島田の独り言
大規模な社内イベントで大切なこと。1000人ではなく『一人ひとり』を見よう。
今回は大規模イベントを企画する際に、「超」大切な事を考えていきたいと思います。タイトルは1000名にしていますが、これが300名でも100名でも考え方は同じです。
特に社内イベントを担当する方には読んでほしい記事かもしれないです。
今回一番伝えたいこととしては、1000人のイベントで考えると、受付どうしようかとか、クロークは何人で回そうかとか、トイレは足りるのか？とかオペレーションの話になります。もちろんこれらを設計することは大切なことですが、イベントの準備や制作を行っているとどうしても参加者の皆さんを塊で見がちという事があります。
一人一人にはエピソードがある
やっぱり社員総会や表彰式には、参加するそれぞれ一人一人にはエピソードがあります。楽しみ来る人もいれば、行きたくないなぁというネガティブな人もいるでしょう。表彰式でわくわくしている人もいれば、関係ないよって感じで白けている人もいるはずです。
何が言いたいかというと、参加する一人一人は塊ではなく、それぞれにはエピソードがありそれぞれの視点でイベントに参加しているという事です。
そして、イベント会場で体験することも人それぞれあります。例えば受付で長時間並んだとか、席からステージが見えなかったとか、クロークが混んでいて帰りが遅れたとか、色々なケースでのいろいろな体験があると思います。
これらのことは、企画している側から見ると1000人の中の一つの出来事になってしまいますが、その本人からするとそれがすべてにもなります。
逆に、会場に行ったら仲間の社員が笑顔で迎えてくれた、帰りに社長から声をかけられたとか。そういった体験が一人一人の思い出になっていきます。
つまり、塊で見るのではなく、ひとりひとりの体験を考えながらオペレーションや場面を考えてあげると良いイベント運営ができるかなと思います。
事務局で大事なことは3つの視点
とはいえ、一人一人のことを考えていくことは難しさもありますよね。なので企画する側の視点としては、いつも3つの視点で考えていきましょう。
まず一つ目は、参加者目線です。参加者の気持ちになってイベントを設計していくと間違いが減ります。動線はこれでいいのか、会場までの道のりは迷わないだろうかなど、来場者目線は忘れないようにしましょう。
2つ目は、事務局目線です。より効率よく運営するにはどうすればよいのか。一番現場感が大切なところです。イベントの現場を理解しながら、着地点を探していきましょう。
3つ目は、上司（社長）目線です。社長ならどう思うか、上司ならどう思うかを考えながら仕事をしてくと判断のずれを防ぐことができます。自分が社長ならその判断をするのか？一度問いを投げかけてみると良いかもしれません。
僕も、企画する際にこの3つの視点は常に持ちながら考えます。この3つのバランスをとりながら企画していくことで満足の最大化が目指せると思います。
大規模イベントになればなるほど、一人を想像する
1000人規模になってくると、どうしても数字との戦いになります。
受付に何人必要なのか、何分で1000人を入場させるのか、クロークには何人配置するのか、料理はどのくらい必要なのか、終了後に一斉退場したらエレベーターは大丈夫なのか。考えることはたくさんあります。
僕らイベント会社としては、当然こういうことをかなり細かく考えます。
ただ、その一方で「1000人をどう動かすか」という発想だけになってしまうと、少し違うような気もしています。
1000人を動かしているのではなく、一人の人が1000人いるんですよね。
言葉にすると当たり前なんですが、実際に企画や運営をしていると意外と忘れてしまいます。
例えば表彰式でも、表彰される本人にとっては人生で一度の出来事かもしれません。その人の上司はものすごく楽しみにしているかもしれないし、同じ部署の仲間は名前が呼ばれた瞬間に一番大きな拍手をしようと思っているかもしれません。
逆に、その表彰とはまったく関係なく、久しぶりに同期と会えることを楽しみに参加している人もいるでしょう。
社長の話を聞いて何かを感じる人もいるし、料理がおいしかったということが一番記憶に残る人もいるかもしれません。
それでいいと思うんです。
全員に同じ体験をしてもらう必要はないですし、全員に同じところで感動してもらう必要もないと思っています。
ただ、参加してくれた一人一人に、それぞれ何か一つでも良い時間があったらいいなと思います。
1000人の「満足」を作るというより、一人一人の体験を積み重ねていく
大規模イベントの企画をしていると「1000人を盛り上げたい」「1000人に楽しんでもらいたい」という話をよくします。僕も普通に使う言葉です。
ただ、実際には1000人を一気に満足させる何かがあるというより、一人一人の小さな体験の積み重ねなんじゃないかなと思います。
受付がスムーズだった。席が分かりやすかった。久しぶりの仲間に会えた。社長と話せた。料理がおいしかった。仲間が表彰された。最後の映像が良かった。帰りのクロークがスムーズだった。
一つ一つはものすごく小さいことです。
でも、そういうものがたくさん積み重なった結果、「今日楽しかったな」とか「いいイベントだったな」という感想になっていくんだと思います。
だから大規模イベントになればなるほど、全体を見ることと同時に、一人の参加者を想像することが大切なんじゃないかなと思っています。
1000人を1000人という塊で見ない。
自分が参加者だったらどう感じるのか。自分が事務局だったらどう動くのか。自分が社長だったらどう思うのか。
この3つの視点を行ったり来たりしながら考えていく。
そうすると、受付の看板一枚だったり、スタッフの立ち位置だったり、案内メールの一文だったり、今まで気づかなかった小さなところが気になってきます。
こういう細かいところを考えていくのがイベント制作の面白いところでもありますし、実はこういうところにイベントの質が出るのかもしれません。
1000人規模のイベントというと、どうしても大きなステージや派手な演出に目が行きます。
もちろんそれも大事ですし、僕もそういう演出は好きです（笑）。
でも、その裏側では一人一人がどう感じるのかを想像しながら、ものすごく細かいことを積み上げていく。
大きなイベントだからこそ、一人を見る。
僕はそんな考え方を大事にしたいなと思っています。
関連記事
社内イベントのアンケート結果をどう見る？「満足度90％」だけでは分からないこと
ご依頼内容や課題をヒアリングのうえ、最適なご提案をさせていただきます。
お見積りや、ご相談は無料で承りますので、お気軽にお問い合わせください。