イベントの運営を代行しようと思った時に気を付けるポイントとは！

社内のイベント担当者になってしまった・・・。

新商品のプロモーションでイベントを企画したいな・・・。

など。イベント担当者にいきなりなってしまう！そんな時ありませんか？

まず何からやればいいんだろう。何を決めていけばいいんだろうとお悩みの方も多いのではないでしょうか？

自分で全部やるという、内製の場合はまだ自分が頑張ればいいかもしれませんが、外注や代行をしようとすると

思った以上に大変になったなどの逆効果のケースも実はあったりするのです。

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外注して大変になった事例１

ある企業様が社内イベントの表彰状の制作を依頼いたしました。

文字フォントや言葉の選び方などをきちんと決めきれていないまま動き出しため確認業務だけで増えてしまい、

実際は自分でやったほうが早かった・・・。という事例。

外注して大変になった事例２

映像の制作をずっと社内で行っていたのですが、結構大変なので外注を担当者様が決意。

外注したのはいいのだけれども、思ったような映像が出てこないまま、何回か試写を実施。

試写の時間、指示を出す時間、電話などでのやり取りの時間。トータル考えると内省したほうが楽だったのでは・・・

つまりどうすれば、いいのか！

外注する時、代行してもらう時のポイントは最初のスタートラインをお互いきちんと握り合うことが

最も大事です。そもそもスタートラインの角度がずれていたら、その後ずっとずれていきます。

なので、最初に打ち合わせをする際の企画概要書をまとめることが最も大事になります。

映像なら、映像のイメージやサンプルになるようなデザインやyoutubeなどで見つけた動画でもOK.

最初にイメージを共有することが大事です。

また、構成表のようなものを用意し、お互いの認識を揃えていくことも大事かもしれません。

例えば、

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こちらは、映像を作る際の構成表のイメージです。

映像の場面、その場面の際に出したいテロップ、映像のイメージ写真などを一つのシートにまとめて、制作マンに共有します。

こういったものを一つ作って渡すだけ制作のスピードも精度も大きく変わってきます。

映像制作だけではなく、イベントの発注や代行を依頼する時に大事なポイントは、以下の具体的に指示を出すかに

尽きるということです。更にその指示の大事なポイントは企画骨子と言われるものをより誰出にでもわかる言葉で、

ビジュアルで伝えることが大事になります。

ちょっと弊社のご紹介をいたします。

弊社では、イベント制作や映像制作際には必ず、運営マニュアルや進行台本、その他進行管理までを徹底して行っています。

クライアント様やご担当者様に仮に知見がなくても大丈夫です。全部サポートいたします！


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イベントを外注したい。

映像制作を誰かに頼みたい。

など、したいけどできていない、やり方が分からないなどは何でもご相談ください

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