島田の独り言
社内イベントの本番中、スタッフはインカムで何を話している？イベント運営の舞台裏を解説
そもそも、イベント現場でインカムは何のために使うのか
イベント運営の際に、トランシーバーを使っていますか？規模の大小やスタッフ人数にもよりますがトランシーバーを使って情報のやり取りをすることって多くありませんか？トランシーバーの設計ってい実はイベント運営において大切だったりします。
実は厳密いうと、トランシーバーと私たちイベントのオペレーターチームがつけているインカムとはちょっと役割が違っています。このあたり、気になる方もいると思いますので解説していきたいと思います！
トランシーバーはイメージつくと思うのですが、オペレーターチームがつけているインカムでは細かい指示が飛び交っています。このインカムはトランシーバーと違い双方向の音声のやり取りができますのでいろいろな人が様々な会話をしています。
例としては、ディレクターの指示が映像オペレーターに飛んだり、音響オペレーターから映像オペレーターに情報を伝えたりと・・・。本番中結構いろいろな指示が飛び交っています。つまりこのインカムはオペレーターたちの情報をやり取りする上でとても大切なツールとも言えます。
本番中は暗かったり、大きな音が出ていたり、地声では会話できないことも多いので本番中でも会話できるように設計すると安心して本番を迎えることができます。ちなみにこれです↓
本番中、実際にどんな会話をしているのか
いろいろなことを話しているので、一つを上げることは難しいのですが、基本的には進行にかかわることを話していることがほとんどです。
「受賞者のスタンバイができている」「次は映像のシーンなのでスタンバイ！」「あと5分後に特効演出入るよ」とか常に先のシーンの指示を進行のディレクターが指示を出していきます。オペレーターたちには台本が事前に共有されていています。その台本のどこのシーンで何が起こるか？などを細かく指示を出しています。
これは指示を出すディレクターの癖や特徴もあるかもしれません。かなり細かく指示を出す日とも言えれば、キューだけ出す人もいるかもしれません。小声でブツブツ言っていて気になっている担当者さんもいるかと思いますが、都度細かい指示を出しながら、各オペレーターの状況を確認しあっています。
とはいえ、コミュニケーションも大切ですので、冗談を言うシーンもあります。イベントの本番は失敗できないという緊張感が付きまといます。リラックスをしてもらう意味でも、空いた時間で少し息をつくような会話もします。一発勝負のイベント現場だからこそ、コミュニケーションの設計が大切です。
一人一人のオペレーターの考えや思いも尊重しながら、クライアントの求めていることを伝えていき、各オペレーターにもこたえてもらう必要があるからです。
もう結構前の話ですが、オペレーターと意見が合わずインカムで言い合ったこともありました。懐かしい思い出です。あの時僕もちょっと若かったかもしれませんね。反省です。
やっぱり、顔が見れない中意見を言い合うこともあるので、言葉の使い方や伝わりやすいような言葉で伝えることはとても重要です。限られた時間の中で要件をしっかり伝えていく。当たり前ですが、こういったちょっとした気遣いが良い現場づくりには大切かもしれません。
良いイベント運営は、インカムが静かだったり（笑）
インカムで指示を出し合っていると仕事をしているように感じると思います。ただ実際はインカムの指示は少ないほうがよく、インカムが静かな方が各セクションが理解し運営できている証拠だったりもします。
全く確認しないわけではありませんが、なんとなくインカムが静かな本番は安心して進められているというバロメーターでもありますね。
まとめ
イベント本番では、事前にどれだけ準備していても、予定通りにいかない場面が必ず出てきます。
出演者がまだ舞台袖に入っていなかったり、映像側で最終確認に少し時間がかかったり、社長のスピーチが想定より伸びたり。表彰式であれば、直前になって登壇者や受賞者の情報に変更が入ることもあります。
こういうことが起きた時に厄介なのは、トラブルそのものよりも、現場の情報量が一気に増えることです。
例えば、舞台袖からは「まだ出演者が来ていません」という連絡が入り、映像チームからは「あと30秒ほしい」という話が入り、進行側では次のプログラムをどうつなぐかを考えなければならない。
その瞬間、複数のスタッフがそれぞれ必要な情報を持っている状態になります。
ここで全員が一斉にインカムで話し始めると、かえって状況が分からなくなります。
現場では、情報が多ければ多いほど良いわけではありません。むしろ、誰が状況を整理して、何を優先して伝えるのかが大切です。
私も以前は、何か起きるとすぐに細かく指示を出そうとしていました。
ただ、経験を重ねる中で、こういう時ほど一度情報を整理して、必要なことだけを短く伝える方が現場は動きやすいと感じるようになりました。
本番中のインカムは、たくさん話すためのものではありません。
限られた時間の中で、現場全体が同じ判断をするために使うものだと思っています。
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