ポイントを抑えて社内イベントを成功させよう!失敗しないイベント作りのコツ


社内イベントの担当者の皆さま。

自分の担当するイベントを成功に導きたいと思いますか?

 

失敗させたくない・喜んでもらいたい・価値のあるものにしたい。

こんな思いを持つことはごく自然なことだと思います。

しかし、初めてのイベントの担当者になった場合、前任の担当者から引き継いだばっかりなど、

何から手を付けて良いのか分からないなどという困ったこともありませんでしょうか?

社内イベントを企画し動かしていく為には、いくつかポイントがあります。

今回は企画を進めていくうえでの押さえどころをポイントとしてまとめさせていただきました。

 

何はなくとも目的の明確化

当然といえば、当然かもしれませんが、目的は明確にしましょう。

目的無きプロジェクトは虚しいものです。

目的無きイベントも悲しいものです。

 

このイベントは何故開催するのか?

このイベントはどんな課題解決のアクションなのか?

経営陣はこのイベントに何を期待しているのか?

会社全体にもたらす効果は何なのか?

 

こんなことをしっかりご担当者ご自身でまとめていきましょう。

きっと、イベントの骨格が見えてきます。

 

例えば、課題感はあるが、どんなイベントを開催していくことが、価値があるのかが分からない時は、

他社の事例などを探ってみるのが良いかと思います。

他社では、このような課題の時にどのようアクションを行っているのか?

その辺りにぼんやりとした答えなどが見つかってくることがあります。

イベント会社には、多くの事例が保有されている所がありますので、一度聞いてみるのもコツの一つです。

 

年間スケジュールを立てよう

目的が決まり、やりたいこともある程度見えてきた段階では、

年間のスケジュールをまず引くことをお勧めします。

社内イベントの年間スケジュールを考える時のポイントは、実施タイミングです。

 

他の部署が主催するイベントとの兼ね合い。

営業部隊の繁忙期のタイミング。

社内キャンペーンなどのスケジュール。

 

一度会社の社内のスケジュールを全部確認したほうがより受容度の高いイベントを作ることが出来ます。

営業部隊が忙しいタイミングに、的外れな計画を打っても現場を巻き込むことはできません。

社内イベントは適切なタイミングで開催するからこそ価値があります。

様々な部署の情報を集めて、年間スケジュールを確認していきましょう。

場合によっては、キャンペーンの表彰などを絡めたり、シナジーを生むこともできる可能性があります。

イベントの価値を上げる事になりますので、

社内稟議も通りやすくなりますね。

それらを考慮して開催日の確定を行いましょう。

 

開催日が決まったら、事前企画の検討

社内イベントの開催日が確定したら、次に告知のタイミングや社内リリースの仕方、

必要であれば社内研修のタイミングや発信ツールなど事前の計画を考えましょう。

企画段階では、ざっくりでもいいかもしれませんが、大体この時期に何をやるのかは

考えておかないと、企画が成功することはありません。

どんなイベントも同様ですが、参加する社員の方々が楽しみにしている状態をいかに作れるかが大事です。

ワクワク感を作ったり、期待感を醸成させることがイベントの価値を上げていきます。

 

会場を探そう!

企画の大枠が決まったら、いよいよ会場探しです。

会場を早い段階から抑えていくことが、社内イベントを成功させる最大のポイントです。

良い会場は、早めに埋まります。

特に都内のアクセスのよい会場や競争率の高い会場は、1年前から埋まることも多くあります。

早い企業様は、今年のイベントが終わった瞬間に来年も取る事も多くあります、

つまり、どんどん埋まっていくのです。

また、会場が決まると、その他費用も算出しやすくなります。

会場費が決まりますので、総予算から会場費を引いた額が企画やコンテンツに使える費用となっていくわけです。

適切な予算計画を立てる為にも会場は早めに抑えていきましょう。

会場を制するものは、イベントを制すると言うほど会場選びは重要です。

しかし、会場探しは結構大変です。

沢山の候補の中から、一つの会場を選ぶことになりますので、以下に情報を集めることが出来るかがカギです。

関連記事はこちらから

 

会場探しに関しては、こちらの記事をご確認ください。

 

イベントの具体的な制作はいつからやればいいの?

社内イベントはよほど大がかりではなければ、一般的な制作期間は3ケ月と言われています。

企画の大枠が決まり、事前の企画が動き、当日のイベントの作り込みを始めるタイミングが3ケ月です。

3ケ月あれば、大体の企画は実行に移れるのではないかと思います。

過去の経験上にはなってきますが、3ケ月を切ってくると、若干制作のスケジュールに無理が発生したり、

確認の時間が減ってしまったりと粗さが目立ってきます。

気を付けましょう。

 

イベント会社を使うという選択

最後に、イベント会社を使うという選択についてご紹介させて頂きます。

社内イベントを成功させるポイントとして、イベント会社を使うという方法があります。

社内で全て完結させている業務をアウトソースさせることで、よりクオリティを上げる。

これがアウトソースの効果です。

色々効果はあると思いますが、もう一つのアウトソースの効果として業務時間の削減です。

 

イベントの準備や制作業務は、日頃行う業務とは全く違う仕事であり、

不慣れなことも多くあります。また年に1回とかしかやらない業務だと、どうしても型化しずらかったり、

忘れてしまっていたりもします。

そうすると、本来1時間でできる仕事が2時間、3時間とかかってしまいます。

祖のご担当者の時間数を見えないコストとしておくか、コストを見えるかしてアウトソースを検討するかが

一つのポイントです。

アウトソースを検討する際には、必要な考え方ですので、一度ご自身の業務時間を計測してみるのも

良いかもしれません。

弊社が行った調査では、アウトソースした方が費用対効果は高いと出るケースも多くあります。

お困りの際は、是非ご相談ください。

 

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GROWSでは、「会社行事.com」という、社内イベントの企画コンテンツサイトを運営しています。

是非、こちらも併せご覧ください。

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社内イベントサポートの申込みの流れ

①お問い合わせフォームよりご連絡ください3。
弊社営業担当よりご連絡させて頂きます。
②お打ち合わせ
御社の抱える課題感、悩み事なんでも聞かせてください。
③ご提案
お打ち合わせ内容を基に企画書を作成させて頂きます。
御社の課題を解決する企画をご提案いたします。
④制作
お打ち合わせ内容を基に、企画制作をサポートさせて頂きます。
定期的にお打ち合わせやお電話、メールでのコミュニケーションを
取りながら、進めていきます。
マスターのスケジュールに基づいて制作を進めていきますのでご安心ください。