社内イベントを成功させるために確認したほうが良い、会場の事!


社員人数が増えてくると自社内の会議室では入りきらなくなり、外部会場を借りることって多くあると思います。

会場を借りるのって、結構大変というイベント担当者の方は多くいます。

そもそものアクセスの話だったり、施設の設備やオプションの話だったりと。

会場さんに問い合わせると会場はプロなのですが、専門的すぎて言葉がかみ合わないなんて言うこともしばしばあります。

いくつかの会場をピックアップし、下見に行くだけでも大変だったりする外部会場探し。

今回は、会場下見時にこの辺は最低限見ておきましょうという点をご紹介します。

まずは、

レイアウト名称

スクール形式

スクール形式は、学校のような形で全ての椅子・机を前方の舞台に向けて並べるレイアウトの事を言います。

社内の勉強会や、セミナーなど一人の話者が大勢に対して発信する際にこの形式を取ることが多くあります。参加者全員ディスカッションをしたり

意見交換などにはあまり適していません。

シアター形式

スクール形式同様、前方の舞台やスクリーンに向かって着席するスタイルです。

スクール形式との大きな違いは、机があるかなしのです。シアター形式は机がない分、同じスペースの中により多くの来場者を入れることがでk、

効率的な面があります。映画の上映会や発表会など筆記を伴わない場合に使用することが多いレイアウトです。

島形形式

島形形式は、アイランド型とも言われています。

議論やディスカッション、ワークショップなどのコンテンツの際に有効な形式です。お互いに向き合って座ることで、

議論などをしやすくする効果があります。

 

だいたい、この3パターンがほぼほぼではないでしょうか。

是非、言葉を覚えておきましょう。

スクリーン画格

プロジェクタ―を使って、資料を投影することが多いと思います。

その際にしっかりと投影することは、参加者の満足度、理解度を上げる為には欠かせない要素です。

大きくは、2パターンあるスクリーンサイズは知っておいた方が良いと思います。

こちらをご覧ください。

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一般的な会場では、4:3と16:9のスクリーンがあります。

まずどちらのサイズのスクリーンが常設されているかは確認しましょう。

投影してみるとこんな感じです。

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16;9の方が横がワイドですね。

テレビなども最近は16:9が多いと思いますので、見慣れていると思います。

逆に4;3はちょっと古く感じてしまうかもしれませんね。

このサイズを間違えてスライドを作成してしまうと、大変なことになります。

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上の図は16:9のスクリーンに4;3を投影した場合です。

両サイドに隙間ができてしまってちょっとカッコ悪いですよね。

同じく下の図は4:3のスクリーンに16:9を投影した場合です。

横幅を合わせる為、全体的に小さく投影し、且つ上下に隙間ができてしまいます。

これでは、折角のプレゼンももったいないですよね。

画格サイズは絶対に確認しましょう。

プロジェクター

一般的に会場には設備としてあると思いますが、

一応、どのような形があるのかは確認しておきましょう。

どこまでが有料で無料なのかも同時に各ンンしたほうがいいでしょう。

 

いかがでしたでしょうか。

会場の確認事項は実は上げだすときりがありません。

また会場の候補出しも大変というご担当者様のためにも

会場検索サービスも行っています。

くわしくはこちらから。

きちんと確認を行って、良いイベントに仕立てあげていきましょう。

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