「1000人くらいなら大丈夫」が一番怖い。大規模社内イベントで実際に起きたトラブルと対策
皆さんの会社の規模はどのくらいでしょうか？私たちのクライアント様には、1000名近い方が参加するイベントを開催する企業様もいます。たくさんの社員さんが参加する大型イベントとなるので、企画にも気合が入りみんなでよい会を創ろうと頑張っています。
そんな中で、いくつか気づく点とか、トラブルになりそうなことがあるので今回は対策としてご紹介してきたいと思います。
イベントには進行と運営という考え方があります
イベントを企画していくときに、言葉として覚えておいた方良いものがあります。まず「進行」と呼ばれるステージ進行に関すること、「運営」というステージ以外のことがあるということは知っておきましょう。
僕も初めてこの業界に入った時は言葉がわかりませんでした（笑）。この2つの言葉をまず覚えておくとそのあとの内容がすっと入ってくると思います！
まず、「進行」に関してです。
進行とは、ステージ進行にかかわることなので、ステージ上で誰が出てきて、誰が話して、映像が流れてなどステージ上で起こるタイムスケジュールのことを指します。どういうオープニング映像にしようか？とか社長のスピーチどうしようかとかそういったステージ進行にまつわるものがそれにあたります。企画を考えるときも進行をメインで考えることが多くなると思いますし企画力が試される場面とも言えます。
進行は、イベントの規模による影響は意外と少なく決めることは規模による影響を受けることは少ないとも言えます。
逆に「運営」というのは主に受付や誘導、記念品の配布など来場者の導線がかかわってくるものなので規模による変動が大きくなります。そして会場のレイアウトなど外部環境による影響もうけるので、各会場毎設計が必要になります。
個の運営の部分が、1000名を超えると難易度が上がってくるわけです。
過去実際に起こった事例
ある企業様のイベントで起こった事例です。あの時は結構大変でした。
1000名ほどの参加者がいる社内イベントをホテルで開催しました。クロークで荷物を預けていただく想定にしていたので、ホテル内に特設のクローク会場を設け対応する計画を立てていました。
リハーサルも終わり、いよいよ本番になるという15分くらい前になると参加する社員様たちが続々と来場されます。クロークに荷物を預けるれるが少しずつ伸びていきます。気づいたら列は・・長蛇の列。本番開始が迫っているのに、クロークの長蛇の列が切れないわけです。クローク待ちをしている社員様がいる状態で本番スタートはできないので、何とかクロークを増員していただき対応をするという緊急対応を行っていただきました。
それでもスタートが遅れてしまうという事態が発生しました。想定よりも時間ギリギリにくる方が多く、クロークが一瞬パンクしてしまった訳です。想定できていなかった訳ではなかったのですが反省が残りました。
やはり、1000名近くの方が短い時間に来場すると瞬間的にパンクするということを学びました。
1000名規模の社内イベントの運営設計で大切なこと
では、1000名規模の社内イベントの運営を設計する際に注意する点をいくつか解説していきます。まずは運営を考える時間を打ち合わせの中でしっかり確保しましょう。当日ストレスがかかる個所は絞られています。要点を絞って万全の対策を考えてけば大丈夫です。
まず考えた方が良いポイントはこれです。
- 交通機関のアクセス（電車・バスなどの到着時間・遅れなど）
- 受付フロー
- クローク人員とフロー
- 自席への誘導
- 休憩中のお手洗いの時間
- 懇親会への誘導
- 記念品やノベルティの配布方法
- 忘れ物対応
- 急病者などの緊急対応
大枠このあたりを押さえておけば大丈夫かなと思います。こうしてみていただくとわかるように基本的には受付などの業務に集約されます。1000名規模の場合は運営計画をしっかり作成していきましょう。
参考に、こちらの記事も紹介しておきますね。
社内イベント運営マニュアルの作成の掟！マニュアルで確認すべき内容や注意点も紹介
運営マニュアルと呼ばれる情報整理のツールを用意して運営メンバーと共有するとトラブルが起こりずらくなることと来年以降の資産にもなるので作った方が良いかと思います。
大規模イベントになるほど、派手な企画より堅実な設計が効いてくる
1000人規模のイベントというと、大きなステージを組んだり、LEDを入れたり、映像や照明にこだわったり、場合によってはゲストを呼んだりと、どうしても目に見える演出の方に意識が向きます。
もちろん、そこは私たちイベント会社の腕の見せどころでもありますし、イベントを印象的なものにするためには大切な部分です。
ただ、実際に1000人規模の現場を何度も経験していると、それと同じか、それ以上に気になるのが運営の部分です。
例えば受付ひとつ取っても、来場時間が集中すれば一気に列ができますし、座席案内が少し分かりづらければ、入口付近に人が溜まり始めます。
15分の休憩を設定していても、トイレの場所や数によっては全員が時間内に戻ってこられないこともありますし、終演後はクロークやエレベーターに人が集中して、イベントが終わった後なのに最後に長い列ができてしまうこともあります。
企画を考えている段階では、こういう話はどうしても後回しになりがちです。
企画書の中でも、オープニング映像やステージ演出のように華やかに見えるものではありませんし、「受付をどうするか」「終演後にどう人を流すか」という話は、それほど面白く見えないかもしれません。
でも本番になると、こちらの方がイベント全体の印象を左右することがあります。
何か月も準備して、ステージも映像も素晴らしいものができたのに、最後にクロークで30分待たせてしまったら、参加者にとってはその30分もイベントの記憶として残ります。
逆に、受付から入場、本番、休憩、退場まで特に引っかかることなく過ごせた場合、参加者は運営についてほとんど何も感じないと思います。
私は、それでいいと思っています。
運営がうまくいっている現場というのは、おそらく参加者からすると「普通にイベントに参加できた」という状態です。
でも、その「普通」を1000人規模でつくるためには、かなり細かいところまで考えている証拠です。
どの時間帯に来場者が集中しそうなのか。受付からクローク、会場入口までの距離はどうなっているのか。休憩に入ったときに人はどちらへ動くのか。終了後にクロークへ向かう人と、そのまま帰る人が同じ導線を使って問題ないのか。
こうしたことを会場図面を見ながら考えたり、実際に現場を歩きながら確認したりしています。
1000人規模のイベントになればなるほど、私は「何をやるか」と同時に、「1000人が実際にどう動くか」を考えることが大切だと思っています。
ステージ上の演出はイベントを印象的にしてくれます。
一方で、そのイベントを最後まで気持ちよく成立させているのは、企画書には大きく載らない、こうした堅実な設計だったりします。
長くイベントの仕事をしていると、むしろそこに運営会社としての実力が出るのではないかと思うようになりました！
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