イベント担当者を任され、最初は何をしたらいいの？と考えている幹事の皆様。たくさんあるイベント会社の中からどのように協力会社を選んでよいのかを悩んでしまうかもしれません。

今回は、イベント会社の選び方をイベントが解説していきます。是非皆さんにとっての良きパートナー探しの役に立てていただければと思います！

GROWSは、年間80件以上の社内イベント実績

最初に、弊社の紹介を少しだけさててください！私たちは社内イベントをきっかけに社内コミュニケーションの活性化・組織文化づくりをサポートさせて頂くイベント会社です。大手企業様からベンチャー系企業様まで多くのクライアント様のサポートをさせていただいております。

全社総会/社内表彰式/キックオフイベント/コンテスト/運動会/懇親会/謝恩会/などあらゆる規模感の実績がございます。是非イベントの際にはお声掛けくださいませ！

まずはイベント会社を解説

まず、色々お伝えする前に、イベント会社とは何ぞや？という点を解説させていただきます。イベントの業務は非常に裾野が広く、確認すべきこと、やるべきことが多岐にわたります。その為、担当者様一人では対応しきることが難しくなってきます。そんな時、協力させて頂くのが私たちイベント会社です。

業務内容は多岐に渡すため、担当者様と二人三脚で業務を進めることも多くしっかりコミュニケーションの取ることのできるイベント会社を選ぶことをまず前提としてお勧めします。

また、企画においてもイベント会社は、色々な会場のことを知っていたり、新しい技術やテクニックを知っていたりするので企画をする際にも頼もしいサポート役になります。そんなイベント会社ですので、是非イベントの趣旨に合った会社を選ぶことが大切です。

イベント会社側の体制

一般的なイベント会社の体制をご紹介させていただきます。これは対応いただくイベント会社によって若干差はありますのであくまでも参考として頂ければと思います。

イベントプランナー/プロデューサー

呼び方は様々ですが、イベントプランナー、プロディーサーといわれる企画の一番トップに当たる役割の方が担当につきます。クライアント様のご要望やニーズをヒアリングしプランニングをします。

イベント全体のコンセプトなどをクライアント様と一緒に決定する一番大切なポジションであり、リーダー的な存在です。

イベント制作ディレクター

企画が決定し、準備が始まる際にオーバーラップしてくるのが、イベント制作ディレクターです。製作ディレクターは、企画に基づきながら一つ一つの業務フローを設計したり、細かい調整業務を行っていったりします。台本を作ったり、運営マニュアルを作ったりとイベントの制作実務を担当していきます。より具体的な会話をしていく担当となります。

主な仕事内容としては、

• 会場の提案/選定
• 進行表の作成
• 制作タスク表の作成/進捗確認
• 人員表の制作/アサイン
• 運営マニュアルの設計
• 進行台本の設計
• 運営オペレーションの構築/ステージ進行の設計
• など

が主な業務となります。これ以外にも様々な制作物の進捗確認など業務範囲は多岐にわたるのが、制作ディレクターです。実務にまつわるプロフェッショナルとなります。

GROWSは、プランナー兼ディレクターという体制をとり、コミュニケーションコストを削減する体制をとりながら、クライアント様に企画を提案しています。スピードが重要視されるイベント制作においては、情報のルートをなるべくセグメントしスピード感のある対応をしています！

デザイナー/映像ディレクター

イベントの中で映像を使ったり、造作を作ったりなどデザインが関係してくることも多くあります。その際にはデザイナーや映像制作ディレクターが主に役割を担います。クライアント様の意向をヒアリングし映像を具現化したり、撮影のスケジュールを組んだりと納品までの段取りをすべて行います。

また、デザイナーに関しても同様で、パネルを作ったり、ステージの造作を作ったりとビジュアルで見えるものを主に担当し、イベントの空間づくりを行います。

進行/テクニカル/運営スタッフ

上記、制作スタッフとは別に当日の運営を主に担うのが、こちらのスタッフです。ステージ進行を台本を基に進行したり、映像や音響・照明のテクニカルスタッフ、受付や誘導などの運営スタッフとイベントの当日を確実に運営するための専門チームです。

企画した内容を実現するプロフェッショナルですので、現場での対応や臨機応変な対応に長けており、当日において高いパフォーマンスを発揮します。

イベント会社の出来ること/得意なこと

イベント会社ができることを簡単にまとめました。

①企画立案	まずは、企画立案です。企画立案の範囲も多岐にわたりますが、会場の選定からイベントのコンセプト作成、進行表の作成などイベントを行う上での大切な要素を一緒に設計します。
②制作業務	企画に基づき、オペレーションをくみ上げます。細かい確認事項も含めて全て代行可能です。台本やマニュアルなど進行にかかわることも全て対応可能です。
③演出/デザイン	イベントの演出や映像制作などデザインにまつわる部分も対応いたします。企画からデザイン・映像までマルチにサポートします。特に演出においては、参加者に感動を届けることのできるような企画をご提案してくれます。
④手配物	イベントで必要な手配は一式対応可能です。ケータリングの依頼・備品の手配・必要機材の手配などトータルで対応してくれます。
⑤当日の運営	当日の運営で必要な人員を代行します。主催者様と協力体制を作ることも多く、一緒に当日を成功させよう！そんな気持ちの入った運営をしてくれます。

