企業がイベントを開催するためには、事前にイベント企画書を作成する必要があります。しかし、企画を通すためにはどのようなポイントを押さえて企画書を作成すればよいか悩んでいる方もいるでしょう。

本記事では、イベント企画書の必要性や、記載すべき内容を紹介します。実現可能なイベント企画書を作成するために押さえておきたいポイントも解説するため、イベントの企画を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

そもそもイベント企画書とは？

ここではイベントの企画書を作成する目的を紹介します。企画書を作る重要性についてもあわせて解説しますので、実際に作成する前によく確認しましょう。

イベント企画書は伝えることが目的

イベント企画書の一番の目的は「伝える」ことです。イベントにかかわる人々に共通認識をもたせる目的もあります。企画書は、誰が見てもイベント内容が理解できるようなわかりやすいものにしましょう。

また、イベント企画書は企画内容の承認を得て、イベントを実現させるために作成されます。そのため、企画の内容が相手に伝わるようにするのはもちろん、実際にイベントを開催したときにどのようなメリットや効果を得られるか、スポンサー企業やイベントにかかわる人々にはっきり伝える必要があります。

イベント企画書で、イベントの魅力を伝えられなければ開催は実現しません。イベント企画書には、内容とともに魅力を伝えて相手の判断や行動を促す役割があります。

イベント企画書の重要性

イベント企画書は、イベントを実現させるために欠かせない資料です。イベント企画そのものにはさまざまな目的があります。自社の商品やサービスを紹介するため、新事業の宣伝のためなどがあり、広告の施策としてイベント自体の重要性が高いといえます。開催されるイベントの種類も、展示会や販促イベント、スポーツイベントなどさまざまです。

企業の宣伝のために行われるイベントを実際に形にするためには、企画書を作成し、かかわる人々に情報を共有する必要があります。また、企画書はイベント関係者と準備をスムーズに進めるためにも重要な役割を担っています。イベントは長期的なスケジューリングが必要になるケースが多いため、詳細な企画立案が大切です。

イベント企画書に書くべき内容とは？

ここからはイベント企画書に書く10個の内容を紹介します。企画書はイベントの概要や目標などを参加者に伝える重要な役割を担います。企画書に書くべき内容を確認し、実際に作成してみましょう。

企画書のタイトルと目次

イベント企画書の表紙には、まず企画のタイトルを目立つように記載します。イベントの内容に魅力を持てるようなタイトルや、どのようなイベントが行われるのか興味を引くようなタイトルを考えるとよいでしょう。印象に残るタイトルの作成が大切です。

また、タイトルの次ページには目次を記載して、企画書の大まかな内容がわかるようにします。一目で流れを把握できるよう、ポイントを箇条書きでまとめましょう。

イベントの目的やテーマ

企画書の詳細の書き初めには、イベント実施の目的やテーマを記載します。イベント企画書の最初に明確な目的を記載して、イベント開催の必要性が伝わるようにしましょう。また、明確でわかりやすいテーマを設定すると、企画書を読んだ関係者の興味を引きやすくなります。テーマが明確であれば、ターゲットや企画内容を絞って効果的なイベントの実現も期待できます。

継続的に開催しているイベントの企画書であれば、前回までの反省点や改善点を踏まえたテーマ設定が行えるとよいでしょう。

企画の概要

次に、開催する企画の概要を記載します。概要に載せたい主な項目は以下のとおりです。

• 日程・開催時期
• 開催エリア
• 開催形式
• 会場の候補施設

イベント企画書を確認する人が、イベントの大まかな内容を把握できるようにしましょう。イベントの内容を詳細にイメージできれば理解度が深まり、実施の承認が下りやすくなると考えられます。

イベントのターゲット

イベント企画書には、イベントに参加してほしいターゲットを記載します。イベントの目的にあわせて詳細なペルソナを設定するとよいでしょう。明確にしておきたい主な基本属性は以下のとおりです。

• 年齢
• 性別
• 家族構成
• 職業
• 年収

また、ペルソナを決める際に考えたい項目も紹介します。

• 趣味
• 関心のある事
• 好きな地域
• 好きなショップ
• 価値観
• 目標

基本属性をメインに、ライフスタイルや趣味など詳細なペルソナも立てると、イベントのコンテンツを絞りやすくなるでしょう。

イベントのイメージ

企画書には開催したいイベントのイメージも掲載しましょう。具体的には、イベントの開催内容やタイムスケジュール、会場図などを記載します。

また、注目を集めるイベントを開催したい場合は、自社の特徴や強みを生かしたイベントにしましょう。競合他社との差別化が図れるとともに自社の宣伝効果も大きくなるため、集客率のアップも期待できるでしょう。

