オンライン表彰式の企画・運営事例｜YouTube×Zoomで全国拠点をつないだ社内イベント

社員表彰式は、受賞者を称えるだけではなく、会社が大切にしている価値観や、仲間の成果を全社で共有するための機会でもあります。

今回GROWSがサポートしたのは、全国に複数の拠点を展開する大手ウエディング会社様のオンライン表彰式です。

毎年、社員の活躍を称える表彰式を大切な社内イベントとして開催されていましたが、当時は全国から社員が一つの会場へ集まることが難しい状況でした。そこで、表彰の機会そのものをなくすのではなく、YouTubeとZoomを組み合わせたオンライン形式で開催することになりました。

今回のポイントは、単純にリアルイベントをオンラインへ置き換えるのではなく、「全国から安定して視聴できること」と「受賞者や参加者とのコミュニケーションが生まれること」を両立させたことです。

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開催概要

項目	内容
イベント種別	社内表彰式
クライアント	大手ウエディング会社様
開催形式	オンライン開催
使用ツール	YouTube、Zoom
参加エリア	全国の複数拠点
主な内容	受賞者発表、受賞理由紹介、リアルタイムコメント交流
GROWSの主な対応	オンライン配信設計、進行設計、画面切り替え、音声管理、出演者連携、リハーサル、本番運営

YouTubeを視聴用の配信基盤として使用しながら、Zoomを組み合わせることで、受賞者とのコミュニケーションや参加者のリアルタイムな反応を取り入れる構成としました。

表彰式をオンラインで継続しましょう！

今回のご相談で前提となったのは、全国の社員が一つの会場へ集まることが難しい状況でも、社員を称える機会は継続したいという企業様の考えでした。

同社では、全国各地のスタッフがそれぞれの現場で働いています。

ウエディングの仕事は、プランナーだけで完結するものではありません。サービス、キッチン、装花、映像など、異なる役割を持つスタッフが協力しながら、一つの結婚式をつくり上げています。一方で、勤務する拠点が違えば、他の拠点で誰がどのような活躍をしているのかを日常的に知る機会は限られます。

だからこそ、この表彰式では、受賞者本人を称えるだけでなく、全国の社員に仲間の活躍を知ってもらうことも重要な目的になっていました。

リアル会場に集まれないから中止にするのではなく、開催方法を変えて続ける。

その判断を実現するため、オンライン表彰式としての運営設計を進めていきました。

YouTubeとZoomを組み合わせた配信設計

今回のオンライン表彰式では、YouTubeとZoomを併用しています。

YouTubeは、スマートフォンやパソコンからアクセスしやすく、多くの社員が視聴する環境をつくりやすいという特徴があります。

ただし、YouTubeだけで配信すると、基本的には出演者から視聴者へ映像を届ける一方向の構成になりやすくなります。

そこで今回はZoomも活用しました。

受賞者とのコミュニケーションやリアルタイムでの反応を取り入れ、全国の社員が同じ表彰式に参加している感覚を持てるように構成しています。

オンラインイベントでは、使用する配信サービスを決めれば準備が終わるわけではありません。

本番では、司会進行に合わせて映像を切り替え、出演者の音声を管理し、Zoom側の受賞者と配信側を連携させる必要があります。

一つひとつの作業は小さく見えても、タイミングがずれると視聴者にはすぐに伝わります。

受賞者を発表しているのに画面が切り替わらない。司会が話している途中で別の音声が入る。Zoom出演者が話し始めても音声が配信に乗らない。

オンラインイベントでは、こうしたトラブルを防ぐための事前設計が欠かせません。

画面切り替えと進行を一つの流れとして設計

リアルの表彰式では、参加者が自然にステージへ視線を向けます。

オンラインでは、参加者が見ることができるのは、基本的に配信画面の中だけです。

そのため、どのタイミングで何を映すのかが、イベントそのものの見え方を大きく左右します。

今回の表彰式では、画面切り替えを進行と連動させて設計しました。実際の運営でも、画面切り替え、音声管理、進行タイミング、出演者との連携を行い、本番まで複数回のリハーサルを重ねています。

オンライン表彰式の場合、進行台本は司会者だけが使うものではありません。

配信オペレーター、音声担当、Zoom側の出演者対応など、それぞれが同じ進行を理解している必要があります。

「司会がこの言葉を言ったら画面を切り替える」「受賞者が話し終えたら次の映像を出す」といったきっかけを、関係スタッフで共有して本番に備えました。

受賞者の成果が伝わる紹介方法

表彰式で最も大切なのは、受賞者がなぜ選ばれたのかを参加者に伝えることです。

今回も、受賞者の名前だけを発表するのではなく、その方がどのような成果を残してきたのか、受賞理由を紹介する構成としました。

受賞理由の紹介に合わせて、参加者からはリアルタイムでコメントが投稿され、祝福の言葉が寄せられました。

リアル会場であれば、受賞者が登壇した瞬間に大きな拍手が起こります。

オンラインでは、その拍手が直接本人には届きません。

その代わりに、コメントという形で、全国各地から祝福が集まります。

この仕組みを取り入れることで、受賞者が画面の向こう側で一人で表彰されているように見えないようにしました。

オンライン開催では、リアルイベントと同じ演出を再現することより、その形式だからこそできる参加方法を用意することが重要です。

今回のコメント交流は、その一つでした。

リハーサルを重ねて本番へ

リアルイベントであれば、出演者が少し早く登場したり、立ち位置が多少ずれたりしても、その場で対応できることがあります。一方、オンラインでは出演者が別の場所から接続しているため、通信状況や音声環境まで含めて確認する必要があります。

