社員総会の担当者になりました！

何からやっていいのか？わからない！

今回は、その分からないを私たちGROWSが解決します！

GROWSは、年間80件以上の社内イベント実績

最初に、弊社の紹介を少しだけさててください！私たちは社内イベントをきっかけに社内コミュニケーションの活性化・組織文化づくりをサポートさせて頂くイベント会社です。大手企業様からベンチャー系企業様まで多くのクライアント様のサポートをさせていただいております。

全社総会/社内表彰式/キックオフイベント/コンテスト/運動会/懇親会/謝恩会/などあらゆる規模感の実績がございます。是非イベントの際にはお声掛けくださいませ！

社員総会とは！？

まず、社員総会と聞いて、イメージするものはありますか？既に会社の文化として開催事例がある場合には、イメージするものが具体的かもしれません。逆に初めての開催です！という場合には前例がない中で設計する必要があります。その場合わからないことだらけで何からやっていいのか？となってしまうかと思います。

今回は、そんな担当者様の為にも社員総会を解説していきます！よろしくお願い致します。

社員総会の考え方

社員総会は、従業員が一堂に集まり会社の方針を共有したり業績の確認、高い業績を達成された方の表彰を行うなど様々な企画が催されます。

最近では従業員のエンゲージメントの向上や、インナーブランディングなどを意識した企業も多くあります。社員総会は、わかりやすく社風や風土を醸成しやすく従業員同士のみゅにケーションを生み出す場として開催されています。

こちらは、youtubeに公開されているサイバーエージェント様の事例です。表彰式がメインになっていますが、イメージは掴みやすいかと思います。

最近の社員総会はでは、一方的なプレゼンテーションだけでなく、参加者と登壇者でコミュニケーションを取るような参加型の企画や、懇親会もセットし、よりエンタメ色を強くする企業も増えてきています。

私たちにご相談いただく企業様も、かなりバラエティに富んでおり各社様色々な企画を実施しています。そしてオンラインも活用しながらハイブリッド型の開催も増えてきており他拠点間の連携や在宅勤務の方かも参加できるような仕立てなどが実施されています。

社風を伝えるという点では、敢えてyoutubeなどに内容を公開しブランディ具の一環として活用されている企業もあります。社員総会の2次利用的にはとても効果的な事例です。

こちらのOWNDAYS様の事例はわかりやすいかもしれませんね！

社員総会の目的は何だろう？

社員総会の目的は、ほぼ以下の点に集約されてきます。

• 企業文化づくり
• チームビルディング/組織コミュニケーション
• 方針の共有
• エンゲージメント向上
• など

主に上記目的に集約されます。ただこの項目以外にも企業によって大切にするものが違うケースもありますのであくまでも参考にしていただければと思います。そしてこれら目的を達成するために社員総会を行うわけですが、ただそれぞれを羅列コンテンツにしても結果は出ません。

企画に濃淡をつけたり、配分する時間も調整したりと参加する従業員の皆さんの現状のステイタスもしっかり理解したうえで企画していくことが大切です。濃淡の付け方としては、スピーチ1本勝負の企画寄りは、映像を交えたり、ステージ上でのパネルトークを展開したり、ゲストスピーカーをお招きしたりと企画に変化を付けていくと、より参加者に情報を届けることができます。

特に表彰を行う際には、受賞者がなぜ受賞されたのか？評価ポイントをプレゼンテーションにしたり、映像にまとめたりとより深堀の企画を追加していくと表彰式全体の価値が向上していきます。

