オンラインイベントの開催時にZOOMを使うことが多いと思います。

社内の表彰式や懇親会や全社総会などの行事ごとでZOOMを使ったオンラインイベントを開催することも多々あります。

今回は、ZOOMを使ったオンライン社内イベントを実施する際に知っておいた方が良いテクニックをご紹介します。

私たちイベント会社が良く使う設定やテクニックをご紹介致します。

 

teamsなどの会議ツールも基本的な仕様なので、是非参考にしていただければと思います。

 

ウェビナーよりもミーティングをチョイス

まずは、細かい設定の前にウェビナーよりもミーティングをチョイスしましょう！を解説致します。

ウェビナーは大人数の方に参加頂くにはとても良いツールです。1対Nの人数が多い際にはとても有効なツールです。

しかし、社内イベントの場合はあまり向いていません。

ウェビナーを使ったオンラインイベントはおそらくかなり少ないのではないでしょうか？

物凄く大型な場合はまた違うかもしれませんが・・・。

 

その理由としては、ウェビナーには双方向性がない、もしくは弱いという点が挙げられます。

パネラーなどの機能もありますが、500名くらいまでの参加者であればミーティングを使うことも頻度が高くあります。

今までミーティングで出来なかったイベントはありませんので双方向性の高いコミュニケーションのあるオンライン社内イベント

を企画する場合には、ミーティング１択で決まりです。

 

共同ホスト機能

これは知っている方も多いと思います。共同ホストの設定は必ず行いましょう。

自分（ホスト）以外に共同ホスト設定をしておくことでホストと同等の作業が別のPCでも可能になります。

事務局メンバーで共同ホストになっておくことで、バックアップ的な要素にもなりますので少なくとも自分のPC以外に1台は共同ホスト

PCを用意しておくこと良いです。

 

チャット機能のON/OFF

意外と忘れてしまう場合があるのがチャット機能のON/OFFです。

ONにする場合は基本デフォルトの状態なので良いですが、OFFにしたい場合は事前に設定が必要です。

設定時に確認しましょう。

 

ZOOMのスポットライト機能

意外と知らない場合も多いスポットライト機能。これは絶対に必須機能です。

是非覚えておきましょう。ZOOMミーティングを開催する際にスポットライト機能で配信しているメイン会場のPCを設定して

おかないと、ミーティング内でどなたかが発言した際に視聴者（＝参加者）の画面がスピーカービューの場合切り替わってしまいます。

通常のテレビ会議のように演出などのない形であれば特段問題も少ないですが、メイン会場からの映像をしっかり見てもらいたい場合には、必須の設定となります。

必ずメイン会場のホストPCをスポットライト設定することをおススメします。

 

ブレイクアウトルーム機能

感想の共有や、チームごとのディスカッションなどの際に重宝される機能です。

ブレイクアウトルームの機能も使うことが多いのでマスターしておいた方が良いでしょう。

 

企画としてチームに意味がある＝意図的なチームを分けをする際には事前設定をお勧めします。

ブレイクアウトを事前設定する際のポイントも合わせてご紹介します。

事前設定したメールアドレスでZOOMにサインした状態でないと正しくブレイクアウトルームの振り分けがされません。

当日参加される皆様には、ZOOMアプリへのサインインを徹底しましょう。

忘れると悲惨なことになります。

 

収録設定/チャットデータの保存設定

収録データを保管したい場合には、収録の設定もしておきましょう。意外と忘れがちです。

そしてチャットデータを残す場合なども同様に設定しておく必要がありますのでご注意ください。

ZOOMの記録データは画質が荒くなるためきれいな画質で収録したい場合には収録機が必要になります。

パソコンと外部接続が必要になりますのでご注意ください。

ご相談の場合は是非ご連絡ください！

 

自分の声が相手に聞こえていない場合のトラブル対応

ZOOMを使ったオンラインイベントの場合、映像の乱れより音声の乱れの方が発生シーンが多くあります。

その場合のトラブルシューティングを感他人まとめさせていただきました。

 

①ZOOMのマイク設定を確認しましょう。使いたいマイク以外のデバイスが選ばれている場合があります。このケースが最も多いです。

②アプリの再起動を行う。

③ZOOMの設定でオーディオの「マイク音量の自動調整」のチェックを外す

④ミュートになっていないか確認する

⑤ZOOM以外の会議ツールが立ち上がっていないか確認し不要なものは閉じる

 

番外編:常にアップデートは最新にしておくこと

ZOOMのアップデートは頻繁に発生します。ホストのPCだけ最新の状態であっても、他の参加者のZOOMが最新の状態であるかは

分かりません。事前のアナウンスで参加者に最新の状態へのアップデートを推奨しましょう。

細かくアップデートを確認する癖をつけると良いでしょう。

 

社内イベントの課題解決と企画提案ならお任せください

 

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

 

 

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