イベントをアウトソースする際に伝えるべきポイントの ご紹介


社内で行うイベントをイベント会社に外部委託するケースが年々増加してきています。

その理由は、コスト面、パフォーマンスの面、そして効率性の面といった大きなメリットがあることは言うまでもありませんが、そもそも専門家に依頼することで、社員が自分の業務に集中できることや、余分な費用と時間を削る必要がないということが挙げられます。

もっとかみ砕いていえば、面倒なことをしなくてもいい、ということになりますね!(笑)

 

イベントのアウトソース

最近の主流となったイベントのアウトソースも、相談し委託する場合にきちんと相手の会社に伝えるべきポイントというものがあります。

ただ丸投げという気持ちも理解はできますが、コンセプトやゴールといったイベントの骨格はきちんと把握し、意向を伝える必要があります。

丸投げはあくまでも実務的な面であって、少なくとも青写真は描いておく必要があります。
(もちろん当社のように企画段階からご相談し一緒に作り上げていくことも可能です)

今回はアウトスースする場合、イベントプロデュース会社に伝えるべきポイントについてご紹介します。

 

アウトソース時に伝えるべきポイント

①イベントの目的
いくらアウトソースするといっても、自社で行うイベント企画の目的を明確にしておかなければ、それは伝わりません。
目的とは、何か問題があったり、改善したいと思うことがベースにあり、そのための方策として社内イベントの企画となっているはずですから、社員間のコミュニケーションとか、慰労といったことをきちんと明確にしておく必要があります。

②イベントのゴール
そのイベントを開催した結果、どのような状態にしたいのかということです。モチベーションが上がる、感動を与える、親睦を深める、といったことをより具体的に、そしてイメージをどんどんと膨らませていくことが大切です。

③イベントのターゲット
誰に対して行うのかということです。年齢や性別、その人のおかれている立場や状況といったことを詳細に伝えることで、イベントの質は向上します。相手がきちんと見えるということでそのアプローチ方法も選択肢が増えます。

④イベントの予算
コストをかけて成功する場合もあれば、逆の場合もあります。①~③を視覚化した上で、可能な予算を明示することで、その範囲内でできることを様々な点からイベントプロデュース会社は検証します。自社にあったイベント設計を行うためにも予算はしっかりと明示しましょう。

株式会社GROWSはイベントアウトソーサー専門業者として、イベントプロデュースに特化したビジネススキルを武器に、高いパフォーマンスをご提供しています。

特に上記のような4つのポイントをじっくりと共有しながら、一緒に作り上げていくイベントを得意としており、自社に最適なプロデュースのためのオリジナル設計を第一歩からお手伝いさせていただいております。

フルアウトソーシング(FOS:完全委託)の場合でも、窓口となる方や担当社員の方と企画運営していくことで、違った視点でのOJTといった教育プログラムが習得でき、その方にとって少なからず経験値を高めることになります。

イベントアウトソーシングは、単なる外部委託ということではなく、依頼した会社とその窓口の方とともにお互いに成長するチャンスでもあるのです。

 

 

関連記事:【実績報告】全社員が集まる今日だからこそ、最高の1日にしよう。想いの詰まった全社イベントとは。

関連記事:成功するイベントのマニュアル作成のポイント。社内イベントの人員配置を理解しよう。

 

社内イベントはコミュニケーションの場

 

社内イベントは、メッセージが伝えやすい最高の場面です。

この機会を活用しないことはないので、是非有効活用してみましょう。

GROWSでは、今回ご紹介しきれなかった社内イベントの企画コンテンツを多数そろえております。

是非、企画に悩んだり、もう少しグレードアップさせたいなどのご要望の際には、ご相談ください。

 

GROWSの展開する社内イベントコンテンツサイトはこちらから

 

社内イベントは、社内のコミュニケーションの質を向上させたり、チームワークの醸成。

愛社精神やロイヤリティなどを向上させる一つの施策に当たります。

このイベントは、「何故行っているのか?」「何を成し遂げたいのか?」

次のステップではどのような世界を描いているのかを考えることがとても大事です。

 

社内イベントを開催することで、何が動き出し、何がちょっと変わるのか?

是非、よく考えて企画してみてはいかがでしょうか?

 

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

growstoiawase

 

 

GROWS

growstoiawase

GROWS