社内イベント担当者向け｜外注すべき業務・内製すべき業務の分け方。具体的タスクをご紹介

社内イベントは、思想まで外注しても、実装まで抱え込んでも機能しません。目的やメッセージ設計は社内で握り、専門性や当日運営は外部の力を借りるのが現実的です。判断基準は影響度・専門性・資産化の3点。分業を構造的に設計できると、イベントは単発で終わらず、組織のストックになります。

外注がいいの？内製がいいの？どちらがいいのかわかりづらいですよね。何が向いているのか向いていないのかを解説していきます！

社内イベントの担当になると、最初にぶつかるのが「どこまで自分たちでやるのか」という問題があります。予算も限られている。人手も十分とは言えない。それでも、失敗は許されない！

そんな葛藤の中、ご担当者の方は社内イベントに向き合っていると思います。

外注するべきか、内製でやり切るべきか。
この判断を誤ると、当日のイベントの出来栄えだけでなく、担当者ご自身の負荷や参加者からの評価にも大きく影響します。

これまで多くの企業の社内イベントに伴走してきた立場から言えるのは、正解はひとつではないということです。ただ、判断の軸はあると思います。
この記事では、思想と実務の両面から、外注と内製の分け方を丁寧に整理していきたいと思います。

なぜ「全部外注」「全部内製」は難しいのか？

まず前提として、極端な選択はあまり機能しないと思います。
全部外注にすると、確かに安心感はあります。しかし、どこか借り物のイベントやパッケージになることが少なくありません。構成は整っていても、自社らしさが薄く、参加する社員の心に残りにくい。そんなケースがあるのではないかなと思います。

一方で、全部を内製でやろうとすると、今度は担当者が疲弊します。音響や映像の専門知識、当日の進行管理、トラブル対応まで抱え込むと、本来注力すべき「目的設計」や「メッセージ整理」に時間を割けなくなります。結果として、当日の運営のバタつきなどが目立ってしまい評価が下がってしまいがちです。

社内イベントは単なる催しではありません。組織の価値観や方向性を共有する場です。だからこそ、思想まで外に出してしまうのも、実装まで抱え込むのも、どちらもバランスを欠いているように思います。

大切なのは「どこを自社で握るか」を明確にすること。ここが曖昧なまま外注の話を進めると、後悔が残ってしまうかもしれません。

制作と呼ばれる準備が始まってしまうと修正が難しくなります。なるべく早い段階で役割分担をすることをお勧めします！

内製すべき業務はコレ！思想や思い

内製に向いているのは、会社の背景や文化を理解していないと設計できない部分です。これは効率の問題ではなく、質の問題です。

たとえば、イベントの目的設定。
「盛り上げたい」では足りません。なぜ今このイベントをやるのか。誰にどんな行動変化を期待しているのか。この整理は、社内事情を理解している担当者だからこそできる仕事です。

また、表彰式であれば「誰を表彰するか」以上に「なぜその行動を称えるのか」を言語化する必要があります。そこには会社の価値観が表れます。ここを外に丸ごと任せてしまうと、どこか一般的なストーリーに収まってしまいます。

さらに、登壇者の選定や社内調整も内製が望ましい領域です。部署間の関係性や過去の経緯を踏まえた判断は、社内の人間にしかできません。

内製の役割は、イベントに「自社の文化」を乗せることです。
時間がかかっても、ここは自分たちの手で設計する価値があると僕は考えます。

外注を検討したい領域はコレ！｜専門性と安全性

一方で、外注に向いているのは専門性が求められる部分です。イベントは本番一回の勝負でもあります。機材トラブルや進行ミスは、そのまま参加者の体験に直結します。

音響・照明・映像オペレーションは代表的な例です。機材の選定、会場特性の理解、リハーサルの組み立て。これらは経験の積み重ねが物を言います。社内で対応できなくはないかもしれませんが、失敗したときの影響はとても大きくなります。

また、全体ディレクションも外部の視点が有効です。社内担当者はどうしても関係者対応に追われます。全体を俯瞰し、時間管理をし、トラブルを未然に防ぐ役割を別に置くことで、担当者は本来の役割に集中できます。

演出設計も同様です。プロは「どうすれば伝わるか」を構造で考えます。単に派手にするのではなく、目的とつなげて設計する。そこに価値があります。

外注はコストではなく、リスクヘッジと質の担保。
この視点で見ると、どこにプロの力を借りるべきかが見えてきます。

外注することは、外部に会社の文化を理解していくれているパートナーを増やすことにもあります。僕らも長くお取引している企業様はカルチャーがわかるので企画もとがっていく傾向がもあります。