今回も本番まで複数回のリハーサルを行い、画面切り替え、音声、出演者との接続、進行タイミングを確認しました。

特にZoomを利用して出演する場合は、イベント会場の舞台袖で直接声をかけることができません。

出演するタイミングを事前に伝え、接続状態を確認し、出演直前まで待機してもらう。

配信側と出演者側が離れているからこそ、本番前の確認を丁寧に行う必要があります。

オンラインイベントの現場では、本番で起きた問題をその場の勢いで乗り切ることは簡単ではありません。

できる限り事前に問題を洗い出し、本番の操作を確認しておくことが、安定した配信につながります。

全国の社員が同じ時間に参加できる環境をつくる

今回、オンライン開催にしたことで、全国にいる社員がそれぞれの場所から表彰式へ参加できる環境を整えることができました。

参加者はYouTubeで表彰式を視聴しながら、リアルタイムのコメントを通じて受賞者へ祝福を送りました。

また、Zoomを活用することで、受賞者の反応やコメントも配信の中に取り入れています。

オンライン開催のメリットの一つは、物理的な距離に左右されにくいことです。

本社と地方拠点が離れていても、同じ配信を同じ時間に見ることができます。

今回の表彰式でも、全国の社員がそれぞれの場所から参加し、他拠点で活躍する社員の受賞を共有する機会となりました。

会社として伝えたいメッセージや、称えたい社員の姿を全国へ同時に届ける。

オンラインという形式を活用しながら、従来の表彰式が持っていた役割を継続しました。

オンライン表彰式で注意したポイント

今回の運営では、リアルイベントとは異なるオンライン特有の準備が必要になりました。

特に重要だったのが、配信を見る参加者側の環境を前提に進行を考えることです。

オンラインイベントでは、会場の空気で参加者を引きつけることができません。

進行に長い間ができれば、視聴者は画面から離れてしまう可能性があります。画面が何も変わらない時間が続けば、トラブルが起きているのかどうかも分かりません。

そのため、出演者の切り替えや次のプログラムへの移行をスムーズに行えるよう、進行と配信操作を細かく合わせました。

また、Zoom出演者がいる場合は、配信に出ていない時間の管理も必要です。

オンライン表彰式は、リアルイベントより準備が簡単というわけではありません。会場設営が少なくなる一方で、配信、通信、音声、画面構成など、別の管理項目が増えます。

今回も、それぞれを一つの進行として整理したうえで本番を運営しました。

当日の実施内容と成果

本番では、YouTubeによる安定した視聴環境と、Zoomによる双方向コミュニケーションを組み合わせ、全国の社員が参加できるオンライン表彰式を実施しました。

受賞者については、その方が残した成果や受賞理由を紹介し、参加者からはリアルタイムで祝福のコメントが投稿されました。

イベント終了後には、「仲間の活躍を知ることができた」「久しぶりに他拠点のメンバーの顔を見ることができた」「また明日から頑張ろうと思えた」といった反応も寄せられています。

全国から社員が一つの会場へ集合する形ではありませんでしたが、会社として社員を称える機会を継続し、全国の仲間の活躍を共有する場を実現した事例となりました。

GROWSがオンライン表彰式で大切にしていること

オンラインイベントを企画するとき、最初に考えるべきなのは、どの配信ツールを使うかではありません。

誰に、何を届けたいのか。

今回であれば、全国の社員へ受賞者の活躍を伝え、会社としてきちんと称えることが目的でした。

その目的に対して、YouTubeだけでは参加者とのコミュニケーションが不足するためZoomを組み合わせる。受賞者の成果を伝えるため、名前だけではなく受賞理由まで紹介する。全国から祝福できるように、リアルタイムコメントを取り入れる。

必要な機能や演出は、目的を整理したあとに決めています。

オンラインだからできないことを考えるより、オンラインでどうすれば目的を達成できるかを考える。

今回の表彰式では、その考え方をもとに、配信、進行、コミュニケーションを一つのイベントとして設計しました。

オンライン表彰式をご検討中の企業様へ

全国に拠点があり、全社員を一つの会場へ集めることが難しい。オンラインでも受賞者をしっかり称えたい。YouTubeやZoomを使いたいが、どのように組み合わせればよいか分からない。配信だけでなく、進行や受賞者対応までまとめて依頼したい。

GROWSでは、オンライン表彰式をはじめ、オンライン全社総会、ハイブリッドイベント、リアルイベントまで、開催目的に合わせて企画・制作・運営をサポートしています。

配信方法の設計、進行台本、出演者対応、Zoom運営、映像・音声管理、リハーサル、本番オペレーションまで、イベント全体を通して対応します。

リアル開催かオンライン開催かが決まっていない段階でも、参加人数や拠点数、イベントの目的を伺いながら、適した開催方法をご提案します。