こんにちは。

今年の3月後半からオンライン表彰式のご相談を多くいただきます。

多くのクライアント様の年間計画の中でこの時期は表彰式などの企画が多く動いている最中だったと思います。

 

今回のコロナの影響でリアルで集まることができなくなってしまった。

でも何とかして、頑張った社員の方を表彰したい。

 

そんな切実な課題間の中、お問い合わせをいただいています。

ここまで多くのクライアント様のオンライン表彰式をサポートしてきましたが、

その成功のポイントをご紹介させていただき、何かお役に立てることができればと思います。

 

オンライン表彰式はオフラインとはちょっと違う？

オンラインとオフラインの決定的な違いは、

進行以外に参加者同士の雑談や隙間コミュニケーションなどが発生しずらいことがあります。

 

社内イベントの良さ。

つまりリアルに集まることの良さ、メリットは実はこの無形のコミュニケーションにあります。

例えば、社長のスピーチを伝えるだけであればオンラインでも可能です。

情報の共有であればオンデマンド配信でも良いかもしれません。

しかし、それだけでは伝わらないものがあるので全員で集まって伝えることに価値があります。

それが、雑談・隙間コミュニケーションです。

 

・隣の人が真剣に聞いている表情や雰囲気

・周りの人のリアクション

・休憩中に久しぶりに会話をする仲間の変化

・いつも業務でお世話になっている他部署の方へのあいさつ

 

このような隙間コミュニケーションが実は「集まる型」の社内イベントのとても大事な要素です。

この要素があるので社内イベントをイベント会場を借りてやっているといっても良いと思います。

 

この隙間コミュニケーションが組織の生産性に大きく向上することは、論文などでも公開されています。

皆さんも何となく感覚でわかるのではないかなと思います。

 

オンライン表彰式の場合、この隙間コミュニケーションが作りづらいという

難点があります。

それらを解決する方法として、進行台本＝司会台本

の工夫が大切であると私たちは考えています。

進行台本を工夫して、隙間コミュニケーションがあるように感じてもらう台本作りを行います。

 

 

進行台本とは何か？

進行台本とは、当日の進行がすべて整理されたものになります。

イベントは進行台本に沿って進みます。

 

司会者の進行・喋りに合わせて、中継カメラの切り替え、BGMのタイミング、映像のタイミングなどを

すべて整理します。

例えば、こちらが実際の一例です。

 

こちらをご覧いただくと、当日の流れが理解できるかと思います。

私たちがお手伝いさせていただく場合には、このくらいまで細かく企画していきます。

 

まず、オンライン表彰式を実施する最低限の機能として進行台本を作ることが大切です。

そして、この進行台本の中に、隙間コミュニケーションを埋め込んでいくことが大切です。

 

 

オンライン型の隙間コミュニケーションの生み出し方

では、進行台本の中でどのように隙間コミュニケーションを作っていけばよいか？

司会者と参加者＝視聴者とのコミュニケーションを作ることがまず最初の一歩です。

 

具体的なテクニックとしては、

・参加者の個人のお名前を呼ぶ。（●●さん見てますか～？など）

・参加者のパーソナルな情報を小出しに入れる。（●●さんは今日の朝食でハンバーグを2個食べたそうです）

 

など個人にフォーカスしたネタを散りばめることで参加者と司会者との距離感が縮まり、

隙間のコミュニケーションが生まれます。

オフラインのイベントでは、会の進行に徹することが多い司会者かと思いますが、

オンラインのイベントでは進行を邪魔しない程度に参加者側の情報を出していくことで、

他人事とならずに、そして飽きずに巻き込むことができます。

 

チャット機能を工夫して司会者とコミュニケーションを取る。

司会者から参加者に質問を投げかけ、それに対しての答えをチャット機能で返してもらいます。

そのチャット内容に対してフィードバックしていく、話題のネタとして展開していくなどの時間を

台本上に用意し、進行一辺倒にならないようにすることも工夫の一つです。

 

オンライン表彰式やオンライン型の社内イベントの場合、

参加者同士のコミュニケーションは正直難易度が高いです。

zoomでつなぐなどの手はありますが、参加者が何百名などになってくると、非現実的になります。

zoomのブレイクアウトを活用することもできます。

 

オンライン表彰式の場合は、目的を特化し時間をある程度コントロールし開催することが成功のポイントです。

伝えたい事を明確にし、わかりやすく参加者に届け、参加者の喜びや参加感をどれだけ引き出せるかを考えてみましょう。

 

 

オンライン表彰式の価値を高めるテクニック

テレビ会議システムやyoutubeなどでオンライン表彰式を行う場合、

通常ですと

・画面共有でPPTスライドの共有

・参加者のコメント

などが限界かもしれません。

 

例えば、それら情報をすべて盛り込んでイベントを進行したいというニーズにこたえるために、

画面の構成を変えることができます。

 

例えば、

画面に１つのパワーポイントを画面出したい

参加者の表情とパワーポイントを一緒に画面に出したい

2つのカメラの映像を同時に配信したい

など

以下のようなイメージです。

 

こういった設計をすることでより参加者に情報を伝えやすくなります。

また参加者同士のカメラを合成していくことで参加者同士のコミュニケーションを取ることができます。

 

 

関連記事　zoomを使えば遠隔開催可能！オンライン・WEB表彰式の設計方法を実例付きでご紹介

 

例えば、こちらのように拠点Aと拠点Bの方とメイン会場の3拠点を中継し参加者に対談などの企画を

配信可能だったりします。

 

こういったこともできます。

 

関連記事　【担当者必見情報】オンライン表彰式の疑問を解決します。オンラインイベントの可能性が見つかるかも

 

このような画面の工夫をするだけでも、いつもテレビ会議と違う雰囲気を作ったり、

違う仕掛けを感じてもらうことができます。

敢えて、イベント感を作るということも非日常といういつもとは違った感覚を届けることができます。

 

 

映像・BGMを使うという選択肢

 

映像を使うという選択肢もあります。

ただ映像は多用すればよいというものではなく、どのタイミングで映像を使うかで、

その価値は大きく変わります。

これも進行台本に影響してきます。

台本上でどのタイミングで映像を入れることが良いのかを考えることは実はとても大事なポイントで合ったりもします。

 

BGMや効果音を使う場合も同様でどのタイミングで何の音源を使うかはよく検討してましょう。

先ほどと紹介した進行台本の実例にもBGMのタイミングが記載されています。

こういった細かい設計が、後から参加者の満足度に変わっていきます。

 

最後に

オンライン表彰式を企画する際の台本の大切さに関してお伝えさせていただきました。

司会者の技量も大事ですので、プロの司会者を用意するなどの工夫も一つの方法で会ったりします。

ただ社員の方が実施するメリットもありますので、この辺りは要検討かと思います。

 

そして、オンラインならではということでは、服装をカジュアルにする、型にはまりきらない台本設計、

口調などにしていくことも親近感を沸いてもらう企画としては良い事例となります。

敢えて、私服で行うなどの工夫も肩ひじ張らずに自宅から参加できるオンラインならではの仕掛けかもしれません。

 

オンライン表彰式の実施のご検討の際には、

是非ご相談ください。

 

 

 

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今回ご紹介させていただいたサービス、その他企画をトータルでプロデュース致します。

 

 

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など、企画に応じてすべてのご要望に応える形でカスタマイズが可能です。

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