400名がZoomでつながる。オンラインでも“一体感”を生み出した全社総会事例
Zoomを活用した400名規模のオンライン全社総会の事例をご紹介します。GROWSでは、単なる配信イベントではなく、社員同士の一体感を生み出すオンラインイベント設計を重視。チャット活用や表彰演出、映像・進行設計を工夫し、オンラインでも熱量が伝わる全社総会を実現しました。全国の社員をつなぐ社内イベントやハイブリッド総会をご検討中の企業様にも参考となる事例です。
全国で働く社員が、同じ時間に同じ想いを共有する。
全社総会には、単なる情報共有ではない大切な役割があります。
今回GROWSでは、約400名が参加するZoom形式の全社総会をサポートしました。
オンライン開催という形式ではありましたが、目指したのは配信を見るだけのイベントではありません。
画面越しでも会社の熱量が伝わり、社員同士の距離が縮まり、これからの未来に向けて前向きになれる時間をつくること。
そのために、運営・進行・映像・コミュニケーション設計まで細かく調整を行いながら、オンラインならではの一体感づくりを行いました。
今回は、その全社総会の事例をご紹介します。
全国の社員がZoomに集結。オンライン開催だからこそ実現できた全社総会
今回の全社総会は、全国各地で勤務する社員約400名が参加する大規模イベントでした。
リアル会場に全員を集める場合、移動や宿泊など大きなコストと調整が発生します。
一方でオンライン開催であれば、全国どこからでも同じタイミングで参加できることが大きなメリットになります。
ただ、オンラインイベントは簡単に成立するものではなく、接続して視聴するだけでは、どうしても受け身になりやすく、参加者の集中力も続きづらくなります。
そのため今回は、単なるライブ配信ではなく、社員が参加している感覚を持てる設計を重視しました。
例えば、
- 司会者によるリアルタイムコミュニケーション
- Zoomチャットを活用した参加型演出
- リアクション機能を使った会場の空気づくり
- 映像演出によるメリハリ
- 表彰コンテンツでの感情設計
などを組み合わせながら、オンラインでも熱量が伝わる進行を構築しています。
オンライン開催は、ただリアルイベントを置き換えるものではありません。
オンラインだからこそできる参加体験を設計することが、成功のポイントになります。
Zoom開催で最も重要だったのは、参加者を置いていかないこと
400名規模のオンラインイベントでは、進行側だけが盛り上がってしまうケースが少なくありません。
会場型イベントであれば、照明や音響、周囲の空気感によって自然と集中が生まれます。
しかしオンラインでは、参加者は自宅やオフィスなど、それぞれ異なる環境で視聴しています。
つまり、少しでもテンポが悪くなると、一気に離脱につながってしまいます。
そのため今回の運営では、視聴疲れを起こさせない進行設計を徹底しました。
長尺の説明だけが続かないように、
- 映像を挟む
- 司会者が呼びかける
- コメントを拾う
- 参加者リアクションを表示する
- テンポよく画面を切り替える
など、常に画面上に変化をつくっています。
また、登壇者側にもオンライン特有のポイントを共有しました。
リアル会場と違い、Zoomでは表情・話すスピード・視線の向きがそのまま伝わります。
そのため、
- カメラ目線
- 声のテンポ
- 間の取り方
- 資料切り替えタイミング
まで細かく確認しながらリハーサルを実施しました。
オンラインイベントは機材だけでは成立しません。
画面越しでどう伝わるかを設計することが非常に重要になります。
全社総会を“視聴イベント”で終わらせないための工夫
今回特に意識したのは、社員が受け身にならないことでした。
オンライン総会は、ただ話を聞くだけのイベントになってしまうと、どうしても記憶に残りづらくなります。
そこで今回は、社員が参加している感覚を持てるよう、双方向性を意識した設計を行っています。
例えばチャット機能では、
- 拍手コメント
- リアクション投稿
- 感想共有
- 応援メッセージ
などをリアルタイムで促進。画面上にコメントが流れることで、全国の社員が同じ空間にいるような感覚が生まれました。また、表彰コンテンツでは、受賞者紹介の見せ方にもこだわりました。
オンラインでは空気感が伝わりづらいため、映像・テロップ・BGMを組み合わせながら、受賞者がしっかり主役になる演出を設計しました。受賞者発表の瞬間には、チャット欄にお祝いコメントが一気に流れ、オンラインでありながら会場の熱気を感じられる空間になっていました。
リアル開催と比較されることが多いオンラインイベントですが、大切なのは同じことを再現することではありません。
オンラインならではのコミュニケーションの作り方を理解し、参加者体験として設計することが重要です。
オンライン総会は、会社の想いを届ける場になる
全社総会は、単なる情報共有の場ではありません。
会社の方向性を伝えたり、社員を称えたり、これからの未来を共有したり。
組織として同じ方向を向くための大切な時間です。
だからこそ、オンライン開催であっても、温度感まで届ける必要があります。
今回のイベントでも、
- 経営陣のメッセージ
- 社員紹介
- 表彰演出
- 映像コンテンツ
- 司会進行
それぞれの役割を整理しながら、一つの流れとして総会を構築していきました。
結果として、イベント終了後には、
- 一体感を感じられた
- オンラインでも楽しかった
- 他部署の熱量を感じた
- 前向きな気持ちになれた
という声も多くいただくことができました。
働き方が変化した今でも、全国の社員をつなぐコミュニケーション施策は非常に重要です。
GROWSでは、リアル・オンライン・ハイブリッドを問わず、企業ごとの課題に合わせた社内イベントづくりをサポートしています。
オンラインだから難しいのではなく、オンラインだからこそ生まれる体験もあります。
全社総会や社内イベントをご検討中の方は、ぜひお気軽にご相談ください。
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