社内イベントをオンラインへ切り替える企業が増える中、慣れない作業の連続に、

「当日ミスやトラブルがあったらどうしよう……」

そんな不安を抱えている担当者様も多いと思います。

 

どんなイベントも、思いがけないミスやトラブルはつきもの。

ですが、丁寧な準備や事前チェックを行うことで、予防も可能です。

当日までにやっておきたい、失敗予防のポイント5つを、押さえておきましょう。

 

集合日時・方法を周知する

ホテルやイベント会場など、実際に足を運ぶオフラインイベントは、事前に電車の時間や会場までの道のりをチェックするのが一般的です。

その一方で、オンラインイベントの場合、会社や自宅のスマホやパソコンからいつでも接続できるため、

「つい準備や確認を忘れてしまう」

というトラブルが続出しています。

「自宅のパソコンの調子が悪い」

「オンラインに接続できない」

「必要なツールやアプリをダウンロードしていない」

といったトラブルやミスで焦るだけでなく、

「その日にオンラインイベントがあることを忘れていた」

というケースもあります。

こんなトラブルを招かないためにも、オンラインイベントでは、一人一人の意識がとても大切です。

オンラインイベントの担当に決まったら、

「イベントへ参加するための機器やツールはあるか」

「接続に問題はないか」

など、参加者へヒアリングしておきましょう。

 

社内メールやLINEなどを通じて、

「〇日〇時～オンラインイベントがあります」

「10分前までに接続をお願いします」

といった確認メールを送るのも良い方法です。

接続などに不備が合った場合の問い合わせ先も、合わせて連絡しておきましょう。

 

トラブルの対処法をまとめておく

オンラインイベントで起こりうるトラブルは、音響や画像、動画、照明、音楽、登壇者、接続、

その他インターネットのトラブル、人為的ミスまでさまざまです。

 

これらのトラブルが起きた場合を想定し、あらかじめどう対処するのか、一覧にしておくと当日速やかに対処できます。

「音が出ない場合はここをチェックする」

「動画がフリーズしてしまった場合は、この部分を確認！」

など、具体的にどう動くべきかが分かっていれば、すぐに動けます。

専門用語や難しい操作がある場合は、特にしっかり内容を共有しておきましょう。

 

台本はできるだけ細かく

オンラインイベントで感動や充実感を届けるためには、綿密な台本が必要です。

なんとなく流れで進んでしまっては、メリハリがなく、参加者も盛り上がりません。

 

〇〇さんが登壇する前に、マイクの高さや立ち位置を確認。

〇〇の音楽を流して、〇〇の字幕を入れる。

照明のスタッフは、〇〇のようにライトアップし、〇〇さんが記念品を贈呈する。

このような一連の流れが一目で分かる、見やすい台本、資料を用意しましょう。

 

「〇〇さんがいなかった場合は、〇〇さんを先に」

「時間が押している時は、〇〇の部分をカットする」

といった、その場に合わせた対処法も記載しておくと、より安心です。

 

スライドを利用して安心感を

オンラインイベントでは、スタート前や休憩中、次のプログラムの準備中など、画面に何も映らない時間が生まれます。

この状態が続いてしまうと、参加者に不安を与えてしまうため、スライドなどを用意して、

 

「オンライン社内総会　〇時スタート！」

「13:00～13:10までプログラム準備中」

「ただいま休憩時間中です　17:45までにお戻りください」

「トラブル対処中　復旧をお待ちください」

 

など、今何が起きているのか、一目で分かるようにすると親切です。

スライドと一緒に気持ちが盛り上がるような音楽をかけたり、見る人を飽きさせない楽しい動画を流したり、といった演出もおすすめ。

リアルな反応が伺えないからこそ、画面先にいる相手の気持ちになって、丁寧に準備を行いましょう。

 

リハーサルは直前ではなく数日前に

オンラインイベントのリハーサルを、前日や直前など、会場の設営が終わってから行っていませんか？

もちろん、実際の会場を目の前にしてのリハーサルは欠かせません。

ですが、それ以外にもリハーサルでは、さまざまな改善点や問題点がみつかるケースがあります。

 

「必要な道具や資料が足りていない」

「台本を大幅に書き換える必要がある」

など、前日に気付いたのではもう間に合わない……そんなトラブルも大いに予想されます。

 

リハーサルは最低でも3日前。

できれば1週間程度前から行い、必要な準備は足りているか、トラブルの要素がないかなど、細かく確かめておきましょう。

 

まとめ

 

オンラインイベントは丁寧な準備を行えば行うほど、成功の確率が高くなります。

考えられるトラブルを事前に想定して、対処できるように段取りしておきましょう。

 

「万が一の時に対処できる自信がない」

「絶対に失敗できないイベントを控えている」

という場合は、イベント会社によるサポートが役に立ちます。

オンライン社内イベントで、不安や疑問がありましたら、いつでもご相談ください！

 

社内イベントの課題解決と企画提案ならお任せください

 

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

 

 

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