島田の独り言
社内表彰式のリハーサルを短縮した結果、当日何が起きたか？
リハーサルやってますか？
社内表彰式に問わず、イベントの開催においてリハーサルというのは、とても重要です。皆さんの会社ではどのくらいリハーサルに時間をかけていますか？もしくはどのくらいの精度で実施していますか？
意外とリハーサルなしでやってます。軽くやってます。みたいなケースも聞きます。まず結論としてはリハーサルはなるべく精度高く時間を確保した方が絶対に良いです。理由は明確ですが、ぶっつけ本番ほどリスクが高く怖いことはなく、一度やってみると実際の動作がわかるので本番を安心して迎えることができます。
ただ、会場の予約時間の関係でリハーサルを十分にとることが難しいケースもあると思います。特にホテルで開催の場合リハーサルの時間の会場費を考えるとなかなか十分な時間を確保できるケースも少ないのもわかります。
今回は、リハーサルに焦点を当てていきたいと思います。
リハーサル時間を短縮して、当日起きたこと
私たちもいろいろな現場を担当させていただくと、色々なケースがあります。今回はちょっとイレギュラー的なところはありましたが、ほぼリハーサルなくぶっつけ本番で走ったケースをご紹介したいと思います。
最初は、結構厳しいなぁという感触の中、担当者様と会話しながら準備を進めていました。ただどうしてもリハ時間の確保が難しく、会場入り17時・本番スタート18時というかなりタイトな設計となっていました。
17時45分にはドアオープンという状況を考えると実質45分で準備するにはあまりにも短い時間でした。会場になだれ込むように入り、急いでパソコンを繋ぎ、音源をセットし、照明を確認し、気づいたときには、17時25分。
残り20分でリハ。と言ってもほとんど細かい確認はできずに本番時間となりました。17時45分～18時00分のドアオープンから開演を待つ間で各所細かい確認をし、18時の開演を待つ。そんな現場でした。
結果的には当日の運営は何んとなかったのですが、想定よりも大変な現場となりました。
やっぱり一番起こったこととしては、登壇者のリハ時間が確保できなかったため、登壇者本人の動きがぎこちなくなってしまったことです。
例を挙げると、プレゼンターが登壇し演台に向かいかっこよくプレゼンテーションをしてほしいところを、立ち位置がわからなかったり、ポインターの操作に戸惑ってしまったり、なんとなくきっかけがずれていたりとどうしてもぶっつけ本番の難しさがありました。
リハーサルを短縮したことでできなかったこと
やはり、リハーサルを短縮することで起こる弊害というものがあったと思います。大事故にはなりませんでしたが、やっぱりリハーサルの時間は確保できた方がより精度の高い表彰式運営ができると思いました。
以下がリハーサル短縮に伴い、確認できなかったことです。
- 登壇者・降壇者の導線
- 受賞者やプレゼンターの立つ位置
- マイクの受け渡し方法
- 映像スイッチングのタイミング
- 照明の切り替えのタイミング
- 授与品の受け渡し方
このあたりがリハーサルで確認できなかったことです。あと30分～1時間あれば大丈夫だったように思います。
本番中に行ったリカバリー策
まず当日の台本を確実に作成しておくことは当然として、常に台本の先のページをディレクターが確認していました。常に先の、さらに先のシーンの台本を読みながら先の指示を出しスタッフを動かしていました。当日の指示もクリアカムとトランシーバーを使い細かく各スタッフで情報共有しながら進める。
まずできることとしては、本番で事故が起こらないように先手先手を打ちながら指示出しを行うことでケアをしていきました。このあたりは私たち運営のプロチームだからできた対応ともいえるかもしれません（笑）
リハーサル時間が取れないときに、何を優先するべきか！
時間が十分にとれないときは、大きく2つあります。
一つは、映像の確認です。スライド投影・映像の動作が問題なくできているかをまず確認しましょう。音が流れているかも含めて、設定の漏れがないかなどまず最初に確認しましょう。映像が流れないとか映像の音が出ないとかが一番場が凍ります。そして投影スライドも問題なくスクリーンに映るか。このあたりは必須で確認です。
次に司会者の原稿です。MCを社員さんがやる場合も多いと思います。緊張もすると思いますし読み方を間違えたりするかもしれません。台本のすべてを確認することはできないと思いますので、きっかけの練習だけはするようにしましょう。
例えば、「それでは次の表彰です！」「こちらをご覧ください！」など次のコーナーや次のシーンに行くときのきっかけの練習は確実に行っておくとトラブルが少なくなります。
もし余力があるなら、社長や役員様に対しての立ち位置確認・登壇導線・表彰状の文字が読めるか？このあたりは最低限確認しておいた方が安全かもしれませんね。
リハーサルは練習ではなく、認識をそろえる時間
本場直前の時間は、練習の時間ではなく、それぞれのセクションが認識をそろえる時間です。練習は各自でやっていただき、リハーサルではそのタイミングや認識を合わせることに注力しましょう。
特に限られた時間でのリハーサルの場合は、この観点は重要です。事前のオリエンなども行い社内の認識をそろえておくことも良い方法だと思います。リハーサル時間が短いとわかっているときは、事前の準備を入念に行い、本番中は常に先を確認して指示を出すスタッフを配置しておくと解決できることも多くあります。是非意識してみてください！
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