【導入」なぜ社内イベントの外注は「高い」と感じられるのか

入社式、社員総会、表彰式、周年イベント…。企業にとって社内イベントは欠かせないものです。社員同士の一体感を高め、経営理念を浸透させ、モチベーションを高める大切な場として、多くの企業が力を入れています。

ところが、その準備を担う人事・総務の担当者にとっては「社内イベント＝大変」のイメージがつきものです。会場探し、台本づくり、ベンダー調整、当日の進行管理…。

普段の業務に加えて膨大なタスクを抱えることになり、「準備に追われて通常業務が止まってしまう」といった声もよく耳にします。

外部のイベント会社に外注すれば品質は担保されますが、その分見積もりは数百万円単位になることも珍しくありません。「外注は高いけれど、内製すると負担が大きい」というジレンマに、多くの担当者が悩んでいるのが現実です。

従来型イベント外注の課題

これまで主流だった「1回ごとのスポット外注」には、いくつかの課題があります。

1. コストが高額化しやすい

   単発発注のため、イベントの規模に応じて費用が毎回積み上がり、年間で見ると大きな出費になります。

2. ノウハウが社内に蓄積されない

   外注先が変わればやり方もリセット。社内に知見が残らず、担当者が変わるたびにゼロから準備し直すことになります。

3. 担当者の工数が減らない

   イベント会社が担うのは企画・演出部分が中心。細かな社内調整や確認作業は結局、人事や総務の担当者に残ります。

4. 継続的な改善が難しい

   単発契約のため、イベント後の振り返りや改善提案が十分に行われず、毎回「一発勝負」のような運営になってしまいます。

こうした問題から、「外注は便利だけど根本的な解決にはならない」と感じる担当者も多いのです。

新しい外注の形「年間伴走型」とは？

そこで注目されているのが、年間伴走型の社内イベント外注サービスです。

これは単発で外注するのではなく、年間契約・定額制で外部の専門ディレクターが「人事の右腕」として伴走するスタイル。従来型の代行サービスと大きく異なる点は、単にイベントを「やってもらう」だけでなく、仕組み化と改善サイクルまでを含めて支援することです。

具体的な特徴は以下のとおりです。

• 定額制でコストを平準化

  見積もりに毎回振り回されず、予算が立てやすい。

• 専属ディレクターが伴走

  ベンダー調整や当日の進行も含め、人事担当者と並走。工数を大幅に削減できる。

• 年間を通じて改善が可能

  イベントごとの課題を振り返り、次回以降に反映。品質が安定して向上する。

つまり「一度依頼して終わり」ではなく、「年間を通じて信頼できるパートナー」として企業に寄り添う新しい外注の形です。

活用シーンとメリット

この年間伴走型の外注は、次のような場面で特に力を発揮します。

年間イベントを複数抱える企業

入社式、表彰式、社員総会、周年イベント、忘年会…。1年のうちに複数のイベントを実施する企業にとって、毎回外注するのは大きな負担です。年間パートナー型なら、一度チームを組めばすべてを一貫してサポートでき、工数とコストの両方を抑えられます。

初めてイベントを担当する人事・総務

経験が浅い担当者にとって、社内イベントの準備は不安の連続です。年間伴走型なら、専属ディレクターが横について進められるので、安心して準備に臨めます。

経営理念やカルチャーを浸透させたい企業

単発の派手な演出ではなく、継続的に自社の文化を社員に伝えたい企業にとっても有効です。改善サイクルを回すことで、イベントが「単なる行事」から「文化浸透の仕組み」へと変わります。

【事例イメージ】年間伴走で変わるイベント準備

ある企業の総務部では、これまで社員総会や表彰式のたびに担当者2名が深夜残業を繰り返していました。外注に頼ると数百万円単位の見積もりが出るため、毎回「コストか工数か」の二択に悩まされていたのです。

年間伴走型のサービスを導入した結果、進行台本やベンダー調整を外部に任せられるようになり、担当者は本来の業務に集中できるようになりました。さらに、イベント後の振り返りを仕組み化したことで、翌年の社員総会では参加者アンケート満足度が20％改善しました。

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新しい外注モデルを体現する「イベラク」

株式会社GROWSが提供する 「イベラク」 は、この「年間伴走型」の社内イベントサポートを実現する国内初のサービスです。

• 年間イベント計画の策定
• 進行台本・マニュアルの作成
• ベンダー選定・調整
• 当日のディレクション（プランによる）
• イベント後の改善提案

これらをすべて定額制で提供し、人事部門の工数を最大180時間削減。単なる代行ではなく、人事の右腕として伴走する仕組みが「イベラク」の最大の強みです。

【まとめ】これからのイベント外注は「伴走型」へ

社内イベントは社員のモチベーションを高め、企業文化を根づかせる重要な機会です。しかし、その準備は人事や総務にとって大きな負担となり、従来のスポット外注では課題を解決しきれませんでした。

これからの時代に必要なのは、「年間伴走型」の外注スタイルです。効率化とコスト削減を両立し、さらにイベントを通じて組織の成長を支える仕組み。それを実現するのが「イベラク」です。

「イベント準備に追われる夜をなくしたい」「社内イベントをもっと戦略的に活用したい」──そう考える企業にとって、新しい外注の形は強力な解決策となるでしょう。

👉 詳しくは 株式会社GROWS公式サイト からご覧ください。