社内表彰式を開催する予定の企業様に是非読んで頂きたい記事です。

イベントの運営においてリハーサルはものすごく重要です。イベントのプロフェッショナルでもリハーサル無しのぶっつけ本番で出来るほどイベントは簡単ではありません。

今回は、そのイベントの舞台裏にフォーカスして解説していきます。

なぜリハーサルが大切なのか？

まず、なぜリハーサルが大切なのか？ごく稀にご相談いただく企業様で会場予約を本番開始前1時間などの予約のケースがあります。

その際に、リハーサルどうしましょうか？

という質問に対して、考えていませんでした・・・・。という回答をもらうことがあります。

実は、社内表彰式だけではないですが、リハーサルがイベントを成功に導く最も大切な時間となります。この時間の生産性を高めることが最も重要と言っても過言ではありません。

社内表彰式を開催する際には、おそらく台本や運営マニュアルなどをご用意することがあると思います。しかし当日現場出来ることや会場によって判断が必要なこともあります。起こりうるトラブルや変更点が当日出てくることもあります。それら条件をクリアし、本番環境と同じ状況で一度やってみるだけで、社内表彰式のクオリティ手は劇的に上がります。

段取りの悪い社内表彰式は見ていて苦痛になります。参加している皆さんも感情移入の前に抜け漏れや違和感が気になってしまい本編に集中ができなくなっていきます。こういったリスクを軽減するためにリハーサルを行い一度本番環境でテストをしておくことをお勧めします。

高校受験や大学受験の際に過去問題を解いたように、本番と同じ情報で通しで一度リハーサルをしておくだけでクリアできることがたくさんあるのです。

いきなりリハーサルしてもダメなんです。

そして、リハーサルをしよう！

と思い、リハーサルをしようと思っても事前にいきなりしてはダメなんです。

まずはしっかり情報を整理したり、準備を整えてからリハーサルに移りましょう。

ここでは、プロの準備をご紹介させていただきます。

こちらは、プロジェクターの調整です。映像がきれいに映らないとパワーポイントやオープニング映像が台無しです。しっかりときれいに映っているか？位置は問題ないかなどは事前に確認します。会場側が用意してくれていることもありますが、ご担当者の目視で最終確認をするようにしましょう。

プロジェクターの位置が決まったら、投影の角度や照明の雰囲気を調整していきます。コーポレートカラーにジョーゼットを染めたり、演出の段取りを確認します。リハーサルに行く前に大枠の照明の雰囲気は掴んでおくようにしましょう。

ステージの色のチェックはこんなイメージとなります。世界観などを決めていく必要がありますので、リハーサルに入る前に大枠の方向性は決めていくと照明チームもやりやすくなります。

そして、欠かすことができないのがスタッフの事前の打ち合わせです。特に舞台進行にかかわるスタッフはリハーサルの前に段取り確認を台本ベースで行います。

どのシーンでだれが出てくるのか？マイクを渡すのか？など詳細をスタッフで確認しあっていきます。台本に落とし込まれていない諸情報も書き込みを加えながら進行の流れを整理します。

この時間がリハーサルをより有効的にする時間となります。

リハーサルは何をすればよいのか？

では、リハーサルでは何をすればよいのか？リハーサルには主に2つの確認すべきことがあります。一つは司会者の原稿のヨミの確認です。登壇者の名前を間違えていないか？段取りを理解しているのか？など司会者が当日の流れを理解するための時間として使用します。

次にテクニカルスタッフの確認です。司会者のどのタイミングでムービーを流すのか？照明を暗転するのか？BGMを流すのか？などの段取りを確認していきます。

この2つの要素を組み合わせてリハーサルを進行していきます。この2つを段取り良く決められた時間内で行うことをリハーサルと呼びます。

リハーサルに必要な時間はどのくらいか？

そんなリハーサルですが、いったいどのくらいの時間を用意することが妥当なのか？明確な時間は実はないのが実態なのですがあくまでこれまでの経験値としてご紹介させて頂ければと思います。

・演出要素の少なめなシンプルな司会進行の社内表彰式の場合

会の長さによってもまちまちですが、おおよそ2時間ほどの表彰式の場合で1時間ほどで行うことが多くなります。ある程度進行の方が決まっている場合は、司会者のヨミは飛ばし飛ばし行い全体的なタイミングや照明の雰囲気などを作っていきます。

・演出要素があり、司会進行が複雑な社内表彰式の場合

2時間ほどの同じ社内表彰式であっても、ハイブリッド開催や配信が絡んでいたりステージ進行が複雑な場合にはリハーサルの時間も長めに確保します。確認事項が増えますので、2時間の本番時間に対して1時間30分程時間をいただいて行うと比較的安心して本番を迎えることができるようになります。ケースによって違うので、念入りに確認をしていきましょう！

リハーサルは段取り良く行わないと時間がいくらあっても足りません。基本的な考え方としては、それぞれの担当者が自分のポジションを理解している状態からSTARTすることが前提となります。

皆で決めることと確認だけすることなどを整理して臨むようにしましょう。

まとめ

今回は、リハーサルについてご紹介させていただきました。リハーサルを制する者はイベントを制す！と言えるほどリハーサルは大切な時間です。

主に本番前の最終確認となりますが、それ以上にスタッフ全員の意識をそろえる時間でもあります。自社の運営スタッフ・会場の担当者・イベント会社のスタッフなど多くの関係者によって成り立つ社内表彰式なので、みんな気持ちを一つにするために良いリハーサルを設計していきましょう！

合わせて読みたい記事

周年イベントで再発見。自社の強みと価値観。全社員で行う決起のワンアクション

全社員の前であのレッドカーペットを歩きたい！800人の見守る中の表彰式を開催

社内イベントの課題解決と企画提案ならお任せください

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

GROWS

GROWS

定額パックプラン