イベント会社に依頼するメリット

イベント会社に依頼するメリットを整理いたしました。

①プロが企画演出	なんといってもプロが企画します。参加者にとって最大限のパフォーマンスが出せるように設計してくれます。いつもと違う世界観を作ったり、新しい知見を入れたりとイベント全体のクオリティアップを行ってくれます。
②準備・制作のアウトソース	イベントの準備はわからないことも多くあります。特に技術的なことや専門用語も多いため、アウトソースすることで制作の時間を短縮出来たり、整理出来たりします。手配に時間のかかるものをアウトソースすることで効率を上げることができます。
③社内業務の効率化	アウトソースを行い担当者様の時間効率を高めます。一般的にイベント業務はプラスαにあることが多いため、本来のコア業務に専念していただき、社内の生産性を高めることが可能になります。 また、担当者の離職や異動などによってナレッジが分散することも防ぎます。
④事例の共有	他社事例も含めて事例共有をしてもらえます。様々な事例を持っている企業を選べば、引き出しも多くより良い企画を生み出してくれるはずです。 各社の事例を見ながら、選定してくことをお勧めします。
⑤高い満足度	結果的に高い満足度を生み出します。満足度の高いイベントは社内文化の熱を高めます。社員の皆様の熱を高めるイベントを一緒に実施しましょう！

イベント会社の選び方

イベント会社の選び方を解説します。

①豊富な実績	まずは何はなくとも実績の確認をしましょう。自社の企画に近い事例やベンチマークしたい事例を持っているイベント会社を選びましょう。きっと企画もスムーズに対応してくれるはずです。どういったクライアントの仕事をしているかでイベント会社の色が分かるかもしれません。
②予算	予算面もとても大切です。自社の予算と見積もり合うかは重要なポイントになります。見積もりの項目は細かく出してもらい金額比較をすることをお勧めします。ただ見積もり段階では、企画が決まっていなく概算になることも多いので、イベント会社の方としっかり会話をして検討してください。
③企画提提案力	企画の提案力は重要です。ヒアリング内容を基にどのような提案をしくれるのか？しっかり提案書を作ってくれているのか？この辺りはよく見るようにしましょう。テンプレ？というようなものは気を付けた方がいいかもしれません。親身になってくれているかという点では提案書の丁寧さはとても大切です。
④実行力	企画の実行力があるのか？という点です。実績に近いかもしれませんが、企画と同時に実行する力があるのか？この辺りも確認しましょう。 会話のスピード感などで実行力はわかりやすいかもしれないです。「確認します」が多い会社は要検討です！
⑤スピード力	イベントはスピード勝負のシーンが確実にあります。本番間近では、スピード感が最も大切なファクターになることすらあります。レスポンスの速さや緊急時に電話に出てくるのか？などスピード感はしっかり確認しましょう。
⑥コミュニケーション力	しっかり会話を一緒にできる方かは確認しましょう。話していて野違和感などは後々響いてきます。
⑦納品力	ギリギリのシーンでしっかり最後までやり切ってくれる。そんな納品力も大切です。緊急対応をしっかりしてくれたり、イレギュラーに対して真摯に対応してくれる。そんなイベント会社を選びましょう。
⑧相性	最後に相性です。この人となら！そう思える信頼できるパートナーを選びましょう。これは感覚以外ないかもしれませんね！

気になる予算の解説

各社によって項目は異なりますが、予算についても解説させていただきます。イベント会社の見積もりは内容によって大きく項目も金額も変動します。参考にしていただければと思います。

【企画】これで安心！社内イベントの代行会社の解説と料金について徹底解説します。

予算に関しては、GROWSの運営する「社内イベントの窓口」サイトにて解説しています。是非こちらもご覧ください。

ハイブリッド化による企画の複雑化

コロナ渦以降、イベントはハイブリッドイベントに移行しました。ハイブリッドという表現すらすでに古くなっているほど、オンラインとオフラインを使ったイベントがスタンダードになってきています。結果的にイベントの企画難易度は上がり、より高いクオリティが求めらられるようになりました。

オンラインの方にもオフラインの方にも楽しんで頂きたい。そのためには技術の理解だけでなく、オンラインの方の気持ちや環境、オフラインの熱の作り方など企画する要素が多くあります。私たちGROWSはハイブリッドイベントを多数手がけています。是非企画の際にはご相談いただければと思います。

社内イベントの課題解決と企画提案ならお任せください

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

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