こんな悩みありませんか？

• 担当者が一人で準備が間に合わない！
• 通常業務と重なっていてピンチで毎日残業！
• 会場担当者の言葉が分からない!/機材について全然わからない！
• 企画がマンネリしている！アイデアが浮かばない！
• 欠けていい予算感の相場が分からない！

今回は、こんな社内イベント担当者さんが落ちりいりがちなピンチ案件を解決していきたいと思います。

社内イベント担当者は大変だ！

まず、社内イベント担当者の皆さん！お疲れ様です。きっと毎日・もしかしたら毎晩準備に苦戦している担当者さんがいると思います。イベント本番前は残業が続いたり、各調整業務にバタバタしたりと準備の時間に忙殺されてします方もいるのではないでしょうか？

良いイベントにしたい！参加者に満足してもらいたい！と強く願えば願うほど確認事項やこだわりが多くなり自分の残業時間が伸びていく。結果妥協が生まれたり、悔しさが残ったりと本来望んでいない結末になる。そのようなこと起こっていないでしょうか？

まず、社内イベントの担当者さんは大変です。これは僕らにご依頼いただくクライアントの担当者様が口をそろえて言う言葉の一つですが、「通常業務との並行がきつい」「イベントだけに集中出来たら・・・」という言葉をよく耳にします。

そのお気持ちよくわかります。きっと日本中に同じ思いをしている方がいるのではないかと思い今回のコラムを書いています。

では、どうしたらいいのか？解決は一つではないですがその解決策として社内イベント業務を効率よく進めるためのポイントを解説していきたいと思います。

GROWSは、年間80件以上の社内イベント実績

最初に、弊社の紹介を少しだけさててください！私たちは社内イベントをきっかけに社内コミュニケーションの活性化・組織文化づくりをサポートさせて頂くイベント会社です。大手企業様からベンチャー系企業様まで多くのクライアント様のサポートをさせていただいております。

全社総会/社内表彰式/キックオフイベント/コンテスト/運動会/懇親会/謝恩会/などあらゆる規模感の実績がございます。是非イベントの際にはお声掛けください！

迫りくるイベント本番日・準備の日々のスタート

社内イベントの担当者になったら、必ず来るイベント本番日。まずはこの本番日向けて覚悟を決めて挑む決意を持ちましょう！担当者さんの頑張りは必ず参加する社員の皆様に届きます。そしてやってよかった。参加してよかった。と言ってもらえるイベントは実現できます。本番までの限られた時間を有意義に使い、安心して本番を迎えられる態勢を整えましょう！

企画＆会場選定は同時進行

まずは何はなくとも企画！と思うかもしれません。しかし企画から入ると意外と企画しきれないのが企画という現実があります。そしてどの会場でイベントを実施するのか？という各論も同時に決めていく必要があります。つまり企画というイメージと会場という現実をリンクさせながら進めていくことが生産性の高い社内イベント企画のポイントです。

社内ベントの開催時期は重なることが多く会場の取り合いが発生します。特に3月、4月、10月、12月などそれぞれどの企業も同じように社内イベントを検討します。結果需要が集中し希望の会場が取れない！という最初のハードルが発生します。これらハードルをクリアするために企画を考えると同時に会場の選定も進めていきましょう。

会場選定の仕方は、まずスペックを決める。スペックとは参加人数・懇親会の有り無し・立地などをざっくりイメージします。その後はGoogleなどで検索して1件1件探していく必要があります。この作業は実はものすごく地味で時間がかかります。候補をピックアップし電話や問い合わせをし、仮予約をし、下見からの本決定。会場探しのストレスはかなり高いものがあります。

こういう時は、僕らのようなイベント会社に相談することはお勧めです。イベント会社は独自のリストや各会場とのコネクションがありますのでスピード感持って検索をしてくれます。管理費などを頂戴するケースが多いですが、担当者さんの時間も大切なコストと考えるとかなり生産性の高いアプローチ方法です。会場検索のアウトソースは要検討です。GROWSでも独自のリストで検索しますのでご相談ください！

