こんにちは。

zoomを社内で使っている会社が多いと思いますので、zoomをベースにして社内の内定式や入社式をどのように

行っていけばよいかをご紹介していきます。

 

コロナウイルスの影響でオンライン型のイベントの認知度が一気に伸びてきました。

既に市民権を得たといっても良いのではないでしょうか？

ほんの数か月前まではオンラインで社内イベントを行う。

内定式や入社式を行うなんて考えもしなったことが一瞬で世の中が変わることとなり、驚くばかりです。

そして、それらを実現しているテクノロジーの力にとても驚きます。

 

とても便利なツールのzoomですが、どうやったら内定式や入社式、社内イベントに活用ができるのかを

簡単にまとめてみます。

今回はzoomベースでご説明しますが、Googlemeetでも基本的に考え方は同じですし、teamsでも良いかもしれません。

では、行きましょう。

 

zoomなどのツールの知っておいた方良いこと

内定式や入社式など社内のイベントごとにzoomを使う場合のメリットデメリットをまとめます。

まず、zoomはとても便利なツールでテレビ会議や打ち合わせをするにはとても便利です。

ただ、このzoomですが社内のイベントで使うには、ちょっと気を付けないといけないことがいくつかあります。

 

zoomはなぜほぼリアルタイムで通信ができているのか？

基本的なことですが、zoomがなぜほぼほぼリアルタイムで通信ができているのか？

ご存じですか？

実はこれを理解しているかしていないかで社内イベントに活用できるか、どうかが決まってくるといっても良いかもしれません。

 

zoomなどのテレビ会議ツールは、リアルタイムなやり取りを実現するために、画像や音声データをかなり圧縮して

通信しています。

例えばどんなに高性能なカメラで撮った映像でもzoomを通して共有したりすると画質が落ちます。

音声も同様に高音域だったり、低音域だったり会話する際に気にならない程度に音質を劣化させています。

その代わり、通信速度を上げて俗事コミュニケーションを実現しています。

とてもすごい技術なのですが、音と映像の質という点ではやはり劣化してしまうことが難点となります。

 

これは、zoomだけでなくその他ツールも基本的には同じ構造です。

ただツールによって劣化させるものが画像なのか、音声なのかなどの優先順位があるようで、ツールによって

得意不得意があるようです。

 

zoomでイベントを行う際に起こるリスクのご紹介

zoomなどのツール特性を理解しておくと、リスクが想定することができます。

特に内定式や入社式など失敗できない社内の式典においては特に緊張感が増します。

理解しておいた方が良いでしょう。

 

・画質の劣化が発生します。理由はいくつかありますが、主にzoomのサーバー側の問題、インターネット環境の問題、

あとは、zoomそもそもの仕様として画質が下がるようになっています。例えばPC画面で見ている分にはそこまで気になりませんが、

zoom画面をプロジェクターに投影したり、大きな画面に投影したりするような企画には不向きなところがあります。

 

・音質の劣化と音域のカットが起こります。例えば式典の最中にBGMを流したりする場合、音源によっては聞こえなくなったりします。

その原因はzoomの仕様で音域をカットしていることが原因です。

 

・画面共有はフリーズのリスクがあります。特にムービーを流したりする場合は要注意です。フリーズのリスクが高まります。

またホストPCで様々なファイルとを開いたりすると更にそのリスクは高まります。

 

・大人数での参加の場合はアプリケーションが落ちる可能性があります。本番中にアプリが落ちてしまうほど最悪の事態はありません。

一応zoomでは数百人単位まで対応可能となってますが、実際ベースではかなり難しいかと思います。

また、大人数の場合音管理が複雑になります。話す人以外がミュートにしていないといろいろな音が入ってしまい、

とても機器づらくなります。特に話者が入れ替わる場合などは音の管理が重要になります。

ある程度一方通行で情報を伝えたいイベントであれば、youtubeなどがお勧めです。

 

他にもいくつかありますが、大きなところはこのあたりかと思います。zoomを使用する場合、zoomのサーバー側の影響も受けますので、

注意が必要です。zoomを使用してイベントを行う場合は特に気を付けましょう。

 

