社内イベントの見積もりはわかりずらい？

社内イベントを初めてアウトソースしようと思ったときに、イベント会社から見積もりが上がってきます。

その見積もりを見てもちんぷんかんぷん。この状態意外と多いのです。

この金額は何の金額なのかがわかりずらいも多いですし、機材の金額なども、この機材は何に使う機材なのかがわからない為、

使うのか使わないかの判断が効かないようなケースも多々あります。またイベント会社様によって見積もりの項目の作り方も違うため

一概に横並びでチェックすることも困難だったりします。同じ項目であったりしても機材のスペックが違うなどもありますので細かくチェックは必要になってくるかもしれませんね。

特に金額の部分は社内の稟議でも必ず突っ込まれるポイントでもありますので、担当者としてしっかり理解しておく必要があります。

理解するために一番手っ取り早い方法はイベント会社さんにしっかり質問をしましょう。

わからないことを聞くことは恥ずかしいことではありませんので、まずは聞くことが第一です。社内イベントでアウトソースするケースは年で何回もないと思います。レアな仕事なので知見を高めることは困難な場合が多いので、しっかり対応していただけるイベント会社を選ぶのもポイントです。

 

実はイベント会社にも種類がある。

イベント会社とひとくくりにいっても、実はいくつかの種類・得意不得意な領域に分かれています。それによって見積もりの金額もかなり差が出るのです。しっかり今頼んでいるイベント会社はどういった立ち位置のイベント会社なのかを理解しておくことが大事かと思います。業界的にも代理店的な立ち位置の会社やコンサルティング会社がやっている場合など色々なパターンがあるので確認が必要です。もちろん代理店の良さもコンサルティング会社の良さもあるので、その部分を理解したうえで依頼していくことが望ましい状態になります。

例えばの例です。あるイベント会社は自社でイベントの制作部門は一切持っていません。制作部門とは実際にイベントを作りこんでいく手足な部分です。こういった営業会社のような場合、イベントの制作に関しては外注に頼っています。外注していますので金額も高くなりやすくなります。また自社で制作部門がいない会社ですと、ちょっとした修正や変更の指示も外注先に届くまでに時間がかかったり、指示が行き届かなかったりのリスクも発生します。一部外注している会社などもあり、良し悪しですがしっかりと見極めることが大事です。

私たちは、イベント業界の中でも稀有な存在です。自社でコンサルティング機能・制作機能を持ち合わせています。つまり安価でスピーディーに良い企画をお届けする体制が整っています。今回はある表彰式のイベントの見積もりを公開させて頂くことで、自社の見積もりと比較検討していただければと思います。もちろん企画内容によっても違いますし、その時のタイミングでも単価が違ったりしますのであくまでも目安としてご覧いただければと思います。

 

お見積り表紙

今回ご紹介する表彰式は、300名様ほどの会社様でした。全社員の集まる１にちだからこそより良い日にしたい。そんな思いの中ご相談をいただきサポートさせて頂いております。初めてのアウトソースということもあり予算の確保も含めて色々とご尽力をいただきました。お見積りの項目は各イベントによって変動しますので、今回のイベントに限っての場合でご紹介させていただきます。

 

企画制作関連費

企画制作とは、イベントの全体かかる企画や準備にかかる費用になります。こちらの場合ですと、イベントで何をやるのかの企画設計から当日の運営を滞りなく実施できるような体制を作るための運営マニュアルの作成、表彰式の舞台などを進行させる進行台本やＢＧＭの作成、スライドの制作などが一式入っている状態です。こちらの項目は、ある程度の規模感でのイベントでは必須な項目となってくる場合があります。各イベント会社によって表現の違いはあれど概ね同じことを言っている場合が多いと思います。

 

機材関連費

こちらはイベントに使う機材関係の費用です。この項目は何を使うかで大きく金額が変わってきます。また時期によって機材の稼働が高い時期は金額も上がったりと時価のような時もあります。例えばプロジェクターは会場に常設物を使うのか、少し良いものを持ち込むのか。社長のプレゼンの時に返しのモニターは設置するのか？など細かい設計を行っていくと必要な機材が洗い出されていくという形です。もちろん会場に機材が充実している場合には会場の設備ででも大丈夫な場合もたくさんあります。ここはプロに任せ、出てきた見積もりに関してしっかりヒアリングしていくことをお勧めいたします。

 

映像・コンテンツ費

オープニングの映像を上映したい。ピンスポットで登壇者を演出してあげたい。エンディングでみんなを感動させたい。など進行にプラスアルファをしていく項目です。この部分にどれだけ予算が避けるかは企業様によって大きく幅がありますので、是非ご検討いただきたい部分です。この部分の充実は表彰式全体のクオリティを上げたり、価値を上げていくポイントになることが多いです。

 

運営スタッフ人件費

イベント本番日のスタッフの人件費に相当します。こちらの金額も役割分担によって大きく変わってきます。イベントの本番を進行する上で必要な人数を割り出し、適材適所な配置を設計していきます。実施する会場によって会場付きのスタッフがいたりする場合もありますので各イベントごと設計が必要になります。音響や照明、映像を管理するテクニカルなスタッフから舞台進行を管理する進行ディレクターなど誰が何をやるのかがわかりずらい時には、是非イベント会社に聞いてみることをお勧めします。

 

 

ある表彰式のお見積りを公開させていただきました。

いかがでしたでしょうか？今回公開させて頂いたお見積りはあくまでの事例となっております。各状況に応じて内容が変わってくる部分も多くありますので、参考にしていただければと思います。私たちＧＲＯＷＳでは年間100件の社内イベントをサポートさせて頂いております。多くのクライアント様と一緒に企画を立案し実行し振り返りをし、また次回に向けて改善をするというサイクルを常に回しながらより良いイベントつくりを行っております。もしご興味のある企業様は一度ご相談くださいませ。

 

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

 

 

GROWS