イベントアウトソースを有効活用してイベントを大成功させる方法


アウトソーシングという言葉が使われるようになってから、

もうすでに多くの時間が流れており、今ではビジネススタイルとして

一つの完全なカテゴリーとなりました。

 

その名の通り外部(アウト)から資源を調達する(ソーシング)ことの総称ですが、

またこの言葉が一般的でなかった黎明期には税務や会計業務など、

定型的でかつ専門性の高いものや、作業工程外注などの繰り返すことの多い

ビジネスプロセスの一部分を抜き出してアウトソースされていました。

 

最近ではその範疇も拡大し、企業競争力向上、効率、スピード、品質の向上、

人の再配置による組織の再構築など高い付加価値を目指して

アウトソーシングが利用されていて、ビジネスプロセスの一部分ではなく、

そのブロックすべてをアウトソースしたり、国内にとどまらず海外にまで

アウトソースする(オフシェアリング)ということも行われています。

 

そしてそれはイベントにも活用され、そのパフォーマンスの高さから

「イベントアウトソース」という言葉も出現してきているようになりました。

今回はイベントアイトソースを有効に利用して、イベントを大成功に導く方法をご紹介します。

 

●イベントアウトソースのメリットを知る

イベントアウトソースには大きなメリットがあります。

それは

「イベントパフォーマンスの向上」

「効率化」

「コストパフォーマンス」です。

 

「イベントパフォーマンスの向上」は「餅は餅屋」ではありませんが、

その道のプロである専門業者に委託することで、イベント自体のパフォーマンスが格段に向上します。
実績に裏打ちされた専門知識や経験は、簡単に凌駕することはできませんし、

成功のための秘訣を熟知していることで質の向上が見込めます。

 

「効率化」とは、本来であれば社員のコア業務の時間を削ったり、

また就労時間外にイベント企画業務を行うことになりますので、

生産性や効率性が必然的に落ちてしまいます。

イベント業務をアウトソースすることで、本来のコア業務に全く影響を

与えないことで双方の業務を効率的に進めることが可能となります。

「コストパフォーマンス」は、仮に自前でイベント企画から実行までを

行った場合の費用対効果を考えた場合、結果的にアウトソースした方がコスト面でも、

質の面でもパフォーマンスが高いということが統計的に知られています。

●イベントプロデュース会社の選別

アウトソースを依頼するイベントプロデュース会社も最近増えてきておりますが、

その中でもどこに依頼し、その会社を選別するかということは、

イベントの成功を左右することになります。

 

そういった意味でも、イベントプロデュース会社の選別の見極め方をお伝えいたします。

 

①会社の理念がしっかりとしている
この点はイベントプロデュース会社に限らず、どのような会社でも必要なことです。
その会社の目指すところや、目的、何を得意としているのかといったことを明確にす
ることで、利用者への的確な訴求が可能となります。

②実践がある
いうまでもありませんが、実績があるということはそれだけ利用者に支持されている
ことであり、依頼した内容に対して満足しているということになります。またリピー
ターの存在も、その会社の業績を裏付ける客観的な判断材料にもなります。

③情報発信を、情報開示をしっかりと行っている
その会社のホームページなどで積極的に情報開示を行っているという点は、有効な判
断材料になります。それだけアクティヴな会社であり、自信の表れであるともいえま
す。

④見積もりや相談など手軽にできるようなアプローチをしている
利用する側への配慮が行き届いている会社には、イベントを依頼してもその精神がき
ちんとイベント参加者にも反映されます。それはクオリティの高い業務を行ってくれ
る信頼性へとつながります。

 

関連記事:【実績報告】全社員が集まる今日だからこそ、最高の1日にしよう。想いの詰まった全社イベントとは。

関連記事:成功するイベントのマニュアル作成のポイント。社内イベントの人員配置を理解しよう。

 

社内イベントはコミュニケーションの場

 

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社内イベントは、社内のコミュニケーションの質を向上させたり、チームワークの醸成。

愛社精神やロイヤリティなどを向上させる一つの施策に当たります。

このイベントは、「何故行っているのか?」「何を成し遂げたいのか?」

次のステップではどのような世界を描いているのかを考えることがとても大事です。

 

社内イベントを開催することで、何が動き出し、何がちょっと変わるのか?

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