企業イベントは受付で決まる?! 参加者を納得させるイベント接客の心得


企業イベントは、それが社内向けであれば会社へのエンゲージメントの向上や

組織内の親睦といったことを目的とし、社外向けであれば企業イメージの構築やPRといった

認知ということを目的としています。

そのどちらも共通することは、そこに訪れる参加者にとってワクワクするものであり、

期待できるものである、ということでなければなりません。

たとえそれがある程度予想がつくような内容のイベントであったにせよ、

会場の入り口に立った参加者に興奮を起こさせるようなものであることで、

イベントのインパクトを提供することができます。

 

●受付の重要性

 

イベントの受付は、ある意味か会社や家の玄関であり、看板に相当します。

企画側と参加者が遭うこの受付では、期待と興奮が少なからずありますので、

それを損なうことなく主催者の第一印象を良いものとして植え付けてもらう必要があります。

社内向けイベントであれば、日ごろと違う一面を主催者と参加者が見せ合うことになりますので、

つつがなく明るいイメージで対応することが必要ですし、これが社外向けのイベントであれば

受付で第一印象がほぼ確立されてしまうといっても過言ではないでしょう。

さわやかさ、気品、スムーズな対応・・・これらは企業イメージを構築するには十分の要素であり、

また企業への信頼や愛着といった距離感を縮める効果もあります。

 

受付に追われて険し表情になってしまったり、

てんてこ舞いになってスムーズな案内ができないなどといったことが起こらないように、

経験や規模に応じては事前に予行練習をするなどの必要もあります。

レジャー施設やホテル、旅館といったところの受付のスタッフを思い浮かべてみてください。

共通するのは、これから始まる先の時間に対して、楽しんでもらう、

くつろいでもらう、というお迎えの意思表示をしていますよね。

 

単にお客さんだからということではなく、そこには「おもてなし」の気持ちがあることが十分に見て取れます。

企業イベントもこの気持ちでお迎えすることで、期待と興奮を後押しすることになります。

 

●イベント会場の誘導

規模にもよりますが、イベントの誘導も参加者の感動を左右する大切な要素であります。

そもすれば忘れがちなことですが、スムーズな誘導は先に来た参加者、

後から来た参加者、その双方にとって安心感を与えます。

 

また受付同様にスタッフに無駄な動きがなく、迷うことなくてきぱきと動いている姿に、

イベントの参加者はイベントの質の高さを間接的に感じ取ります。

イベントそのものの内容はもちろんのことですが、そこに至るまでのスタッフの動きを参加者はよく

観察しているのです。

逆に言えばよく見られていると思って動いた方がいいともいえるでしょう。

 

かといってそれに緊張する必要などなく、自信を持って笑顔でふるまうことです。
その自信と笑顔の裏付けとなるのがイベントマニュアルです。

関連記事:絶対に作っておこう。イベント当日を成功させる運営マニュアルとは。
(イベントマニュアルについては別のコラムで特集しておりますのでご参照ください)

 

誘導は何もイベントの入場の時に限ったことではありません。

休憩時間や退場するときも大切な役目ですので、入ってきた時と

同様に参加者に安心を与えられるように接することです。

●終わりよければすべてよし

何事もそうですが、イベントも「終わりよければすべてよし」です。

無事にイベントが終了するとホッとしてしまいますが、参加者の退場誘導までが大切な接客ですし、

その際のちょっとした雑談や雰囲気を見ることで客観的な成功度合いを知ることができます。

イベントの効果分析をこの段階で急ぐ必要はありませんが、退場していく参加者を笑顔で見送りながらも、

その表情から手ごたえを探ることは可能です。

また関係者へのあいさつや撤収作業の確認といったところまでが本番ですので

「立つ鳥、後を濁ござず」ではありませんが、会場の状態に気を配ることなども行うことも大切です。

 

社内イベントはコミュニケーションの場

 

社内イベントは、メッセージが伝えやすい最高の場面です。

この機会を活用しないことはないので、是非有効活用してみましょう。

GROWSでは、今回ご紹介しきれなかった社内イベントの企画コンテンツを多数そろえております。

是非、企画に悩んだり、もう少しグレードアップさせたいなどのご要望の際には、ご相談ください。

 

GROWSの展開する社内イベントコンテンツサイトはこちらから

 

関連サイト:社内イベント大学

 

社内イベントは、社内のコミュニケーションの質を向上させたり、チームワークの醸成。

愛社精神やロイヤリティなどを向上させる一つの施策に当たります。

このイベントは、「何故行っているのか?」「何を成し遂げたいのか?」

次のステップではどのような世界を描いているのかを考えることがとても大事です。

 

社内イベントを開催することで、何が動き出し、何がちょっと変わるのか?

是非、よく考えて企画してみてはいかがでしょうか?

 

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

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