そして企画は、当然考えなくてはいけません。企画の部分も生産性高く行うには、ytoutubeで他社の事例を検索したり、Googleで検索したりとアイデア詰めをしてみることを進めします。chatGPTに聞いてみるというのも意外といいアイデア出てきますのでお勧めですよ！

GROWSでは、社内イベントの窓口というサイトの運営も行っています。こちらでは社内イベントの企画などをご紹介していますので、是非ご活用ください！

企画が動き出したらプロジェクトチーム編成と制作タスクの整理

さぁ！会場の選定が始まり、企画が動き出したらやることは、プロジェクトチームの編成と制作タスクの整理です。社内の稟議を進めるという企業もあるかもしれません。社内イベントの業務を一人で抱えるとほぼ100％パンクします。社内で協力いただける方を一人でもいいのでアサインしましょう。人数が多ければよいものでもないので、まずはプロジェクトをスタートできるチームとして少人数のコアメンバーを選定します。

プロジェクトにアサインするメンバーの適正としては、色々な考え方はありますが、「社内で影響力のある方」「アイデアマン」「社内調整が得意」「現場感がある」などの基準で考えていくと企画はおお外ししません。特に社内調整が得意な方をメンバーに入れておくと後に活躍してくることが多くなります。

メンバーアサインのめどが経ったら本番までのマスターのスケジュールを引いてみましょう。イベントの規模感にもよりますが、2か月から6か月の間くらいで準備することが多いかと思います。この期間にやらなくてはいけない項目をピックアップしタスク表に整理していきます。

事例をご紹介します。このくらい粗い粒間でまずはタスクを引いてみましょう。そうすると何から手を付けなくてはいけないか？が見えてきます。

特に制作期間が長く成毛郁夫公のものは先に動き出しを取る必要があります。映像系は企画・構成・素材集め・編集・社内チェックとフローが長くなるので早めに仕掛けることを特にお勧めします。傾向として映像の制作はギリギリまでこだわることもあるので早め早めを心がけましょう。

次に着手るのは、これ！進行表

ここまでくるとプロジェクトチームが編成されスケジュールの概要も見えてきていると思います。次にやるべきは進行表＝プログラムの作成です。細かいところは一旦おいて置いて、やりたい事や定例で行っている事などを時間軸に落としていきます。

まず、粗い状態でもよいので進行表を作成すると現実が見えてきます。事例をご紹介します。

進行表の事例です。時間割を作っていくと当日の流れが明確になります。結果として企画を具体的に進めやすくになります。まずは暫定でもよいので時間軸に企画を整理していきましょう。

時間軸を整理する際のポイントはメリハリです。基本的にイベントの冒頭は挨拶や企画においてもフォーマルなものが多くなりやすいので、合間に映像を挟むなどメリハリを意識していくと満足度の高いイベントになっていきます。

コンテンツごと担当者を割り振ろう

次は各コンテンツ毎に担当者を割り振っていきます。例えばオープニング映像担当・表彰担当・など担当者を明確にし各担当ごと企画の整理をしてもらいます。あとはプロジェクトの定例MTGなどで進捗確認・課題の抽出や追加企画アイデアなどをすり合わせていきます。

コンテンツ作りを一人担当者さんが担当しているケースもありますが、なるべく社内での分業を意識しすると業務時間も分散され、且つ企画も新しい気づきや切り口も増えるので進行させやすくなります。是非参考にしていただければと思います。

アウトソースという選択肢

企画担当者さんが、一番苦労するであろう社内イベントの制作の初動部分を解説させてもらいました。

ここでは、アウトソースという考え方についてご紹介です。私たちGROWSでは、こういった制作業務・当日のオペレーションなど社内イベントを専門としたディレクターがサポートしています。

アウトソースを利用すると、担当者さんの時間的余裕が生まれ、本業に集中出来たり、企画のレベルアップが見込めます。社内のリソースが足りない！・新しい風を入れたい！残業を減らしたい！など何かしらの課題感がある場合にはぜひご相談ください！

～併せて読みたい！記事～

どのように選べばいいの？イベント会社の選び方を解説/気になる企画・費用面もご紹介

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