テレビ会議システムは、会議以外にも使うことは可能ですか？

ご質問を頂くことがあります。答えはもちろん可能です。

社内会議システムは非常に多くの機能が搭載されているケースが多いです。

システムによりますが、相互通信・画面共有・チャット機能などおそらく搭載されている機能が全て使い切ることが出来ないくらいあったりもします。

その機能をフル活用すると、通常の会議・ミーティング以外にも活用が可能になります。

例えば、このような事例があります。

• 全社キックオフイベント
• 支店長会議
• 表彰式・記念式典
• プレゼン大会
• セミナー・カンファレンス
• 遠隔の方への配信
• 日々の朝礼

などが挙げられます。

特に社内のイベントなどで特別なシステムを組まずとも普段社内で使っているシステムを活用し、オンラインイベントに変化させることが可能です。

テレビ会議とテレビ型（オンライン）社内イベントの違い

まず、通常のテレビ会議やミーティングとテレビ会議システムを活用したイベントには、大きな違いがあります。

• ①発信者・視聴者が明確に分かれること
• ②タイムスケジュールに沿った進行があること
• ③企画（仕掛け）があること

違いの大きいところは、この3つです。

一つずつ解説していきます。

①発信者・視聴者が明確に分かれること

テレビ会議とオンラインイベントの大きな違いの一つ目は、発信者と視聴者が明確に分かれることです。

テレビ会議ミーティングでは、対面と同じようにある程度フラットな場での会議コミュニケーションになります。全員に発言権はあり、活発な意見交換が求められます。

逆に、オンラインイベントの場合は、情報を発信する側と視聴側は明確に分かれます。

発信側は、まさに実際にイベントのステージに立っているように、視聴者に向けて情報を発信します。

視聴者は、その情報をインプットする場として参加しています。

もちろん、チャット機能などを使って発言を求めるなどのシーンはあるかと思いますが、基本的な設計として役割は分断されます。

それ故に、視聴側への退屈さの解消、のめり込み度を高める企画が必要になってきます。

②タイムスケジュールに沿った進行があること

テレビ会議でもアジェンダを作ることはあるかと思います。このアジェンダをより細かく作ったダイムスケジュール（進行台本）が必要になります。

司会者を立てることもあると思いますので、司会者がどのように進行させるのかをタイムスケジュールに沿った進行台本に整理します。

イメージとしては、テレビ番組の台本のように、どのようなフレーズで進行していくのか？などを落としこみます。

ある拠点から、ある拠点へのスピーチのリレーを行ったり、事前に制作した映像を流したりと何かと画面上の動きも多くなります。

進行が決まっていないと、画面を切り替えるスタッフも混乱してしまいますし、思うように操作が出来ません。

進行を整理することが、オンライン型の社内イベントを成功に導くポイントになります。

実際、会場に集まって普段行っているイベントにおいても台本は作成するケースが多いと思いますので、

オンラインの開催でも同じように作ることを推奨しています。

③企画（仕掛け）があること

先述した②と近い部分貼りますが、企画（仕掛け）の要素が必要になります。

視聴者は、見ているだけになってしまうと退屈してしまいます。いかに視聴者を飽きさせないかがオンライン型の企画のポイントです。

リアルな企画・映像を使った企画・ちょっとエッジの利いた面白い企画などを織り交ぜながら、視聴者を引き込む仕掛けを散りばめます。

ポイントは、

映像×ライブ×コミュニケーション

です。

この3点を意識した企画を設計していくと、視聴者満足の高いオンライン型のイベントに進化させることが出来ます。

オフラインもオンラインも大切にすることは一緒

今回は、テレビ会議で実現するオンライン型イベントについて解説させて頂きました。

お気づきの方も多いと思いますが、オンラインもオフラインイベントも実施方法が違うだけであって、大切にすることは一緒です。

• メッセージが正しく届き、理解してもらうこと
• 参加者・視聴者との一体感
• コミュニケーション
• エンゲージメントの向上

などです。視聴した方・参加して頂いた方が例えば離れていても一体感を感じ、伝えたいメッセージが届いていれば、

オンラインでもオフラインでも良いかと思います。

オンラインがもっと発達すると、同時にオフラインの場というのは、今後より価値を求められる場となり非日常感をどれだけ作ることが出来るかなどが

課題となってきます。やはり直接会ってコミュニケーションすることも大事なことですので。

最後になりますが、テレビ会議に関しては、

各社使っているシステムの違い、昨日の違いによって制限はありますが、とても幅広い可能性を持っています。

もしテレビ会議システムを既に導入している企業様は是非活用の幅を広げてみてはいかがでしょうか？

逆に導入を検討している企業様は、会議・ミーティング以外の活用方法も検討しながら選定してみてはいかがでしょうか？

GROWSでは、様々な企画を通じて社内コミュニケーションの向上・創出を行っております。

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