社員総会を「情報共有だけの場」にしていませんか？目的と企画を考えるときに大切なこと
社員総会が情報共有だけで終わってしまうともったいない！
社員総会がトップのプレゼンテーションや関連部署からの情報共有で終わってしまっていたりしませんか？実はものすごくもったいないことが起こっていますと断言したいと思います。社員総会は多くの社員の皆さんの時間を使って会場に集まってもらい、会場費や運営費なども考えるととても大きなコストがかかっています。そんな社員総会の効果を最大限に高めたいと思いませんか？僕らは多くの企業様の社員総会をサポートさせていただいています。その中から見えてきた課題解決のプロセスをお伝えできればと思います。
問い合わせは社員総会の満足度が低いでした
ある企業様の事例です。問い合わせ内容としては、「社員総会を毎年開催しているが、満足度が低い」という事でした。社員数は約200名様の企業で規模としては、決して小さい訳でもなく中堅企業というイメージが近いかと思います。
実際アンケートによる満足度は60％台の満足度という事で、約半数の方が好意的ではないと印象を受けました。「この結果って、本当ですか？」まず僕らが確認したかったことは、この数字が本当の数字かどうかという事でした。過去の経験から見ると80％以下を切る満足度のイベントを見たことがなかったので、結構びっくりしました。
さて、何が問題なのか？前回の台本や投影資料などを拝見、当日の収録映像を確認させていただきました。まずそっ食内見としては、「イベントが単調で抑揚がなく、基本的には一方通行」というのが見ていた感想でした。
「これは、変えましょう！」とまず僕らからのご提案が始まりました。
プロセスとしては、いきなり文化や社風を動かしていくことは難しいので、中長期的なものと、短期的なゴールに分けます。まずはこの社員総会を改善して、社員の皆さんが楽しんでもらえる場、ワクワクする場にしましょう！というできるところからのチャレンジとなりました。
社内イベントで「会社らしさを出したい」と言われたとき、僕たちは何を探しているのか
一方通行をまずは、やめましょう！
大きなコストをかけずに、出来ることからという事でまずは一方通行は止めましょうという事で工夫が始まります。座席レイアウトを島形に変更し対話しやすいように変更。スピーチとスピーチの間に感想共有の時間を導入、また質問をしやすいように無記名での投票ツールのご用意しました。
どうしても従来の実施方法ですとインプットにインプットという形でアウトプットの時間がなかったため、あえてアウトプットの時間を設計しています。一般的な考え方としては、インプットよりアウトプットしたときに記憶は定着するようです。社長の話を聞いて、グループワークを行いアウトプットの流れは記憶の定着の意味でもとても効果的です。
ただ、開催時間は長くなる傾向があります。今まで2時間で終わっていた会は、3時間となりました。やっぱり丁寧に理解も含めて進めていくためには3時間開催という事を決断しました。時間が長くなる分、休憩時間を増やしたり、休憩時間で歓談できるようにお菓子や飲み物なども用意し、参加者もリラックスして参加いただけるような仕掛けをしました。
社員総会の目的から考えてみる
社員総会の目的って、何を伝えるか？というよりは、どうなってほしいか？というアクションを伝えていく場であり、アクションを生み出す場であってほしいと僕は思います。事務局の気持ちしては、当日を安心して運営できることの優先順位は高くなると思うのですが、それと同じくらいアクションを生み出すきっかけと出来ているのか？は考えていきたいポイントです。
っということで、さっきの事例の結果どうなったのか？
結果は、満足度が非常に高まり、85％を超える結果となりました。やっぱり仲間と交流できたや意見交換ができたなどの満足度は高く、今回の狙い通りの結果を得ることができました。取り組み内容や結果だけを見るとスペシャルなことをやったわけではなく、いつもの流れをやめ進行を再設計し直した。だけとも言えます。
ただ、この意思決定をするには勇気もいりました。社員の皆さんが話してくれなかったらどうしようとか、盛り上がらなかったらどうしようとか、ネガティブな意見が出たらどうしようとか、いろいろ議論をした結果でした。僕が思うのは実は、このプロセスの中で変化を起こせたことが実は一番大切なのではないかと思います。予定調和で終わらせず、常にブラッシュアップ、高みを目指す。そんな姿勢が参加者の皆さんに届いてくれたのではないかなと思いました。
社員総会は、聞いて終わる場ではないと思う
今回の事例を振り返ってみても、何かものすごく変わった企画を入れた訳ではありませんでした。
席のつくり方を変えて、話を聞いた後に少し意見交換をしてもらい、質問を出しやすい環境をつくった。言ってしまえば、本当にそのくらいのことです。
でも僕は、この「そのくらい」が結構大事なのではないかと思っています。
社員総会というと、どうしても会社側が伝えたい情報から設計が始まります。
