社内表彰式の予算を削ってよい部分、削ってはいけない部分

こんにちは。GROWSの島田です。今回は社内表彰式において予算の話は常に議論のポイントになります。予算が潤沢にあります！というケースは少なく実際は皆さん調整しながら実施しているのが実態かと思います。

そんな中で、今回は社内表彰式の予算の削ってよい部分と削ってはいけない部分を私なりの観点でお伝えできればと思います！

どんな相談が多いのか？

やっぱり一番多いケースは「予算厳しいのですが・・・」という流れの中、でも「こんな会にしたいんです！」という相談が一番多いと思います（笑）

当然かもしれませんね。ご担当者様からすると限られた予算の中でいい会にしたいと思うのは当然だと思います。もっともコスパの良い提案をしていくのが私たちの役割とも言えます。

こんな経験をしている方も多いのではないでしょうか？

限られた予算の中で企画を考えていくプロセス

実際は少し遠回りかもしれませんが、まずは理想に近い企画案を考えてみましょう。会場の中央にはレッドカーペットが敷かれていて、ステージには華やかなライティング、受賞者を紹介する映像がかっこよく流れ、その誉の世界観の中で、受賞者はステージに登壇してくる。登壇者を温かく迎える拍手の参加者たち・・・。

のような会のイメージを具現化してみましょう。そうすると企画のパーツが見えてきます。

例）

・レッドカーペットが必要

・ライティングが必要

・受賞者を紹介する映像が必要

・表彰式にあうBGMが必要

・司会者の読み上げる台本が必要

などなど。。。

必要なパーツが見えてきます。このようにまずはイメージから必要なパーツを抜き出します。ここから制作を考えていきます。まずは外注するという選択肢で考えてみます。実施したいイメージをもっていただき、イベントの制作会社に相談してみましょう。きっと良い提案を各社さんから出してもらえます。（もちろん私たちも（笑））

そして企画案や見積もりを見ながら、金額の相場観を確認してみましょう。よほどのことがない限り概ね相場観は捉えられるのかなと思います。

もしよければこちらをご覧ください。

【社内イベント相談コーナー】社内イベントの相場って、いくらですか？

相場観がわかってきたら、外注するのか内製するのか、どこの協力会社に依頼するのかを決めていきます。まず協力会社の選び方は、初回の見積もりだけで決めずにオンラインでも大丈夫なので、しっかり内容を確認したり、どういうところが今の課題か？解決方法はあるのか？など相談してみてください。

親身になって考えてくれる協力会社を選ぶことをお勧めします。そして何より担当者との相性というものも大切なので、この人と仕事をしたい！と思えるような方を選ぶことが一番いいのではないかなと思います。社内表彰式は企業にとっても大切な1日なので、信頼できる方に任せることが何よりです！

信頼できるパートナーが決まったら、外注・内製の役割分担をし行きましょう。例えば映像は社内で作ります。レッドカーペットは自分で買います。など自分たちでできることを整理しなるべく社内で行うと見た目上の見積金額は下がっていきます。

ただ注意しなければいけないのは、社内リソースも人件費という形で見えないコストとして計上されていくので、業務量や業務難易度を考えながら、判断することをお勧めします。

私ならこう考えます！

イベント本番日をイメージしたときに、まず自分の思い描いていた企画になっているか？を考えますかね。やっぱりやるからにはこだわりたいポイントは抑えたいと思うのが、担当者さんの心理ではないでしょうか。予算のこともあるけど、ここだけはというところにはしっかりこだわりを出したいと思います。

そして、派手な表彰式を行うことはできないかもしれないけど、心に残る表彰式にはしたい。と思いますかね。

僕も過去、企業の営業職だった時に社長表彰的なものをもらったことがあります。確か何かの会議の際の１コーナーであっただけなのですが、あまり普段褒められることがなかった為もらったときはやっぱりうれしかったですし、もう何年もたちますが、今でも心に残ってます。確か小さな電卓みたいなものをもらいました（笑）

つまり、受賞者にとっては受賞してもらうだけで、心に残りますし素晴らしいことです。決して派手だからいいのではなく、心に残すことを一番に考えます。

この企画は良かったなと思うこと

先日、ある企業様の表彰式で受賞者のご家族にサプライズでコメントをもらうべくご自宅に訪問しました。ご自宅では、お子様と奥様が待ってくれていました。ピンポーンとインターフォンを押すとお子様が向かい入れてくれました。

「会社の人ですか？」と聞かれご自宅に訪問させていただきました。受賞者さんの普段のご自宅での振る舞いや奥様からのお祝いの言葉、労いのメッセージなどをいただき映像を制作させていただきました。

当日サプライズで流した映像を見ながら、受賞者の方は苦笑いをしながらもうれしそうな表情は何とも言えない気持ちになりました。実際参加している社員様のアンケートでも素敵なメッセージがたくさん届いていました。

最後に

削ってよいところと削ってはいけないところの話に戻します。やはり受賞者の心に触れる部分や参加者の心に触れる部分の予算や企画は削らないようにしましょう。参加してくれている皆さんに近い部分の予算はなるべく確保し、距離の離れる部分を削減や仕立てを変えていくようにしましょう。

素敵なステージ装飾だったね！という感想より受賞者の○○さん泣いてたね。っていう感想コメントがたくさん出てくる表彰式の方が僕は好きです。

そんな心が温まるような仕立ては限られた予算の中でも実施できます。実施にお困りの際にはぜひご相談ください！