周年イベントの演出事例｜800名が集まる全社総会で新企業ロゴを発表
周年イベントというと、これまでの歩みを振り返る映像や、社長からの挨拶、永年勤続者の表彰などを思い浮かべる方が多いかもしれません。もちろん、それらは周年の節目に欠かせない大切な要素です。ただ、私たちは周年イベントを「過去を振り返る場」だけで終わらせない方がよいと考えています。
会社がこれからどこへ向かうのか？
社員にどんな未来を見てほしいのか？
次の節目に向けて、何を共有したいのか？
周年というタイミングは、普段の会議や社内報では伝えきれないメッセージを、社員全員に届ける絶好の機会です。
今回ご紹介するのは、エンタメ系企業様の周年を記念した全社総会です。
参加者は約800名。第1部では新しい企業ロゴの発表と表彰式、第2部ではライブステージや参加型企画を盛り込み、フォーマルとエンターテインメントを明確に切り替えた2部構成で実施しました。
開催概要
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| イベント種別 | 周年イベント・全社総会 |
| クライアント | エンタメ系企業様 |
| 参加人数 | 約800名 |
| 開催形式 | リアル開催 |
| 主な内容 | 新企業ロゴ発表、表彰式、ライブステージ、参加型企画 |
| 構成 | 第1部フォーマル、第2部懇親会 |
| GROWSの主な役割 | 企画、進行、テクニカル、運営サポート |
| 設営 | 深夜1時から会場仕込み |
周年を「お祝い」だけで終わらせない
今回のイベントで大きなテーマになったのは、新しい企業ロゴを社員の皆様に発表することでした。
企業ロゴの変更は、単にデザインが変わるという話ではなく、会社として何を大切にするのか、どのような姿を目指すのか、その意思が込められています。
ただ、ロゴをスクリーンに表示して説明するだけでは、参加者の記憶には残りづらいものです。
特に800名規模の会場では、後方の参加者ほどステージとの距離が遠くなります。発表する側が大切な話をしていても、会場全体の集中が十分に高まっていなければ、せっかくのメッセージが薄まってしまいます。
そこで今回は、新企業ロゴの発表をプログラムの中でも重要な場面として位置づけました。
発表前には会場の空気を整え、参加者の視線をステージへ集めます。
そのうえで社長から新ロゴに込めた意図をプレゼンテーションしていただき、全社員が同じタイミングで新しい情報に触れる構成にしました。サプライズ性を持たせた発表だったこともあり、周年の節目を象徴する場面になりました。
第1部は、伝えることを優先したフォーマルな進行
全社総会の第1部では、新企業ロゴの発表と表彰式を中心に進行しました。
このあとに控える第2部には、ライブステージや参加型企画が予定されていました。そのため、最初から会場全体をにぎやかにするのではなく、第1部では情報をきちんと伝えることを優先しています。
イベントは、すべての時間を同じテンションするのではなく、メリハリをつけて大切なことを伝える場面と税院で森がある場面を作ることが大切です
今回のように、伝達と交流の両方を目的とする場合は、プログラムごとの役割を整理することが重要です。最初から最後まで演出を強くしすぎると、本当に伝えたい内容まで埋もれてしまう可能性もあります。
第1部では、司会進行、映像、音響、照明を落ち着いたトーンに合わせ、新ロゴ発表と表彰がきちんと成立するように設計しました。社長が登壇する場面、ロゴが発表される瞬間、受賞者の名前が呼ばれる場面には、会場の視線が自然とステージへ集まるように、音と光のきっかけを細かく合わせています。
大規模な全社総会では、こうした小さな切り替えが会場の集中力を左右していきます！
新企業ロゴ発表で大切にしたこと
新しい企業ロゴの発表では、見せ方以上に、その意味が伝わることを大切にしました。
ロゴ発表というと、どうしても映像やカウントダウンなど、派手な演出に目が向きがちです。もちろん、発表の瞬間にインパクトをつくることは必要です。
しかし、社員にとって本当に重要なのは、なぜ今このロゴに変わるのかという背景です。
会社が今まで何を積み重ねてきたのか？そしてこれから何を目指し、何が変わるのか？
社長ご自身からプレゼンテーションしていただくことで、デザインの発表ではなく、経営メッセージとして届ける時間にしました。
企業ロゴの変更は、社内だけでなく、採用、営業、広報、取引先とのコミュニケーションにも関わっていきます。
だからこそ、社員が最初に見る場を丁寧につくる必要があります。全社員が同じ場所で同じ発表を受け取り、その意味を共有する。これはオンライン資料を送付するだけでは生まれにくい、リアルイベントならではの価値だと思います。
800名規模を支える深夜からの会場設営
今回のイベントは、当日の深夜1時から会場設営を開始しました。映像、照明、音響、それぞれのテクニカルチームが会場に入り、夜通し準備を進めました。800名規模のイベントということで、大型スクリーンの映像確認、照明の仕込み、音響の調整、登壇者の動線、客席からの見え方、受付や誘導の準備など、確認する箇所は多岐にわたりました。
こういった大規模イベントの場合、チーム編成がいくつかあります。そのためひとつのチームだけが準備を終えても、本番は成立しません。各セクションの調整が済み、それぞれのタイミングを合わせたり演出が効果的かをリハーサルを重ねて調整していきます。各セクションが連携しながら仕上げていきます。
特に大規模イベントでは、設営時間が限られていることも少なくありません。会場側の利用条件によっては、前日から自由に準備できないケースもあります。今回もある程度限られた時間の中で、どの作業をどの順番で行うかを事前に決めておく必要がありました。
