社内イベントにマニュアルが必要な理由

 

社内イベントを成功さえる為に、必要不可欠なもの。それは運営マニュアルです。イベントは準備に始まり準備に終わると言われるほど段取りが大切です。企画段階から入念に設計されたイベントは、参加者の心に感動を呼び、事業活動のドライブに役立ちます。そして自分が社内イベントの担当者だったら、参加者に満足していただきたいと思うのは当然のことではないでしょうか。社内イベントの運営マニュアルはこれら課題を解決するツールとして重宝されています。当日バタバタとしないためにも、情報を整理しできることは事前に対策を打っておきましょう。今回は社内イベントのマニュアルに焦点を当て、社内イベントのプロが作る運営マニュアルの一部を公開いたします。

 

運営マニュアルに記載しなければならない最低限の項目

 

１．開催概要

イベントの開催日時・開催時間などの基本的な情報はまず冒頭に整理しましょう。社内イベントは普段接する機会の少ない別部署の社員の方もスタッフで参加したりする場合も多く、情報を共有すること一つも大変だったりします。全員に情報を周知させるために、当たり前のことかもしれませんがまず最低限の情報を記載しましょう。

開催趣旨なども冒頭部分には箇条書きでも結構なので記載することをお勧めしています。実際のイベントの準備が始まってしまうと意外と忘れがちになってしまうことをしっかりと記載し立ち返れるポイントを作っておきましょう。

２．アクセス

担当者は下見にも行っていると思います。しかし当日のスタッフは会場へのアクセスもわからないことが多々あります。一人一人が検索するのも時間が無駄になりますので最低限のアクセス情報は運営マニュアルに記載しておきましょう。

３、運営体制図

社内イベントを遂行するチームには、組織が発生しているはずです。誰が何の役割で何をやるのかを明確にしていくことが必要です。指示系統を明確にするためにも体制図はしっかりと決めましょう。イベント本番日にトラブル等が発生したときに誰に聞けばいいのかなどを明確にすることで未然にお起きた事故を防ぐことができるようになります。

４．当日の進行スケジュール

これも忘れてはいけない項目d背う。当日のイベント本番のプログラム時間はもちろんのこと、機材や備品の搬入の時間、設営の時間、リハーサルの時間、社長や役員陣の入り時間などの情報を整理して見える化しておきましょう。どのタイミングで何が発生するかを事前に発見が可能になります。

５、会場レイアウト

イベント本番日の会場のレイアウトは必ず記載しましょう。会場内のどこに何を設置するのか。誰がどこに配置されるのかを平面図に落とし込んでおくことで、当日の指示などはぐっと削減されます。また会場のあるフロア全体のレイアウトも用意し各入口の導線、トイレの位置や控室の位置なども確認しておきましょう。

６．ステージレイアウト

ステージ上の司会台の位置、演台の位置、照明関係などの演出がある場合の位置は、記載するようにしましょう。備品の抜け漏れの発見はもちろんですが、図面上に落とし込むことで、そもそも配置できるのかできないのかなども事前に把握することができます。

７．スタッフ配置・スケジュール

これはどんなイベントであっても必ず記載しましょう。イベントを手伝ってもらうスタッフに必ず時間を聞かれます。何時から何時まで手伝うのか。何時にどこに集合するのかなどは計画を立ててマニュアルに記載しましょう。イベントの前にマニュアルを共有しておくことで当日に発生する質問の数が激減します。質問の量が減ると担当者は会に集中ができます。

８．その他

その他記載することはまだまだあります。例えば備品の一覧、緊急の連絡先、トラブルがあった場合の対処方法、複雑な動きがある場合などはそのルール、表彰がある場合には表彰物などの一覧も必要かもしれません。担当者の頭の中に入っている上はすべて出し切ってマニュアルを完成させましょう。

 

プロがつくるイベントマニュアルを公開します！

 

社内イベントの運営マニュアルのメリット

 

社内イベントの運営マニュアルの制作は、イベント当日のオペレーションを円滑にします。結果的にイベント全体のクオリティも向上することは間違いありません。そして業務が整理されていきますので無駄な業務が削減されイベント制作業務全体の業務効率を上げる効果もあります。また担当者が異動しても会社の財産として残ります。去年ってどうやったんだろう？そんな課題すら解決致します。

 

私たちの運営マニュアルはいかがでしたでしょうか？

なかなか普段公開されることのない社内イベントのマニュアルを公開させていただきました。このような内容を作り上げていくことが良い社内イベントを作り上げていくうえでとても重要なポイントになります。

しかし、お気づきの通り、決めることも多くわからないことも多いというのが正直なところではないでしょうか？私たちは社内イベント運営マニュアルの製作代行を行っております。ご興味のある方は以下よりご連絡ください。

 

イベントは、会場条件・参加人数・企画内容など様々な要件によって変動致します。まずは概要・状況をヒアリングさせていただき、イベントディレクターがプランを作成させていただきます。ご担当者様に、イベント本番日を安心して迎えていただけるよう業務整理からタスクの洗い出し、備品整理に至るまでを設計致します。

 

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

 

 

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