イベント本番間近には、バタバタと企画が決まり各所からの連絡も頻繁になります。社内がバタバタすることは良くあります。そんな時に事故トラブルは発生するものです。

今回は、社内イベント置ける準備物について解説させていただきます。イベントは準備が9割といわれるほど事前の準備ですべてが決まりました。細かいところまでスタンバイしておくことで、当日の作業が減ったり、バタバタ感を解消できます。是非参考にしていただければと思います。

イベントに不可欠なものは情報と物と人とコンテンツ

イベントの運営に必要なパーツを大きく分類すると、「情報」「物」「人」「コンテンツ」に分けることができます。

情報とは、当日のスケジュールだったり、進行表だったり運営するにあたっての必要な決め事です。これらの決め事は当日の運営においてとても重要です。

人とは、スタッフです。当日の司会者から音響操作や照明の操作をするスタッフに至るまでイベントには多くの人が関わります。それらのスタッフ業務にあたる方を刺します。

コンテンツとは、映像やPPTデータなど制作したものになります。プレゼン資料などもこれに当たります。

そして最後に物です。物はイベント会場で用意してもらうもの、自分たちで持ち込むもの、外部に手配するものに大きく分類されます。物がないとどうしようもなくなってしまいますので、準備はとても重要です。抜け漏れをなくすために物の準備は段取り良く進めていくようにしましょう。

社内イベントにおいて備品準備が大切なポイント

まず物がないとイベントを進めることができせん。例えばステージ上にマイクがなかったら話すことができないのと一緒で、表彰状がなくては表彰式を行うことはできません。必要な備品をしっかり擁していくことで安心してイベント運営を行うことができるのです。

無駄買いしないようにリスト化しよう

必要な備品をリスト化しましょう。目録は何個必要なのか？クラッカーは何個発注するのか？細かいのですが、各備品の必要個数の洗い出しを行いましょう。イベント本番日に備品が足りない！となりコンビニに走る！そんな経験ありませんか？事前に発注しておけば抑えられたコストが無駄に発生してしまいます。

是非、事前の備品のリスト化を行い、無駄買いのないようにしましょう。リスト化のポイントは台本や進行表を見ながら各シーンごと必要な備品を洗い出していくことです。

このシーンではステージ上で何を使うかな？マイクは何本いるかな？などと計算していくと抜け漏れを防ぐことができます。

設営時間を効率的に！

イベント本番日の設営時間は限られています。限られた時間の中でリハーサルを行ったり、司会進行の確認をしたりとバタバタと準備が進みます。

その環境下で設営時間を過ごしますのでできる準備は事前に行っておきましょう。設営時間を効率的に使うことが社内イベントを成功に導くポイントです。結果会場費の削減に繋がったり、全体の満足度にも影響してきます。備品一つと侮ることなくしっかり準備していきましょう。ペンが1本足りない！といって人が買いに行くのは非効率です！

備品の外部手配のポイント

自社の備品以外に、外部手配する備品もあります。例えば表彰式であればトロフィーを外部手配することもあるかもしれません。またステージ上の造作や企画で使用する備品など外部手配し直接会場に配送していただく事があります。

その際の注意点を解説いたします。

まず、基本的に外部会場の荷物の受け取りには基本ルールがあります。多くの場合荷物の受け取りは予約日の前日からが一般的です。あまり早く納品しすぎても会場が受け取れないこともあるので納品日は指定で送るように心がけましょう。また大きな会場の場合荷物が行方不明になってしまうリスクもある為、催事名・社名・会場担当者名・本番日などの記載を忘れないようにしましょう。割れ物や壊れるものが入っている場合も要注意となります。

過去の事例としては、大型ホテルで開催したイベントで発送した荷物がほかのイベントに紛れてしまっていたなどという事故もあります。是非ご注意を！

まとめ

今回は、社内イベントの備品について記載させていただきました。イベントには多くの人が関わります。そしてたくさんのものを用意し管理しなくてはなりません。イベントを成功させるためには一つ一つ抜け漏れなく確認することが必要になります。どれか一つでも欠けていると思い描くイベントにはならなくなってしまいます。

当日のバタバタ感をなくし、安心して本番を迎えることのできるように備品準備は念入りに行うようにしましょう！

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