早朝にスタッフが集まり、その場で初めて相談しては間に合わないため、事前に図面、機材、進行、役割分担を詰めて会場入りを行いました。イベント当日に見えるのは数時間ですが、その数時間を支えるために、裏側では多くの準備が動いています。
第2部は、会場のテンションを一気に変える
第1部を終えたあとは、懇親会を兼ねた第2部へ移りました。
ここでは、エンタメ系企業様らしさを前面に出し、ライブステージや参加型アンケート企画を実施。
ライブパフォーマンスでは参加者にサイリウムを配布し、客席側も一緒に会場の雰囲気をつくる演出を取り入れています。サイリウムは、分かりやすい参加演出です（笑）
振り方を細かく説明しなくても、音楽が始まれば自然と客席が動いていただけるので、ステージ上の出演者からも参加者の反応が見えるため、パフォーマンス側のテンションも上がります！是非参考にしてください。
そして、今回で言うとライブステージで800名が同じ動きをすると、会場全体の一体感も自然と生まれます。
今回も、第1部では情報を受け取る時間、第2部では自ら参加する時間と、役割をはっきり分けたことで、長時間のイベントでも単調にならない構成をつくることができました。
2部構成で気をつけたのは、空気の切り替え！
フォーマルな全社総会と、にぎやかな懇親会を同日に実施する場合、難しいのはその間の切り替えです。
第1部の雰囲気を引きずったまま第2部に入ると、参加者がなかなか盛り上がれません。反対に、第1部から演出を強くしすぎると、新ロゴ発表や表彰式の重みが薄れてしまいます。そこで、休憩や転換時間も含めて、参加者の気持ちを切り替える設計しました。
意外とこの転換や休憩時間の間の作り方がイベントを作るうえで大切だったりします。照明の色を反転させたり、BGMのテンポを変えたり、ステージの雰囲気を変えたりと、こうした変化を一度に加えることで、同じ会場でも「ここから別の時間が始まる」と感じてもらえます。
企画をたくさん入れることより、場面ごとの目的に合わせて空気を変えることの方が重要だとおもいます。
今回の周年イベントで感じたこと
イベント当日、休憩時間や移動時間に参加者の皆様が楽しそうにホワイエを歩いている姿が印象に残りました。
ステージ上の演出が成功したかどうかは、拍手の大きさだけでは分かりません。休憩中の笑顔や参加者同士の会話に耳を傾けてください。きっとそこに参加者の皆様の本当の姿があると思います。
イベントが参加者にどう届いたかを感じることができるとおもいます。
今回は、新しい企業ロゴという未来に向けたメッセージ、1年間の成果を称える表彰、仲間と楽しむ懇親会を、ひとつの流れとして届けることができました。
周年イベントに何を盛り込むかを考える際、企画を増やすことから始める必要はありません。
まずは、この節目で社員に何を持ち帰ってほしいのかを決める。
そこが明確になれば、必要なプログラムや演出の形も見えてきます。
運営マニュアルの整備
これら情報を整理するためにマニュアルは必ず作成します。運営マニュアルを作成することで本番当日の細かい情報が整理されます。当日は多くのスタッフや関係者がいるため、情報が混乱しやすくなります。当日関わるすべての人たちの帰る場所として運営マニュアルを作ることを私たちは推奨しています。
イベント規模は大小あると思いますが、規模感にかかわらず作成する文化を作っていくと内製で行う倍には混乱を防ぐことができます。是非マニュアルにお困りの方はご相談ください。
進行台本の整備
次に進行台本の整理です。当日のステージ進行を円滑に行うために、進行台本の作成はマスト要件とも言えます。司会者のセリフと音響照明等の演出要素を組み合わせることによって当日の進行が立体化されます。それぞれが独立しているものを一つに集約することでイベントは完成していくのです。
司会者、ステージ上でお話しするプレゼンター、音響照明スタッフ、など全員が連動してして初めて素敵な演出になります。社内表彰式を実現するためには台本は必須のアイテムとも言えます。
GROWSが大切にしていること
私たちは、周年イベントを会社の歴史を紹介するだけの場にはしたくないと考えています。
これまでの歩みに感謝しながら、次に向かう空気をつくる。社員が自分たちの会社について改めて考え、これからの時間に期待を持てる。そのためには、映像、照明、音響、ステージ演出だけでは足りません。
社長の言葉がどこに入るのか？
参加者がどのような順番で情報を受け取るのか？
どこで緊張し、どこで笑い、どこで仲間と話すのか？
その為、一日の流れ全体を設計する必要があります。今回のイベントでは、第1部と第2部の役割を明確に分けることで、伝える場面と楽しむ場面の両方を成立させました。周年は、会社にとって数年に一度の大切な節目です。
その一日が「楽しかった」で終わるのではなく、会社の未来について考えるきっかけになる。そこまでつくることが、私たちの仕事だと思っています。
周年イベントや全社総会をご検討中の企業様へ
周年を迎えるものの、何を実施すればよいか決まっていない。
全社総会が毎年同じ内容になっている。
新しい企業理念やロゴを社員へ印象的に発表したい。
表彰式と懇親会を一日で実施したい。
数百名規模のイベントを安心して任せたい。
こうしたご相談は、会場や開催日が決まる前の段階でも問題ありません。
GROWSでは、イベントの目的を整理するところから、企画、映像、ステージ演出、進行、テクニカル、当日運営まで一括してサポートしています。
周年という節目に何を社員へ伝えるべきか。そのために、どのような時間をつくるべきか。
企画を考えるところから、一緒に整理させていただきます。
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