社内表彰式の開催に必要な人員体制は?イベント運営にはチームワークは不可欠


「表彰式を開催予定なんだけど、何人くらいスタッフを用意すればいいんですか?」

結構聞かれます。

 

日頃参加者としてイベントに参加していても、意外と裏側でどのくらいの人員が動いているのかを知るのは結構難しいです。

結構多くのスタッフが裏側では動いているのです。

 

ある程度の規模の表彰式を実施していることを想定してご紹介させて頂きます。

 

運営スタッフと進行スタッフ

まず、この2つを押さえておきましょう。

当日のイベントのスタッフとしては、運営スタッフと進行スタッフに分かれます。

 

運営スタッフとは、受付、誘導、お土産の配布など参加される社員、ご来賓などの来場者をケアする役割を担います。

色々な呼び方はあるかと思いますが、運営スタッフというキーワードはまず覚えておきましょう。

 

続いて進行スタッフです。

客席側からは見えないところで動ています。当日のプログラムの進行を担当しています。

イベントを円滑に進める役割を担っています。

 

運営スタッフ

◇受付

当日の受付業務を担当します。参加者名簿をチェックしたり、クロークを案内したり、ご来賓にご挨拶したりと、多くの業務が発生します。

イベントの顔でもあり、最初の関門とも言えます。受付で躓いてしまうとそのあとのプログラムの進行にも影響してきますので、人員配置などは

厳選して行いましょう。イベントの運営においてはとても重要なポジションです。

 

◇誘導

場外誘導、場内誘導とポジションによって呼び名が変わります。

場内誘導は、受付後などの会場内のお席の案内や、前に詰めてもらう際などの誘導がメインとなります。

場外誘導は、会場まで道に迷わずに来場いただくためのスタッフです。案内板などを持って頂き各街灯になってもらう役割などを担って頂きます。

 

◇VIP・ご来賓対応

イベントには、多くの方がご来場されます。

VIPなどの対応が発生しそうな場合には、別途人員をご用意し配置することをお勧めします。VIPの対応は気を遣うことが多く、確認事項も詳細になります。

また特別にご用意する物品なども発生するかもしれません。

 

◇庶務スタッフ

ポジションにははまらず、ある程度自由に動けるスタッフも可能であれば用意しましょう。

なにかと割り切れない業務は当日発生しやすくなります。

 

◇運営ディレクター

運営のスタッフを統括します。各ポジションスタッフへの指示だし、備品の設置確認などを専属で責任をもって担当してもらいます。

開催規模に合わせて人数の配置を考えていきましょう。

 

進行スタッフ

◇進行ディレクター/舞台監督

呼び方は様々ですが、当日のプログラムを落とし込んだ進行台本に沿って舞台上を管理します。まさに本番日の司令塔ともよばれる存在です。

時間管理だけでなく、各演出のタイミング、クオリティを責任をもってコントロールします。

進行ディレクター次第でイベントの良しあしが決まると言っても過言ではないかもしれません。

 

◇アシスタントディレクター

ステージ上のマイク出し、テーブルのスタンバイなどプログラムに合わせて舞台上をさばきます。

ディレクターの指示に合わせて舞台をきれいに整えていきます。

阿吽の呼吸が求められます。

場合によっては司会者についてタイムキープをしたり、登壇者をアテンドしたりと活躍の幅広くあります。

 

◇登壇者管理

可能であれば、ご用意しましょう。登壇者が袖に控えているかを確認する役割です。

定刻になったのに、登壇者が来ていない!大ピンチです。そのようなピンチを起さないためにも・・・

 

◇テクニカルスタッフ

ディレクター陣と同じくらい重要なポジションを担うのがテクニカルスタッフです。

音響、照明、映像とイベントを構成する要素のテクニカルな部分を一手に引き受けます。

進行ディレクターの指示に合わせて各機材のオペレートを行って頂きます。

プロが入るケースが多いので、専門的な要素がかなり多くなるポジションです。

 

最後に

一つのイベントを成功に導くには、多くのスタッフのチームワークが必要です。

そのチームワークの土台となるものが運営マニュアルと進行台本です。

 

参考記事:公開!プロのつくる極秘社内イベントマニュアルを見せちゃいます!

 

スタッフが一人かけてもイベントは成功しません。

スタッフ全員が目的に向かって最高のステージを演出していきましょう。

 

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

 

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