2025.09.15
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社内イベント担当者の負担を軽減する3つの方法
1. なぜ業務負担が集中するのか
社内イベントの企画・運営を任されると、多くの担当者は「通常業務と両立できるのだろうか」と不安を抱きます。特に総務や人事部門が担当することが多く、日常業務に加えて準備を進めなければならないため、業務量は一気に膨らみます。
タスクは会場探し、見積もり調整、備品手配、進行台本の作成、当日の運営──挙げればきりがありません。しかも、多くの場合は属人化しており、引き継ぎ資料が整っていないため「ゼロから自分で考える」ことになります。その結果、残業が増えたり、本来の業務が滞ったりしやすく、精神的にも大きな負担を抱えるのです。
この負担を放置すれば、担当者が疲弊するだけでなく、イベントの品質低下や参加者の満足度低下にも直結します。だからこそ、業務負担を軽減する工夫は担当者自身にとっても、会社全体にとっても重要な課題なのです。
2. 進行表・マニュアル化で属人化を防ぐ
最初の一歩は「仕組み化」です。イベント準備のタスクを整理し、進行表やマニュアルに落とし込むことで、属人化を防ぎ、誰が担当しても一定の品質を保てるようになります。
進行表には、準備段階・当日・事後の3つのフェーズごとに必要なタスクを洗い出します。準備段階では「会場決定」「ケータリング発注」「参加者への案内」など。当日は「受付対応」「司会進行」「映像や音響確認」など。そして事後には「アンケート回収」「費用精算」「振り返り報告」が入ります。これを一覧化するだけで抜け漏れが激減し、担当者の安心感も大きく高まります。
さらに、マニュアル化のポイントは「次の担当者が見ても分かる資料」にすることです。写真付きで備品の配置を残したり、ベンダーとのやりとりをメールから転記して残したりすると、次回からの作業効率が飛躍的に上がります。ある企業では、毎回同じトラブルが発生していたのが、マニュアルを作ったことで一掃され、担当交代時の引き継ぎ時間も半分に短縮されました。
3. 外部パートナー活用のメリット
すべてを社内で抱え込もうとすると、どうしても限界があります。そこで効果的なのが外部パートナーの活用です。
プロに依頼できる領域は幅広く、会場手配、演出、映像制作、音響や照明、進行台本の作成まで任せることができます。特に大規模イベントや初めての開催では、経験豊富な外部パートナーにサポートしてもらうことで、担当者は「目的設計」や「社内調整」といった本来注力すべき業務に集中できます。
外部委託は「コストがかかる」と敬遠されがちですが、実際には時間の削減やトラブル防止によるリスク回避を考えると投資価値は十分にあります。実際、あるメーカーでは毎年の社員総会を自社だけで運営していましたが、パートナーに依頼したことで担当者の残業時間が月40時間以上削減され、演出の質も大きく向上しました。結果として参加者の満足度アンケートも前年比20％改善し、経営層からも高い評価を得られたのです。
4. 社内巻き込み型の実行体制を作る
もうひとつの鍵は「社内を巻き込むこと」です。担当者が孤軍奮闘するのではなく、部署を横断したチームをつくり、イベントを「全社施策」として位置づけると、自然と協力体制が生まれます。
たとえば広報は告知やデザイン、人事は表彰や福利厚生との連携、営業はプレゼンや展示のコンテンツ提供といった具合に、それぞれの得意分野を活かして役割分担をすると効果的です。これにより担当者は調整役に徹することができ、全体の負担が軽減されます。
また、準備段階から社員を巻き込むことで「やらされ感」をなくせる点も重要です。アイデア募集をしたり、イベント内で部署対抗の企画を取り入れたりすると、参加意識が自然と高まり、当日の盛り上がりにも直結します。実際、ある金融系企業では「社員自身が作るコンテンツ」を増やしたことで、参加後アンケートの「イベントに主体性を感じた」という回答が前年の30％から70％へと跳ね上がりました。
5. まとめ ─ 担当者が“仕組み化”すればイベントは資産になる
社内イベントは、準備段階での負担が大きいからこそ、担当者にとって「嫌な仕事」と捉えられがちです。しかし、進行表やマニュアルで仕組み化し、外部パートナーを適切に活用し、社内を巻き込む体制をつくれば、その負担は大幅に軽減できます。
一度仕組みを整えれば、それは担当者個人のものではなく、会社全体の資産となります。そして、安心して準備できる環境が整えば、担当者は「業務に追われる人」から「会社の未来をつくるイベントプロデューサー」へと役割を変えていけます。
私たちGROWSは、こうした「仕組み化」と「負担軽減」を得意としています。イベントを初めて任された方も、経験を積んでいる方も、安心して本来の目的に集中できるようにサポートいたします。もし「自社のイベント業務を効率化したい」「もっと成果につながる仕組みを作りたい」と感じられたら、ぜひ一度GROWSにご相談ください。現場で培った具体的なノウハウをもとに、御社に最適な解決策をご提案いたします。
