イベントの開催には多くのスタッフや物が動きます。

当日の受付開始から運営が終了までを円滑に実行するためには、イベントマニュアルを作成しスタッフ全員で内容を共有することが必要です。

いざというときに運営マニュアルが作成されていれば、突発的な内容にも対応可能となります。

イベント成功に向けて、大事な役割を担うイベントマニュアルを作る為に必要情報や注意点をお伝えします。

イベント概要・プログラム

イベントの趣旨やプログラム・施設内情報の詳細を記載し、運営の各スタッフが質問時にスムーズな回答が可能な状態にしましょう。

また、プログラム概要については、参加者への配布パンフレットに記載されていることがほとんどであると思いますが、

敢えてマニュアルとして作成することで、参加者からプログラムの内容の質問に対して対応が可能になります。

運営体制図

当日の運営の責任者、スタッフの名前や連絡先などを一覧にまとめておきます。

イベント本番時は多くの情報が五月雨式に流れます。情報のルートを明確にし判断のブレがなくなるように当日の体制図を明確にしておくことが必要です。また広い会場内ではだれがどこにいるのかの把握も難しくなります。

レイアウト

イベントマニュアルには、いくつかの「図面関係」のページがあります。

どこに何を配置しているか、誰がどこにスタンバイしているかなどを明確にし運営をスムーズに行うことが可能になります。

１．会場図　　～例えばホテルで式典等を行う場合、ホテルより提供を受けた１フロアの平面図に、「イベント会場」「受付」「クローク」「控え室」「来場者導線」等を書き入れます。

まずはすべての会場情報を入れ込み、見づらいものや重要なものは、別タイトルで別ページで改めて拡大して書きましょう。

２．周辺案内図～外の会場を借りてイベントを実施する場合に、スタッフが迷わず集合時間に来れるようにするための図です。

３．ステージレイアウト・図面～簡単な仕込み図を兼ねています。平面図と立面図などを掲載します。

施工業者様の提出した図面の縮小したものを、マニュアルに貼りこみます。各スタッフにとっては、共通イメージを持たせるという意味で必要になってきます。。

４．誘導計画図～「最寄の駅から、会場まで」、「会場ビルから、会場のあるフロアまで」「エレベータ位置から、会場内へ」と、イベントの規模により
誘導計画を立てる必要があります。イベントにおける“事故”は、ほとんど誘導計画のミスにより起こっています。

誘導のための人員配置、誘導看板の枚数、スケッチ図等も入れておきましょう。

５．スタッフ配置図～「誘導のための人員配置図」、「会場内のスタッフ配置図」の他に、別立ての必要がなければ「受付スタッフ配置図」も

ここに入れておきます。「スタッフ配置図」には、「スタッフの指揮系統図」も一緒に入れる場合もあります。

６．受付レイアウト図～「一般受付」、「V.I.P.受付」、「報道（プレス）受付」、「おみやげ引き渡し場所」等のレイアウト。

７．座席表　　～「劇場」形式だと、会場サイドから受け取った図面をマニュアルに貼りこみます。「一般席」、「V.I.P.席」、「報道（プレス）席」な

どの別があれば、書き加えます。

８．控え室図面～「出演者控え室」、「司会者控え室」、「V.I.P.控え室」等が考えられます。

運営概要

イベント内でプログラム（セミナー）などを企画している場合は、プログラムの進行フローを記載しましょう。

本番の流れを想定し、事前にスタッフ全員で確認することで、修正点も見えてきます。

また、受付では、事前登録有り、事前登録無し、チケットを忘れた場合など、様々な対応方法が想定されますので、

各パターンを記載し、それぞれの状況でどのように対応するべきかを記載いたしましょう。

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イベントマニュアルの作成は、円滑な運営を行うために必須になるケースが多くあります。

しかし詳細を作り込むには時間もかかってしまうものです。

弊社では、マニュアル制作のサービスもご用意しています。

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