リスクに対しての解決策

リスクに関して前述させてもらいました。リスクはあくまでリスクの話なので、100％起こるというものではありません。

しかし怒ってしまったら取り返しのつかないことになってしまいます。

 

そのリスクの解決策をご紹介させていただきます。

この解決策も100％を担保するものではありませんがかなりの確率で回避が可能になります。

 

・配信をzoomではなくyoutubeを活用する。zoomを使うシーンを限定し配信側の負荷を減らす。

これは一番安定的に配信を行うテクニックの一つです。

関連記事:youtubeライブで出来るオンライン表彰式！設定方法を図解で説明します。これで社内の配信マスター！？

 

・zoomではなくセキュリティ性の高い別のツールを検討する。zoom以外にもコミュニケーションの取れるツールはいくつかあります。

それらを使うことで解決が可能です。いろいろなものがありますので是非ご相談ください。

 

・イベント会社に相談する。私たちのような専門の会社に相談するのも一つの手段です。一回目は外注を検討し、そのナレッジを

その後生かしていくというのは、一つの考え方としては良いかもしれません。

 

 

オンライン内定式・入社式の基本プログラム

ここまでシステム回りに関してご紹介してきました。

もう一つ大事なことがあります。

それが企画内容です。

 

オンライン型の内定式・入社式、もっと言うと表彰式も懇親会も同様ですが、

絶対に故こと掛けたほうが良いことがあります。

それは、いつもと同じようにやってもダメということです。

 

いつものように司会者が出てきて・・・。のような流れはオフラインのイベント会場ではよいかもしれません。

それは会場に集まるというだけで非日常感の園主となり、参加者のスイッチがONの状態からスタートできるからです。

オンラインという環境下では、ONのスイッチをどのように押すかがポイントなります。

 

内定式や入社式の場合は、式典的な要素もありますので、式典という型を重要視する部分と、

オンラインという特殊環境を組み合わせて実施することをおススメします。

 

ここで、一つプログラムの事例をご紹介させていただきます。

 

 

ある企業のオンライン内定式のプログラムです。

オンラインという特殊な環境を逆手に取り、オンラインでの内定証書の授与などの企画を盛り込んでいます。

QRコード付きの内定証書を作成し、内定者に送付。

オンライン内定式本番でそのQRコードの公開。それぞれの内定者がQRコードにアクセスすると社長からの個別のメッセージが

流れるという仕掛けです。

 

例えば、このようにオンラインという特殊な環境を逆手に取ることでより価値の高い＋スイッチの入る企画に変化させることが

出来ます。

 

関連記事:事務局の自己満足で終わっていませんか？敢えて解説！失敗するオンライン社内イベントとは

映像を企画の中に盛り込んでいくことも良いですね。

映像を入れていく際には、zoomの仕様は特にご注意ください。

 

最後に

GROWSでは、社内イベントのプロチームとして様々なオンラインイベントのサポートを

させていただいております。

オンラインだからと言って諦める必要がありませんし、妥協もいりません。

オンラインという環境下をしっかり認識し、参加者の心に刺さる企画をご提案させていただいています。

オンライン社内イベントに課題感を感じている企業様は一度ご相談ください。

 

 

Vision Liveのご紹介

 

GROWSでは、オンラインに特化したイベント企画サービスを展開しています。

今回ご紹介させていただいたサービス、その他企画をトータルでプロデュース致します。

 

 

• 社長の思いをオンラインで届けたい
• 会社の方針や経営戦略を共有したい
• 表彰式を行いたい
• セミナーを開催したい
• ワークショップを開催したい
• 社内会議で使っているシステムを使いたい（zoom/teamsなど）
• セキュリティなども考慮した企画を行いたい

 

など、企画に応じてすべてのご要望に応える形でカスタマイズが可能です。

御社の思いを形にするオンラインサービスを是非、お試しください。

 

GROWSでは、オンラインに特化した企画を多数ご用意していますので、

一度ご相談ください。

 

 

 

社内イベントの課題解決と企画提案ならお任せください

 

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

 

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