成功するイベントのマニュアル作成のポイント。社内イベントの人員配置を理解しよう。


イベントのマニュアルは、イベント全体の流れとスタッフ全員の動きを

把握刷る為には、とても大切な存在です。

 

イベントマニュアルがあることでスタッフの相互理解ができ、滞りない連携が出来きます。

日頃会社での関係性と大きく異なった立場で社員同士が関わることができます。

 

イベントは参加者のみならず、スタッフ同士でもコミュニケーションが達成できるため、

社内イベントは参加する側、実行する側の双方にとっても有効な手段です。

 

「イベントを成功させたい!」とイベント担当者の誰もが思うはずです。

それを実現させるためにはスタッフの役割を

個々人が理解することがまず重要であります。

 

そのためにマニュアルが必要であることは言うまでもありませんが、

そのマニュアルには必ず人員配置は記載されます。

 

しかしイベント運営の人員配置をどうしていいのかよくわからない、

というご相談を受けますのでその点についてご紹介します。

是非、参考にしてみて頂ければと思います。

 

社内イベントの基本的な人員体制の考え方

まず、細かい人員体制を構築する前に、基本的な人員体制の考え方をご紹介させて頂きます。

イベントの基本として、イベントは運営と進行に分かれます。

 

まず運営とは、イベントの受付、誘導、その他場外の企画を動かす役割を示示します。

運営の役割は多岐に渡る為、臨機応変に対応が出来るようなスタッフを配置していくのがよいです。

 

進行とは、舞台を動かす人員を指します。

イベントの運営において舞台上は華ですので、この舞台周りの進行を円滑に行います。

後述させて頂きますが、テクニカルな部分もありますので、進行スタッフは外注するケースも

多くあります。

 

社内イベントの人員配置とは?

 

イベントを行う際には、スタッフの役割分担が大切になります。

内容もさることながら、誰が何を担うか?というこの役割分担をきちんと

行わなければイベントは成功しません。

 

そのためにイベントの運営に必要な人員の種類と役割をご説明します。

イベントの内容によっては必要のない役割もありますがそれも考慮して確認してみてください。

 

『全体統括ディレクター』
イベント全体の運営管理を行い、準備段階から撤収に至るまでの総指揮を執る役目です。

そのため全体像の把握はもちろんのこと企画準備段階から携わっているメンバーが就任し、

指示や判断を行うことになる、いわば統括ディレクターです。

多くの場合、イベントの担当者が担うケースが多いです。

全体統括は、ポジションには固定されずに、場内を各所確認しながら動けるような

ポジショニングをすることをお勧めします。

 

 

『運営ディレクター』
主に、イベントの舞台以外を統括する役ワイを担うことが多く、受付や誘導などの外回りを統括します。

運営ディレクターの役割としては、各セクションに配置されたスタッフに対しての指示出し、

諸々の準備の確認などを確実に行い、イベント運営においての自己トラブルのないように、

うごかします。

特別なゲストがいる場合なども運営ディレクターが対応するケースが多くあります。

ゲストにタレント等をお呼びするにも運営ディレクターが対応します。

臨機応変ん炊いた応力が求められるポジションです。

 

『進行ディレクター』
イベントにおける舞台上の進行を円滑に行い、

的確な指示や緊急の場合の対処、トラブルが生じた時の窓口といった任務を行います。

そのため総責任者、運営責任者とともに重要なポジションであり、他

のスタッフ以上に責任者間での綿密な連携が必要となります。

イベントの本番中は、主に舞台進行に関わる部分を統括します。

音響、映像、省内などの各部署に指示を出しながら、進行台本に沿った形でイベントを作り上げます。

進行ディレクターの基準で舞台上の動きが決まります。

進行ディレクターはなるべく経験豊富な方が担当する方が良いかと思います。

 

『アシスタントディレクター』

イベント実務におけるサポートを行う役目であり、

備品の準備や設置、誘導や時間管理などイベントを円滑に行う為のサポートを行います。

イベントの内容や規模によっては大人数になるため、アシスタントの中でもそれを統括する

スタッフの配置を検討したり。様々な庶務業務を一手に引き受けます。

 

「テクニカルオペレーター」

音響・照明・映像などの機材を管理しながら、イベントを進行させるオペレーターです。

子のスタッフは、専門の知識や高度なスキルを要求する場合もあるので、

社内だけで行うには難しい場合もあります。

その場合には、プロにご相談するのが良い場合もございます。

オペレーターサポート事例はこちらから

 

イベントの人員配置を上手にするとコミュニケーションが出来る!?

社内イベントは参加者のコミュニケーションやモチベーションのアップといった目的があり、

参加者こそが主役ではありますが、裏方のスタッフ間でもその目的は十分に達成できます。

 

企画から準備運営の段階を一緒に行うスタッフ同士は、

業務で行うプロジェクトとは違った新鮮さでコミュニケーションを取ることが出来ます。

 

仕事以外のことで協力し合うため、社員の新たな一面を知ったり、

気付きがあったりすることで相互理解が進み、その後の業務にもいい関係をもたらすことになります。

特に声を大にしてお伝えしたいのが、イベント終了時における撤収作業を全員一緒に

行うということです。

これはイベントのスタッフにとっては「イベントの総仕上げ」であり

「締め」にあたることから、スタッフ側の感動をその時味わうことが出来るからです。

「ここが良かった!」「次はこんな風にしたら面白いんじゃないだろうか?」といった

感想やアイデアがこの時に生まれることが多いからです。

企画し準備し、全員で協力して努力したからこそ味わえる感覚です。

もちろん慰労会と称して、イベントスタッフ全員で飲み会を行うということもおススメできます。

 

社内イベントはコミュニケーションの場

社内イベントは、メッセージが伝えやすい最高の場面です。

この機会を活用しないことはないので、是非有効活用してみましょう。

GROWSでは、今回ご紹介しきれなかった社内イベントの企画コンテンツを多数そろえております。

是非、企画に悩んだり、もう少しグレードアップさせたいなどのご要望の際には、ご相談ください。

社内イベントは、社内のコミュニケーションの質を向上させたり、チームワークの醸成。

愛社精神やロイヤリティなどを向上させる一つの施策に当たります。

このイベントは、「何故行っているのか?」「何を成し遂げたいのか?」

次のステップではどのような世界を描いているのかを考えることがとても大事です。

 

社内イベントを開催することで、何が動き出し、何がちょっと変わるのか?

是非、よく考えて企画してみてはいかがでしょうか?

 

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

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