今期の振り返りをしよう。
来期の方針を説明しよう。
新しい制度を伝えよう。
各部署から発表してもらおう。
もちろん全部大切です。
会社として伝えなければいけない情報がありますし、社員の皆さんが同じタイミングで同じ情報を受け取れるというのは、社員総会の大きな役割だと思います。
ただ、そこで一つ考えておきたいのが、その情報を受け取った社員の皆さんが、その後どうするのか？ということです。
社長の話を聞いて「なるほど」で終わるのか。
それとも、隣にいる仲間と少し話をして、自分の仕事だったらどうなんだろうと考えてみるのか。
同じ情報を聞いていても、この違いは結構大きいと思います。
僕らが社員総会を企画する時も、最近は「何を伝えるか」だけではなく、「その後にどんな会話が生まれてほしいのか」を考えることが増えました。
全員を無理に盛り上げなくてもいい
もう一つ、今回のような社員総会を改善する時に気を付けているのが、「盛り上げること」を目的にしすぎないことです。社員総会の満足度が低いと聞くと、ゲームを入れたり、派手な演出を入れたり、エンタメ要素を増やしたくなると思います。
それも一つの方法ではあります。
ただ、社員総会の場合は、単純に楽しかったという感想だけで終わってしまうと、それはそれでもったいない。
今回の企業様でも、イベント会社として何か目立つ企画を持ち込むというより、今まで一方通行だった時間の中に、社員同士で話す時間を入れるところから始めました。
実際にやってみると、普段あまり話す機会のない社員同士が話していたり、「さっきの社長の話、どう思った？」という会話が自然に生まれていました。
僕は、こういう光景を見ると結構嬉しくなります。
ステージ上で何か派手なことが起きている訳ではないのですが、社員総会をきっかけに普段なかった会話が生まれている。これも立派なイベントの成果だと思います。
会社が変われば、社員総会の正解も変わる
今回の事例では、対話を増やすことが一つの答えになりました。
ただ、すべての会社で同じ方法が正解かというと、もちろんそんなことはありません。
もともと社員同士の交流が活発な会社であれば、別の課題があるかもしれませんし、全国に拠点があって普段ほとんど顔を合わせない会社であれば、社員総会に求めるものも違ってきます。
経営メッセージをしっかり届けることを最優先にした方が良いタイミングもあります。
大きな組織変更があった直後であれば、まずは社員の不安を解消することが必要かもしれません。
会社が今どんな状態にあるのかによって、社員総会でやるべきことは変わります。
だから僕らも「社員総会ならこの企画をやりましょう」という決め方は、あまりしません。
まず今の社員総会に何が足りていないのかを見て、その原因を探していく。
今回であれば、それが一方通行だったということです。
そこが見つかれば、企画そのものは意外とシンプルだったりします。
毎年やっているからこそ、一度立ち止まってみる
社員総会は、毎年開催している企業様も多いと思います。
毎年やっていると、どうしても前年の進行表をベースに考えるようになります。
昨年は社長挨拶が30分だったから今年も30分。
各部署の発表が10分ずつだったから今年も同じ。
最後に集合写真を撮って終わり。
これは運営側からすると、とても安心です。
前年に問題なく実施できているのであれば、同じ形で進めた方がリスクも少ないと思います。
ただ、会社は一年間で結構変わっています。社員が増えているかもしれないですし、新しい部署ができているかもしれません。会社として伝えたいことも、社員が感じている課題も去年とは違っているはずです。
なのに社員総会だけが何年も同じ形のままというのは、少し不思議な話でもあります。
毎年大きく変える必要はないと思います。
でも開催する前に一度だけ、
「今年、この社員総会が終わった時に、社員の皆さんにどうなっていてほしいのか？」
を考えてみる。
そこから始めるだけでも、内容は結構変わってくるのではないでしょうか。
最後に
今回ご紹介した企業様は、社員総会の満足度が低いというところからプロジェクトが始まりました。
結果として満足度は上がりましたが、僕は85％という数字だけが成果だったとは思っていません。
今までのやり方を一度疑ってみて、「もっと良くできるのではないか」と事務局の皆さんが考え、実際に形を変えたこと。そこが一番大きかったのではないかと思います。
社員総会は、多くの社員が同じ場所に集まります。これって実は、会社の中ではかなり貴重な時間です。
せっかくそれだけの人が集まっているのに、ステージから情報を伝えて終わってしまうのは、やっぱりもったいない。
何を感じてもらうのか。どんな会話が生まれてほしいのか。そして翌日から何か一つでも行動が変わるきっかけをつくれるのか。
社員総会を企画する時には、そんなところまで考えてみると、単なる情報共有の場から少し違った時間になるのではないかなと思っています。
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