集客計画

イベント企画書では、集客計画も立てます。どのような集客方法を実施するのか、広告の予算はいくらに設定するのかなどを詳細に決めていきます。効果的な集客プランを作成するためには、ターゲットを明確にすることが大切です。集客方法としては、SNSやリスティング広告、自社サイトでの宣伝などさまざまあります。

たとえばSNS広告を活用するとして、20代前後の若い世代をターゲットとしている場合は、InstagramやTikTokなどでの宣伝が適しているでしょう。30代以上のビジネスパーソンを対象とする場合は、Facebookでの宣伝が有効と考えられます。

このように、ターゲットが利用している媒体を使った宣伝をする必要があります。

費用や予算

企画書では、イベントの予算を明記します。実際にイベントを実施してかかった費用と大きな差が生まれないよう、予算を設定する際にはあらかじめ外部の委託企業から見積もりを取っておくとよいでしょう。また、会場費や広告費も計算して費用を算出します。

全体予算だけではなく、詳細な項目に分けて予算を立てると、企画にかかわる人に伝わりやすい上に、計画実施時にも確認がしやすいでしょう。

運営の体制

運営体制については自社のみなのか、協力会社があるのか、外部に委託するのかなどを記載しましょう。他部門から応援を呼ぶ場合は、いつ誰が参加するのか詳細に書いておくと、社内で把握しやすくなるため、スケジュールの調整に役立ちます。人材不足が発生しないよう、必要な業務を細分化して体制を明確にしましょう。

また、多くの人やものが動くイベントではトラブルがつきものです。当日のトラブルに備えるため、事前に多くのリスクを想定して対策を練っておきましょう。たとえば、当日スタッフのけがや機材のトラブル、気温の上昇による熱中症などのトラブルが想定できます。

準備から開催までのスケジュール

イベント企画書では実施までの流れが把握できるよう、準備から当日の運営、開催後の施策など全体スケジュールを立てましょう。行動内容だけではなく、誰がいつ行うかまで細かく決めることが大切です。企画書には日にちごとに詳細な流れを記載します。

数値目標（KPI）

イベント実施後の成果を把握するために、あらかじめ数値目標を立てておきます。指標としては、参加者数やアンケート集計などがあります。具体的な数値目標があると、達成するために何を行えばよいかが見えやすくなるでしょう。また、わかりやすい目標があると、かかわるスタッフのモチベーションアップも期待できます。

イベント実施後は、目標を達成できたかどうかにより、多くの課題が見えてきます。次回、イベントを開催するときの改善にも役立つでしょう。

イベントの企画書を作成するツール

こちらでは、イベントの企画書を作成するためのツールを2つ紹介します。企画書は、ワードまたはパワーポイントで作成するのが一般的です。それぞれのツールの特徴と、どのような場面で使い分ければよいか紹介するため、イベント企画書を作成する際の参考にしてください。

1～2枚程度のボリュームであれば「ワード」

イベント企画の内容がシンプルで、書類1～2枚ほどで収まるボリュームであれば、ワードを用いて簡潔にまとめましょう。なお、内容を1枚にまとめた企画書を「ワンシート企画書」と呼びます。ワードで作成する際の主な項目は以下のとおりです。

• タイトル
• 作成日
• 作成者
• 趣旨
• 提案
• 企画内容
• 見込まれる効果（到達目標）
• 経費

ワードで作成すると、文章で書き連ねてしまうことがありますがあくまで企画書のため、図や箇条書きなどを活用して、簡潔にわかりやすくまとめましょう。

3枚以上のボリュームであれば「パワーポイント」

大規模なイベント企画を予定しており、3枚以上の資料になる場合は、パワーポイントでの作成がおすすめです。パワーポイントには、重要な部分にイラストや画像、グラフ、図形などを挿入しやすいメリットがあります。

枚数が多い上に文字ばかりになってしまうと、内容がイメージしにくくなってしまう可能性があります。そのため、パワーポイントを使って目を引く画像や図形の活用が大切です。視覚情報が必要なイベント企画書の際に適している作成方法といえます。

イベントの企画書を書く際のポイント

ここではイベントの企画書を書く際の注意点を4つご紹介します。

• 「参加したい」を意識した企画書を作成する
• 予算を明確にして企画する
• イベントの効果を測る方法を決める
• 余裕のあるスケジュール設定を行う
• 会場の確保が必要な場合は複数リストアップする