社員総会のよくある課題感

社員総会を行う際の課題感を整理させていただきます。特に多く課題感としてあげられる内容をピックアップさせていただきました。

課題感

マンネリ化を起こしている	マンネリ化は一番起こりうる内容です。特に年に1回の企画などの場合、同じコンテンツになりがちです。ステージの装飾に変化を付けたり、映像に変化を付けたり、企画に双方向性を持たせたりなど工夫を行いマンネリ化を防ぎます。
コミュニケーションが活性化されない	比較的歴史のある企業様に多い傾向があります。一方通行の企画になりやすく参加者同士の交流要素が少なくなりがちです。懇親会をセットしたり、懇親会に企画要素を入れていくとコミュニケーションが活性化されます。
満足度が上がらない	参加者の満足度が上がらない要素としてはマンネリや表彰の納得感・コンテンツの斬新さなど様々な要素が含まれます。今年より来年、と常に結果を数値化しフィードバックしていきましょう。
運営が大変	社員総会の運営は、プロジェクト的に動くことが多く他部署との連携・外部との連携も多くなります。いつも以上にコミュニケーションが必要になったり、毎回チーム編成が変わる難しさもあります。

解決手段は無限大

課題を解決するソリューションは、実はたくさんあります。前述させていただいたハイブリッド化のイベントはその一つの解決手法です。またコミュニケーション活性化の為に企画を追加したり、WEBツールなどを使うことで参加感を醸成したりなどと選択肢の幅は実は広がっています。

参考事例

【表彰式・懇親会】スマホのスワイプから始まるコミュニケーション！LIVECANVASの実力を解説

受賞者全員集合！全員の顔を知ろう。コミュニケーション顔ビンゴのある表彰式を開催！

社員総会で準備すること一覧

社員総会を開催するためには準備することが盛りだくさんです。まず初めにやるべきことを整理させていただきました。

①企画骨子/開催方法/予算/対象者など設計	まず何はなくとも企画骨子が必要です。オンライン開催なのか・ハイブリッド型なのか。対象人数はどのくらいで予算はどのくらいにするのか？ など目的も含めて企画の骨子をまとめます。
②会場の選定	企画を実現できる会場を探します。会場は無数にありますが意外と候補となる会場は少ないのが現実です。特に人気の会場はすぐ埋まってしまいますので動き出しはお早めに！GROWSは会場選定のサポートをも行っていますのでご相談ください。
③プロジェクトチームのアサイン	今回の企画を共にする仲間を集めましょう。社内チーム・社外チームの編成を組みます。特に大掛かりな場合はGROWSのようなイベントチームに協力してもらうことも検討の一つです。企画の協力から行えますので、一度検討してみることもおすすめします。 社内チームの編成時には各承認も必要になると思いますので早めに動きましょう。
④プログラムの作成	企画をより立体的にするためにプログラムを時間軸に落としていきます。どの順番で何をやるのか？より企画を立体的にしていく作業です。 社内調整なども発生してきます。
⑤制作	台本・運営マニュアル・投影スライドやBGM・映像など必要なコンテンツの制作を行います。製作期間は最低2か月くらいは用意した方が安心して準備できると思いますのでゆとりを持ったスケジュール設計をしましょう。
⑥社員への告知	よきタイミングで社員への告知を行っていきます。ティザー広告のように少しずつリリースも良いですし、メルマガなどで配信など事前の告知の部分から企画は始まっています！
⑦リハーサル/本番	いよいよ本番前です。本番前にはリハーサルを行いしっかり準備を進めます。リハーサルの段取りも決めておく必要ありますので本番と同じくらい緊張感があります。

まとめ

今回は社員総会の何からやっていいの？を解決すべくご紹介させていただきました。まずは目的をはっきりとさせ、対象者や予算など全体骨子をまとめるところから始めましょう。きれいなパワーポイントを作る前にワードなどで要素を洗い出しベタ打ちでも整理するとその後の企画を立てやすくになります。

私たちも企画を立てる際には、いきなりパワーポイントを作りこむのではなくまず全体骨子の整理から入ります。目的や諸条件まで整理したうえで企画に入ると全体感をとらえた企画書が出来上がっていきます。料理上手はまず作業台を綺麗にし、食材をしっかり並べるところから始めるそうですよ！

社内イベントの課題解決と企画提案ならお任せください

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

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