企画担当者の尽力で、無事周年イベントは成功裏に終わりました。

ほっと胸をなでおろす瞬間です。

でも完全に終了となるには、もうワンステップの過程を経る必要があります。

それはアフターフォローです。

 

会社として周年イベントの記録を残すという意味でも、またあなた自身が貴重な経験をしたことによる経験値を高めたり人脈を広げたりといった思わぬ副産物が得られるのも、このアフタフォローのなせる業です。

おおかたのイベント指南書やイベント情報サイトでは、開催するまでのことしか教えてくれませんが、

年間１０００件を超えるイベント案件をこなす株式会社GROWSでは、周年イベント開催後のアフターロフォーまでを行ってはじめて完結すると考えています。

ではなぜそれほどアフターフォローが重要なのでしょうか？

 

●データとして残すことで会社の財産となる！

周年イベントの企画段階からの情報をレポート方式で記録しておくことをお勧めします。

例えば今回創立１０周年記念の企画をあなたが担当したとします。

その記録を詳細に残しておくことで１０年後の創立２０周年記念の時に役立つばかりか、会社の社史として編さんする際に非常に役に立ちます。

またその時の映像や写真などデジタルデータとして保管しておけば、会社の紹介やPR、IR活動に役立つばかりか、別のイベント企画（クリスマス会や運動会、社員旅行など）にも応用が効きます。

次の企画担当者が、あなたの残した資料を見て意見を窺いに来るということだってあり得ますので、その資料は高く評価されます。

言い方を変えれば、あなたの残す資料は会社の貴重な財産となるのです。

 

●参加できなかった方へのフォローが参加者以上の印象を与える！

イベント開催当日、やむを得ず出席できなかった人がいたら、その方に対し本来であれば経営側が直接なり間接なり、イベントでの内容を簡潔にお伝えするのが望ましいのですが、それができない場合、先のあなたが作成した資料を基に広報誌的な感じでお伝えすることをお勧めします。

もちろん広報誌や社内報にしたのであれば、参加者も含めた全社員に配布することになります。

このフォローは、参加できなかった方の疎外感を払しょくすることができる上に、自分ひとりのためにここまでしてくれるなんて・・・と参加者以上にリアル感を持って経営の伝えたいことに耳を傾けてくれて、きっと深い理解を示してくれることでしょう。

またフォローすることで参加できなかった方とあなたとの距離はぐっと近くなり、個人的な感謝と信頼の関係が構築できます。

 

●アンケートでリアルな感想がわかる！

参加者に対してアンケートを実施するということは、忌憚のない意見を吸い上げるまたとないチャンスです。

そのとき参加者の負担を極力少なくするようなアンケートにすることで、率直な意見を引き出せるとともに返信率も高まります。

例えば質問に対し文章を書いて回答してもらうのではなく「イベントが有意義であったなら５に、そうでなかかったら１に丸を付けてください」というようにして１から５の数字を並べておくのです。

そうすれば多少質問項目が多くなっても、回答者は直観的に丸を付ければいいだけなので率直な意見を難なく引き出すことができますし、返信率もぐっと高くなります。

そして何よりもこのアンケートは次の企画担当者の貴重なデータとなりますので、スムーズなバトンタッチが可能となります。

もちろんこのアンケートも、あなたが作った資料とともに保管しておくことで会社の貴重な財産となりますし、経営側に報告する際の資料になります。

 

●最高の周年イベントを目指して

周年イベントは、何十年に一度のとても大きな出来事です。

企業によっては50周年、70周年などのケースもございます。

この一大行事を成功させたいと思うことは、必然かとおもいます。

しかし、この執念イベントの困るところは、社内に前任の担当者がいないことが多いのです。

退職してしまった。異動してしまった。

もしくは、いても忘れてしまった。

など、情報が錯綜することが良くあります。周年イベントの難しさはここにあります。

年に1回の定例のイベントであれば、何とか解決できることも周年イベントでは難しいということもあります。

 

そのような担当者様のご相談を受ける中、記事をアップさせて頂きました。

参考にしていただければと思います。

 

関連記事：私が周年イベント！？担当者になったら、まず最初に知って欲しい事とは？

 

 

 

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社内イベントはコミュニケーションの場

 

社内イベントは、メッセージが伝えやすい最高の場面です。

この機会を活用しないことはないので、是非有効活用してみましょう。

GROWSでは、今回ご紹介しきれなかった社内イベントの企画コンテンツを多数そろえております。

是非、企画に悩んだり、もう少しグレードアップさせたいなどのご要望の際には、ご相談ください。

 

GROWSの展開する社内イベントコンテンツサイトはこちらから

 

 

社内イベントは、社内のコミュニケーションの質を向上させたり、チームワークの醸成。

愛社精神やロイヤリティなどを向上させる一つの施策に当たります。

このイベントは、「何故行っているのか？」「何を成し遂げたいのか？」

次のステップではどのような世界を描いているのかを考えることがとても大事です。

 

社内イベントを開催することで、何が動き出し、何がちょっと変わるのか？

是非、よく考えて企画してみてはいかがでしょうか？

 

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

 

 

GROWS