手順を理解すれば成功確率アップ。初心者のためのイベント企画マニュアル


社内イベントはすでに多くの企業で採用されています。

数人で集まって気軽に行うカジュアルな企画ものから、予算を取って会社全体で行う大規模なものまで多種多様です。

そんな中、イベント企画の担当者に任命されたあなたが、仮にその分野の初心者であったとしても全く心配する必要はありません。

社内イベントの手順をきちんと理解してさえいれば、成功するイベントの企画は初心者であっても決して難しいものではないと断言できます。

●運営側の準備

社内イベントのメリットは、コミュニケーションやモチベーションの向上、そして経営方針や企業のビジョンの共有ということに絞ることができます。

しかしイベント自体はそのメリットを得るための手段でしかありません。
企画運営に注力し開催にまでこぎつけることがゴールではなく、イベントが終了し組織全体にメリットが見受けられることがゴールです。

この点をしっかりと理解して運営側のメンバー全員で共通認識とする必要があります。

そのため運営側メンバーは、立場、職種、年齢、性別をいったジャンルを超えたバランスに配慮した人員で構成することが望ましいと言えます。

多くの視点や考え方、捉え方ができるメンバーで構成企画されたイベントは、満足度の高い結果が得られますし、その分、メリットの効果も大きくなります。

メンバーが招集できたら、次のスケジュールマッピングを作成します。

①イベントで行う内容の企画作成
②全体のスケジュール作成と管理
③参加対象者とイベント会場の確認
④事前案内、PR等告知の準備と作成
⑤イベント当日の準備と確認

イベントのスケジュールマッピングは、イベントマニュアルというものであり、このイベントマニュアルが台本のような役割を果たします。

イベントマニュアルさえあれば、スタッフは誰一人迷うことなく目的の達成に向けて動くことができます。

この段階で大切なことは、イベントを行うにあたってどこまでを自社で賄えるのか?という点を客観的に診断することです。

イベント企画に注力するあまり、本来の業務に支障をきたすようなことがあってはなりません。その場合、イベントそのものをアウトソースすることも選択肢として考えておく必要があります。

もちろん予算の関係もあるでしょうし、日程やイベント内容そのものにも関係してきますので、すべてをアウトソースすべきというのではなく、どこまでが自社で行えて、どこまでがアウトソースすべきか?という境界線を見極めることが大切です。

 

●満足度を高め、効果のある企画にするために

仮にイベントそのものの内容に自信があったとしても、参加する側のことを考えた場合、そう捉えてもらえないケースがあります。

一言でいえば参加する人の負担が大きいくはないか?という点です。

運営サイドとなるとどうしても企画の内容も『運営サイドの視点』となりがちですが、あくまでも参加者がメインであり、主役は参加する社員であることを忘れないでください。

女性が気軽に参加しやすい内容か?
開催時間や場所に不便さはないか?
集団が苦手な社員も参加しやすい内容か?

あくまでもこれは一例ですが、こういった視点を見逃さずに企画をしていくことは、その後の参加率やイベントの効果にも影響を与えてきます。

物理的にも心理的にも、社員の負担が少ない企画を検討していくことがポイントとなります。

また『参加型』の企画であるということも大切です。

経営陣の話を聞くだけというのは、理念やビジョンを伝えるという意味では効果はあっても、退屈に感じたり飽きてしまうという危険性もあります。

経営陣の話の後は、参加型のイベントにするなど、緩急をつけた企画をすることでその問題を対処することができます。

参加する社員が主体性をもって積極的に参加する企画であり、場合によっては先に話した経営陣も社員と一緒になって参加できる企画であれば、なお望ましいことです。

この場合、専門の司会者や映像、音楽、照明といったものも同時に準備することで盛り上がりを後押しすることになりますし、景品や賞といっや準備も一つのアイデアです。

いずれにせよ参加者を退屈させないという、参加者目線をくれぐれも忘れ内容にしてください。

こうして企画ができたら、事前の告知とPR活動です。

参加を確実に確保するとともに、参加者の中に多くの賛同者や協力者をこの段階で選んでいくことも、当日のイベントを成功させるためには大切なことです。

イベントに関心を向けさせ「ちょっと参加してみようかな」とか「こんな機会がなければできないことなので」というような声が聞こえてくるように仕向けることです。

ポスター、チラシ、当日までのカウントダウンを知らせるメールといったような仕掛けは、参加者にとってワクワクとドキドキといった純粋な感情を抱かせることになります。

情報発信をうまく使ってイベントを盛り上げていくことがポイントです。

 

関連記事:イベントアウトソースを有効活用してイベントを大成功させる方法

 

社内イベントはコミュニケーションの場

 

社内イベントは、メッセージが伝えやすい最高の場面です。

この機会を活用しないことはないので、是非有効活用してみましょう。

GROWSでは、今回ご紹介しきれなかった社内イベントの企画コンテンツを多数そろえております。

是非、企画に悩んだり、もう少しグレードアップさせたいなどのご要望の際には、ご相談ください。

 

GROWSの展開する社内イベントコンテンツサイトはこちらから

 

社内イベントは、社内のコミュニケーションの質を向上させたり、チームワークの醸成。

愛社精神やロイヤリティなどを向上させる一つの施策に当たります。

このイベントは、「何故行っているのか?」「何を成し遂げたいのか?」

次のステップではどのような世界を描いているのかを考えることがとても大事です。

 

社内イベントを開催することで、何が動き出し、何がちょっと変わるのか?

是非、よく考えて企画してみてはいかがでしょうか?

 

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

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