判断に迷うときは一度話を聞いてみましょう。

外注か内製かで迷ったときは、次の3つを考えてみてください。

1つ目は「失敗したときの影響はどれくらいか？」。
影響が大きいなら、専門家の力を借りる選択は合理的な判断と言えます。

2つ目は「その業務に専門スキルが必要か？」。
経験や知識が前提となる領域は、無理に挑戦しないほうが結果的に効率的かとおもいます。

3つ目は「来年以降も自社の資産として残したいか？」。
ここが意外と重要です。毎年続くイベントなら、外注しながらもノウハウを社内に残す設計を考えるべきです。

私たちはこれをストック型社内イベントと呼んでいます。単発で終わらせず、毎年少しずつ磨いていく。そのための分業設計を意識すると、判断はぶれにくくなります。

具体的タスクを解説

それでは、具体的なタスクを整理してみましょう！

フェーズ	具体タスク	原則	解説
目的	開催背景整理	内製	経営課題と直結する重要整理項目です。ぜひ自社で考えましょう！
目的	ゴール設定	内製	行動変化の定義は内部理解が前提です。是非自社で考えましょう！
目的	KPI設計	共同	客観視点を入れると精度向上です。外部と一緒に考えてみてもいいかもしれません！
企画	コンセプト設計	共同	思想は社内、構造化は外部が強みです。外部と一緒に考えてみることをお勧めします。事例などを聞いていきましょう。
企画	全体構成設計	共同	打ち合わせをしながら、一緒に設計していくことをお勧めします。
企画	表彰基準設計	内製	企業価値観が最も表れる部分です。打ち合わせをしながら、一緒に設計していくことをお勧めします。
企画	演出ストーリー設計	外注主導	体験設計には専門知見が必要です。打ち合わせをしながら、一緒に設計していくことをお勧めします。
制作	会場選定	外注	条件整理と交渉力が求められるので外注が向いています。
制作	レイアウト設計	外注	動線と安全管理の経験差が出ます。ここは外注の腕の見せ所でもあります！
制作	映像制作	外注	品質差が出やすい専門領域です。内製でできるならOKですが、意外と社内コストもかかりますので要検討ですね。
制作	スライド制作	共同	内容は社内、仕上げは外部が最適です。外部にお願いした方が何かと楽かもしれません。
制作	台本作成	共同	思想言語化と演出調整が必要です。外注と一緒に作っていくことをお勧めします。
制作	ノベルティ選定	内製	企画は内部・制作は外部が良いかと思います。細かい手配は意外と大変です。
当日運営	全体進行管理	外注	俯瞰管理と即応力が求められます。タスク管理のプロに任せてしまいましょう。
当日運営	機材オペレーション	外注	トラブル対応は専門領域です。ここは間違いなく外注一択です。
当日運営	登壇者対応	内製	社内関係性配慮が必要です。社員様の顔のわかる方が対応することが良いと思います。
当日運営	受付運営	共同	規模に応じた判断が必要です。必要な場合は外注しましょう。
事後活用	アンケート設計	内製	次年度改善の基礎資料です。Googleフォームなどで簡単に制作してもいいかもしれません。
事後活用	効果分析	共同	外部視点を入れると整理精度向上です。振り返りなどの場を設けてしっかり考えていきましょう。
事後活用	社内報展開	内製	継続文脈を社内に残す役割です。社内で企画をしつつも、外部の知見も生かしていきましょう。
事後活用	来年設計	共同	ストック化設計が重要です。ぜひ一緒に考えていくことをお勧めします。

まとめ

外注は「丸投げ」ではなく「伴走」です。イベントの担当者は単なる窓口ではなく、イベントのプロデューサーです。意思決定は社内にあり、実装は専門家と協働していくことが重要です。

結果として、担当者の負担は減り、イベントの質は上がっていきます。。
外注か内製かの議論は、コスト削減の話ではなく、組織として何を大切にするかの話です。もし今、自社イベントの業務切り分けを検討中でしたら、、一度立ち止まって整理してみるのもひとつの方法です。
GROWSでは、企画前の段階から一緒に構造を整理しています。

いきなり制作の話ではなく、分業設計の相談からでも構いません！無理のない形で、イベントを資産にしていければと思います

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