新型コロナウイルスの影響で社内イベントの形もとても大きく変化しています。

今まで1か所の会場に集まり開催することがスタンダードであったものが、一気にオンライン化が進みました。

 

オンラインという環境でオフラインと同じ価値をどのように作っていくか？

試行錯誤を行いながらオンライン型の新しい社内イベントを開催してきていると思います。

 

私たちGROWSでも、多くの企業様のオンライン社内表彰式、内定式、全社総会をサポートさせていただきました。

オフラインという環境は、同じ価値観や同じ思いを共有するにはとても良い環境であったと改めて実感します。

そして同時に、オンラインイベントの可能性も見つけることができました。

 

詳しくは、こちらの記事でご紹介しています。

 

 

オンライン型のイベントの良さは、より多くの人にリーチできるという点が挙げられます。

今まで参加できなかった人、巻き込めなかった人にもリーチを広げることができよりイベント自体の可能性を広げることができます。

また、開催コストもオフライン型のイベントと比較すると抑えやすくなります。

移動交通費や移動にかかる時間、それら各社員の交通を整理し手配する費用なども考えると、

かなり大きなメリットもあります。

 

おそらくここまで、オンラインで社内イベントを開催してきたご担当者様は、同じことを感じるのではないでしょうか？

そして、これから先の次の世界ではおそらくオンラインとオフラインを組み合わせたハイブリッド型のイベントが主流になってくる

でしょう。

 

今回は、その少し先に起こる可能性のある企画設計をいち早く実施しましたので、

ご紹介させていただきます。

 

オンライン型イベントからハイブリッド型イベントの事例（Zoom使用）

オンライン型のイベントの多くは、メイン会場から各参加者へのPC端末への配信が主流であったと思います。

一人一人の参加者は自宅で参加、個別の端末への配信が多かったのではないでしょうか。

 

今後、オンライン型イベントの形は残しつつ、オフラインと融合させた企画をご紹介させていただきます。

企画の設計イメージはこちらです。

 

 

今回ご紹介させていただく事例は、東京・大阪・福岡・仙台という全国4会場を中継で結んだ企画です。

今まで東京1か所に集まって開催していたイベントを4拠点中継を行いながら開催しました。

 

今まで拠点間中継を行う場合、かなり大掛かりな機材や費用が必要でありました。

しかし、オンライン社内イベントが一般的になった今、とても安価に中継企画を設計することができるようになりました。

 

システムはZoomを使います。

Zoomを使い、各拠点間を中継で結び、お互いのコミュニケーションを取りながらイベントを開催することが可能です。

各拠点をインターネットで繋ぎ、それぞれの会場に集まっていただき、4会場同時にイベントを進行することができます。

 

具体的なシステム図はこちらです。

 

実際のシステム図をご紹介させていただきます。

実際にはもう少し細かく設計しますが、イメージはつかんで頂けると思います。

 

手順は簡単です。

各会場からZoomのミーティングにアクセスします。

これで各会場はZoomで繋がります。

ただ、この状態ですとPCは繋がっていますが会場内の様子やメイン会場の様子などを会場内の参加者が視聴することができません。

 

次にやることは、受信専用としてPCを用意しZoomにログインし、各会場のプロジェクターに接続しましょう。

受信専用のZoomは、メイン会場をスポット設定をし画面を固定ます。これでメイン会場からの映像がプロジェクターに投影されます。

 

あとは、メイン会場から必要な映像を送り続けることで各会場との連動が実現します。

他会場の様子もメイン会場から配信できるようにZoomピックアップ用PCを用意しておくことを忘れないようにしてください。

 

 

上記設定で各会場との中継企画が実施可能になります。

 

ただ、実際に配信を行おうとすると、安定面や通信環境などを整えるために必要な機材が発生してくることが多くあります。

一度、ご相談いただくことをおススメしています。

 

Zoomを安定的に社内イベントで使用するポイント

Zoomを使って社内イベントを実施する際に特に注意した方が良いポイントをご紹介します。

Zoomは、とても便利で使いやすいツールです。

ただ、大規模なイベントで使用するには注意しておいた方が良い点がいくつかございます。

 

☑インターネットの回線によって大きく配信状態が左右されます。各会場のインターネット環境は

確認しましょう。もしインターネット環境が不安な場合は追加で回線を引きましょう。

 

☑Zoomのバージョンは最新になっているか確認しましょう。

Zoomは頻繁にアップデートされます。最新の状態になっているか確認しましょう。

 

☑PCのCPU・メモリのスペックを確認しましょう。可能であれば

・メモリ１６G

・Intel corei7以上

がお勧めです。

 

最後に

オンライン型イベントの次は、オフラインとの融合が課題になってきます。

1か所に集まるということは、感染リスク面で課題が残ります。

ただ、ある程度社員間のコミュニケーションは生み出したい。などの目的を考えるとオフラインイベントをの組み合わせが

必要になってくる場面も多くあります。

 

今できること、今使えるツールを活用することで、

新しい価値の社内イベントを構築ができます。

是非、参考にしてみてください。

 

GROWSでは、社内イベントのプロチームとして様々なオンラインイベントのサポートを

させていただいております。

オンラインだからと言って諦める必要がありませんし、妥協もいりません。

オンラインという環境下をしっかり認識し、参加者の心に刺さる企画をご提案させていただいています。

オンライン社内イベントに課題感を感じている企業様は一度ご相談ください。

 

 

Vision Liveのご紹介

 

GROWSでは、オンラインに特化したイベント企画サービスを展開しています。

今回ご紹介させていただいたサービス、その他企画をトータルでプロデュース致します。

 

 

• 社長の思いをオンラインで届けたい
• 会社の方針や経営戦略を共有したい
• 表彰式を行いたい
• セミナーを開催したい
• ワークショップを開催したい
• 社内会議で使っているシステムを使いたい（zoom/teamsなど）
• セキュリティなども考慮した企画を行いたい

 

など、企画に応じてすべてのご要望に応える形でカスタマイズが可能です。

御社の思いを形にするオンラインサービスを是非、お試しください。

 

GROWSでは、オンラインに特化した企画を多数ご用意していますので、

一度ご相談ください。

 

 

 

社内イベントの課題解決と企画提案ならお任せください

 

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

 

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