面白い社内イベントを企画したい。担当者なら一度は思うはずの思いですね。

良い企画アイデアが浮かぶこともとても大事なことなのですが、実は社内イベントの企画上手な方は、

頭の中で当日までのフローが頭に浮かんでいます。

もしくは、タスクまでぼんやり描けている人もいるかもしれません。

最終的には、整理されたタスクをそれぞれの役割のスタッフに割り当て、準備進め、当日を円滑に進行

させるという訳です。

今回は、実際に開催するにあたってどんな工程が必要なのかをご祖父会させて頂きます。

①まずは、目的を決めましょう

社内イベントを企画する時に、一番大事なことは、何をこのイベントを通じて解決していきたいのか。

という課題設定が一番大事です。

闇雲に開いた社内イベントは、最初の1回はいいかもしれませんが、後々続きません。

これは、様々な企業様と関わらせて頂き、常に思います。

そこで、考えるべきポイントは、まず現状把握です。

社内イベントの主な趣旨は、①社内コミュニケーションの活性化②会社の方針、ビジョンの共有③賞賛

他にもあると思いますが、この辺りが多くあります。

そうすと、今自社の社内コミュニケーションの状況はどうなのか？会社のビジョンの共有度はどのくらいなのか。

どういう施策を打っているのかなど、一度棚卸をしてみることをお勧めします。

次にやることは、それぞれについて、同ありたいのかを描きましょう。

私たちの会社は、どうありたいのか。を描かずに社内イベントを開いても、本来の力は発揮されません。

自然と、現状とありたい姿のギャップが見えてくると思います。

そこに課題があり、その課題を解決するからこそ、社内イベントに価値が生まれてきます。

また、社内イベントは一過性の物ではなく、文化です。

1回、2回で何かを変えることは難しく、何年もかけて、その価値は磨かれていくものです。

是非、スタート地点がぶれないように、しっかりと最初の設計を考えてみましょう。

②次に企画です。

具体的に、その課題を解決する手段を企画に落とし込んでいきましょう。

まずは一度、大きな風呂敷で考えていくことをお勧めします。

実際には、予算の制作もあるかもしれません。制作準備期間等の時間の問題。人的パワーの問題など。

様々あるでしょう。

しかし、まずはアイデアを広げてみることをお勧めします。

社内イベントは投資です。長期的観点の中、投資価値があるのか、どうかは企画担当者の本気次第だと思います。

是非、企画部分は時間を取って、考えてみましょう。

例えば、弊社のようなイベント会社に相談してみるのも一つのアイデアです。

③つづいて日程、時間を決めましょう。

②でご説明した制作条件ともいえる部分で日程、時間を決めていきましょう。

全国展開している企業様などの場合は、全員が集まれる日程や、社長の日程はもちろん。

会場の空き状況なども影響してくる場合があるかもしれません。

経営陣のスケジュールの関係で、先に日程が決まってしまう場合もあるかもしれません。

その時はそれが前提条件としてイベントを企画しないといけません。

日程、時間、合わせて会場も先行して動くようにしましょう。

④プロジェクトチームを編成する

社内イベントを実施しようとすると、様々な社内調整が発生します。

それらを一人でやりきろうとしてもなかなかの業務量となり、イベントの制作進行が遅れがちです。

それらを解消し、円滑に準備企画を進められるように、社内横断型のプロジェクトチームを作成することを

お勧めしています。

各セクション毎の担当者に集まり頂き、各タスクの割り振りを行い進行を行っています。

ただ、あまり人数が多すぎても決まらなくなりますので、規模にもよりますが、10名以内がお勧めです。

また、社内だけでのパワーでは足りない場合には、イベント会社に相談してみるもの、おすすめです。

最近は、働き改革の流れもあり、社内イベントをアウトソースﾙ企業様も増えてきています。

アウトソースのメリットはこちらから

⑤運営マニュアルを作成していこう

このフェーズまで来ると、かなり細かいタスクが割り振られ、プログラムの詳細も決まってきていると

思います。

イベントの冒頭から、最後までをイメージし、運営マニュアルにまとめていくことをお勧めしています。

主に、当日に必要な備品関係の洗い出しや会場の設備の確認、当日のプロジェクトチームの役割分担。

機材など必要なものの外注手配。

当日に、テーブルが足りない！などとなると大騒ぎになります。

事前に何がどれくらい必要なのかを洗い出し、設計することで当日のトラブルをは回避できます。

GROWSでは社内イベントのマニュアル制作のサポートも行っています。

ご興味のあるご担当者様はご相談ください。

絶対に作っておこう。イベント当日を成功させる運営マニュアルとは。

いかがでしたでしょうか？

社内イベントは、いつもの仕事以外に仲間と会話をしたり、共有、共感したりする大切な時間です。

また、全社員の大切な時間を使います。

そのイベントの価値を高めるためにも当日の良い運営はもちろん、そもそも何がしたかったのか？

の最初の設計がとても大事となってきます。

会社にとって未来に残る社内イベントを設計してきましょう！

GROWS

GROWSでは、「会社行事.com」という、社内イベントの企画コンテンツサイトを運営しています。

是非、こちらも併せご覧ください。

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