全社総会イベントの担当者様必読。イベント成功の秘訣とは?その2


全社総会イベントの担当者様に送るイベント成功の秘訣の第2話。

前回の内容からの続きとなります。

 

イベント会社への連絡の仕方

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イベント会社に依頼する時に、自分の求めていることに対して、的確にこたえてほしいと思うのは、通常のことかもしれません。

イベント会社に一度連絡をする前に、イベントの実施の概要(決まっているところまで)を整理しておくことが的確な回答を

もらうポイントになります。

例えば、

☑開催日時・時間(おそらくどこのイベント会社も聞いてくるとおもいます。もちろん決まってまい時は決まってないでもOK!)

☑開催会場(こちらも同様に決まっていない時は決まっていないでOK!決まってない時は、どのあたりで実施したいなどの要望も伝えてしまいましょう。

☑参加人数と参加対象者(外部の来場者がいるのか、いないのか当たりも結構聞かれます。)

☑実施目的(全社総会イベントの場合ですと、目的を明確にすることで演出や企画内容が尖ってきます。)

☑食事のあるなし(開場での段取りも変わってきますので、ヒアリングされるケースがあります。)

☑去年のプログラム(昨年をベースに考えることが多くあります。手元に用意して置いた方がスムーズでしょう)

この辺りは、多くのイベント会社はヒアリングしてくると思います。

情報を整理しておくことをお勧めします。

ご相談はこちらから

 

プログラムを決めていきましょう!

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プログラムを考えていくときに、何から考えていいのか?

そんなお悩みもあると思います。

一般的な全社総会イベントのプログラムをご紹介します。

①開場は開演の30分前から

②オープニング映像(大体長くても5分以内に収めるのがポイントです。5分以上は間延びします。)

③司会者挨拶(プロの方でも社員の方でもOK。タレントさんの場合もありますね。)

④業績の報告(担当者様や司会者などから業績の振返りをしてもらうのが一般的です。)

⑤表彰(MVPなどの表彰式を行います。誰を表彰するのかがとても大事です。また栄誉感を作り上げる演出も腕の見せ所ですね。)

⑥企画(ここは自由です。各プロジェクトの報告・パネルディスカッション・質疑応答・アンケート調査などなど)

⑦社長講話(最後は社長から講話をもらい締めてもらいましょう。

⑧エンディング(必要に応じてエンディングの映像を用意します。伝えたいメッセージを集約するのもOK)

だいたい、このような流れが一般的かと思います。

全社総会イベントの本来の目的は、ビジョンの共有にありますので、

あまり派手な演出ではなく、きちんと丁寧に進行することが大事かと思います。

もちろん飽きさせないという点で演出要素は外せませんが、本質を見失ってないかの確認はしていきましょう。

 

表彰式は全社総会イベントの定番コンテンツ

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全社総会イベントのメイン企画の一つは、表彰式です。

上手な表彰式は、現場の士気を上げ、とても効果的な企画となり得ます。

しかし、一歩間違うとマンネリ化をしてまい本来のパフォーマンスを発揮できないままに終わってしまうケースも多くあります。

そんな表彰式ですので、全社総会企画に使える、ちょっとしたアイデアをご紹介します。

まずは、これ。

映像を使ってみましょう。

たとえば、こういったアタック映像を導入してみるのも良いでしょう。

一気に雰囲気を変えることが出来ます。

このような感じで受賞対象者を飾ってみるのもいかがでしょうか?

受賞対象者の上司から、ご家族からメッセージをもらったり、クライアントから激励をもらったりなど、演出次第で

より効果的に活用が出来ます。

GROWSの映像コンテンツのご紹介はこちらから

BGMを変えてみる。

いつも同じ音楽が流れると、「またか」的な感覚に陥ってしまいます。

一気に雰囲気を変えてみることも大胆に必要かもしれません。

受賞者がお気に入りの音楽をバシッと流すのも盛り上がりますよ。

 

レッドカーペットを敷く

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レッドカーペットを敷いたことありますか?

レッドカーペットの上を歩いたことありますか?

意外と特別感を作ることが出来ます。

ピンスポットライトと組み合わせるとより効果的に見えますね。

 

その他企画の考え方、コンテンツのご相談はこちらから

 

必要な備品・データを揃えましょう

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プログラムも見えてきたら、備品や必要なデータを揃えていきましょう。

映像が必要であれば、制作に入らないといけません。会場で上映する時にDVDなのか、PCから七日によっても備品は変わってきます。

また、表彰式のトロフィーや景品、オリジナルノベルティ。

などなど。これらの情報を整理すべく、持ち物備品一覧は必ず作成しましょう。

 

さぁ。全社総会本番日!

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さぁ。いよいよ本番日。

準備も万端の状態で迎えられたら、ココだけは押さえましょう。

①テクニカルリハーサル(機材の動作チェック・照明位置・BGMのタイミングなど)を行いましょう。人以外の要素が正しく動作

するかをきちんと確認することで、安心して本番を迎えることが出来ます。

②リハーサルも行います。ここで初めて人が登場します。テクニカルリハーサルをきちんと行った後に、リハーサルを行うと

段取りよく進めることが出来、進行に専念が出来ます。

ただ、①②を行おうとすると会場費が上がってしまうこともありますので、

ここはきちんと相談しましょう。

 

最後に

いかがでしたでしょうか?

全社総会担当者様が、お悩みになりそうなポイントをご紹介させて頂きました。

GROWSでは、全社総会イベントの多サポートのお得なパックプランもご用意しています。

是非、一度ご相談ください。

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