ここまでご紹介したように、イベントの企画書はイベントの土台となる大切な資料です。

専門用語や略語の多用は控えて、誰が見てもすぐに理解できる内容にしましょう。

「参加したい」を意識した企画書を作成する

第一に、企画書を読んだ人が参加したいと思えるようなイベントが求められます。そのため、興味を引く企画書作りが必要です。

まずは、参加者の立場になって考えてみましょう。自分が参加する立場になったとき、企画したイベントに参加したいと思えるか、わくわくできるかなどを想像します。これまでに開催されてきたイベントとはひと味違う、よい意味での裏切りのあるイベント内容であると、相手の好奇心をかきたてられるでしょう。

イベント企画は、実施する側が手応えを感じられなければ、開催して成功する見込みが立たない可能性があります。まずは関係者が「面白そう」「参加してみたい」と思える企画書作りを意識しましょう。

予算を明確にして企画する

イベント企画を立てる際は、予算を明確にします。どれだけよいイベントであっても、予算オーバーの場合は実施できません。そのため、入念なリサーチを行い「どこにどれくらいお金を使うか」を計算して企画書に盛り込みましょう。

イベントの効果を測る方法を決める

イベントの効果を測定する具体的な方法も決めておきましょう。

イベントを開催するとなると、金銭的なコストだけでなく、多くの時間や労力を消費します。そのため、どんなに準備をしても高い効果が出なくては意味がありません。以下のように、あらかじめイベントの効果測定方法を明確にしておけば、イベント終了時もスムーズに情報収集ができます。

余裕のあるスケジュール設定を行う

イベント企画書を作成する際は、余裕のあるスケジューリングを行いましょう。イベントでは、準備段階からトラブルが発生する可能性があります。また、規模が大きくなるほど長期的なスケジュール調整が必要です。少しの遅れでも積もり積もれば大幅な遅延をまねくでしょう。スケジュールを詰め込んでしまうと開催に間に合わなくなってしまう事態が考えられます。

予定通りの開催を目指すためにも、準備段階でのさまざまなトラブルを想定して、余裕のあるスケジュール計画を立てましょう。

会場の確保が必要な場合は複数リストアップする

会場を借りて行う形式のイベントを開催する場合、会場候補は複数リストアップしておきましょう。規模の大きい会場は数が少ないため、すぐに埋まってしまう可能性があります。また、人気の会場も同様に予約が取りにくいケースが多い傾向です。

イベント企画書の作成段階で、会場候補を一つに絞ってしまうと、企画自体が通っても会場が押さえられないといった問題が発生するリスクがあります。複数の会場候補を挙げておけば、会場が見つからないトラブルを防げるでしょう。

イベント企画書の提出先別のポイント

こちらでは、イベント企画書の提出先別の作成ポイントを紹介します。イベント企画書は、主に上司やスポンサーへ提出するために作成されます。確認してもらう相手によって押さえておくべきポイントが異なるため、一つずつチェックしていきましょう。イベントを実現できる企画書を作成するためにもぜひ参考にしてください。

上司に提出する場合

イベント企画書の提出先が上司である場合、イベント開催によって自社にどのようなメリットがあるかを明記しましょう。イベントを実施するためには費用がかかります。そのため、費用に見合った効果が見込める企画でなければ、開催はできません。イベントにかかるコストを上回る利益や宣伝効果が見込めるかが大切です。

期待できる効果を、数値予測して記載すると企画書の説得力が増します。また、自社の課題を分析して、イベントの実施により改善が可能であるとアピールするのもよいでしょう。上司へ提出する場合は、自社への影響を考えた企画作りが大切です。

スポンサーへ提出する場合

イベント企画書の提出先がスポンサーの場合は、イベント開催によってスポンサー側にどのようなメリットがあるか明記しましょう。スポンサーに協力してもらうためには、それなりのリターンが求められます。スポンサー側にメリットがなければ協力を得られない可能性が高いでしょう。そのため、ターゲットや集客の見込みなどを分析して記載し、スポンサー企業の宣伝効果がどのくらいあるかを伝えましょう。

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イベントの企画書について、入れる内容や、作成時に注意したいポイントなどご紹介しました。

イベントを成功させるためには、企画書の制作が必要不可欠です。

今回ご紹介したポイントや注意点を踏まえて、イベントの成功のためにクオリティの高い企画書を作成しましょう。

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