、メッセージが伝えやすい最高の場面です。

この機会を活用しないことはないので、是非有効活用してみましょう。

GROWSでは、今回ご紹介しきれなかった社内イベントの企画コンテンツを多数そろえております。

是非、企画に悩んだり、もう少しグレードアップさせたいなどのご要望の際には、ご相談ください。

社内イベントは、社内のコミュニケーションの質を向上させたり、チームワークの醸成。

愛社精神やロイヤリティなどを向上させる一つの施策に当たります。

このイベントは、「何故行っているのか？」「何を成し遂げたいのか？」

次のステップではどのような世界を描いているのかを考えることがとても大事です。

 

社内イベントを開催することで、何が動き出し、何がちょっと変わるのか？

是非、よく考えて企画してみてはいかがでしょうか？

 

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

 

 

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