新型コロナウイルスをきっかけとして、リモートが当たり前の時代になりました。

表彰式や社内イベントについても、リアル開催からリモート開催、そしてハイブリッド開催にシフトしています。

しかしオフライン開催だけとは異なり、オンライン/ハイブリッド開催ならではの準備もあります。

今回はトラブルなく円滑に、かつオンラインならではの魅⼒がつまった表彰式にす

るための準備について解説していきます。

 

オンライン/ハイブリッド型の社内表彰式とは？

新型コロナウイルスも収束を迎えてリアル開催も再び可能になってきていますが、

オンライン開催ならではのメリットは今でも数多く存在しています。

オンライン/ハイブリッド開催のメリット注意点をしっかりと踏まえて、

オンライン/ハイブリッドで開催する意義を理解し、オンラインの良さを最⼤限活⽤した表彰式にしていきましょう。

 

オンライン/ハイブリッド開催であるのメリット

オンライン/ハイブリッド開催であるメリットは、参加者側と運営者側にそれぞれあります。

 

参加者目線

なんといっても、参加のしやすさがあげられます。

物理的な移動がないため、すげジュール調整の問題が解消されます。

また遠⽅に⽀社があるなど、全社員が⼀箇所に集うことが難しい企業だとしても、

オンラインであれば⼀同に会することができます。

どうしても参加できない社員を⽣み出さず、どこにいても全員が参加することができることが最⼤のメリットといえるでしょう。

 

またオフライン開催ではただ話を聞いているだけになりがちですが、

オンライン開催ではウェブツールを活⽤することでリアルタイムにコメントを⼊れるなど、

参加者に能動的に参加してもらうことができます。

ハイブリッド開催においては、その両方のメリットを享受することができます。

ただハイブリッド開催の場合運営のパワーが通常時より多くかかる可能性がございます。

 

運営者目線

⼤規模な会場を確保する必要がないという点がメリットとして挙げられます。

オフライン開催の場合、数百数千の社員を収容できる会場を確保する必要があるため、コストも労⼒もかかります。

ですが、オンライン開催であれば、そこまで⼤規模な会場は必要ないためコストを抑えることができます。

ハイブリッド開催においても、複数拠点を中継したりオンラインとオフラインを組み合わせたりするなどで

より効率の高いイベント運営が可能になります。

 

またオンラインツールを使った開催であれば、表彰式の記録を保存して共有することも容易です。

オフライン開催では、参加できなかった社員に後⽇共有されるスライドや定点カメラの映像は臨場感に⽋けてしまいます。

しかしオンライン開催では当⽇参加者が視聴した本番の映像と同じものを共有できるので、

タイムラグがあったとしても⽋席者に表彰式に参加した気分を味わってもらうことができます。

 

オンライン/ハイブリッド開催ならではの注意点

⼀⽅で、特に注意を要するポイントもあります。

 

技術的な問題への対策

 

まず考えるべきは、全参加者が問題なくオンラインに接続できる環境を整えることです。

インターネットの接続不良や、システムのトラブルにより、途中で中断される可能性があります。

またたくさんの社員が同時に同じ動画を視聴することにより、

サーバーがダウンする場合もあります。そのため、予めテクニカルサポート体制を整えることが重要です。

 

技術的なトラブルが発⽣してしまっては、表彰式が開催できないという最悪の事態になってしまいます。

技術的な⾯では、オンライン表彰式の開催に慣れている専⾨業者に委託することが良いでしょう。

 

コミュニケーションの⼯夫

画⾯越しの表彰式では、参加者同⼠の直接的な対話が難しく、雰囲気を盛り上げるのも⼀苦労です。

企画内容の意外性やチャット機能の活⽤など、新たな雰囲気づくりを模索する必要があります。

 

視覚的な要素の利⽤

オンラインでは視覚的な要素の活⽤がより重要になります。ただ従来のスライドが流れるだけの画⾯では、

離席されてしまうリスクがあります。ずっと⾒ていたくなるようなインパクトのある資料や映像などを⽤いて、

参加者の注意を引きつけ、社員に対してメッセージを伝えましょう。

 

 

オンライン表彰式の基本的な企画フロー

企画準備段階において、オンライン開催だからこそ決めておきたいポイントを⼤きく分けて3つご紹介します。

コンセプト設計

オンライン開催では、世界観をしっかりと出していくことが成功の鍵となります。
オンラインでは動画を作り込むことができるため、3Dを駆使したエフェクトやエモーショナルな演出を取り⼊れることができます。

また、ドキュメンタリー形式で表彰者の形跡を追ってみたり、

対談番組形式で表彰者にインタビューしたりすることもできます。

どんな雰囲気でどんな演出にするか、コンセプトをしっかりと固めておきましょう。

 

配信の種類を決定

リアル配信形式

決められた⽇時にインターネット上に全員が集合する形式をリアル配信形式と呼びます。

別会場で進⾏する表彰式の映像を⽣中継で放映するスタイルです。最も簡単ではありますが、

表彰式の専⾨業者に委託しない場合は定点カメラの中継になりやすく、⾯⽩みがなくなる場合があります。

表彰式の専⾨業者に委託する場合であれば、カメラワークを⼯夫しながら、

例えば⽣放送のテレビ番組のようなスタイルで開催することができます。

 

 

ハイブリット配信形式

ハイブリット形式とは、リアル配信のような⽣中継をしながら参加者がオンライン上で積極的に参加できる演出を

加えたスタイルです。今ハイブリット形式が主流といえるでしょう。

⽣中継の動画を視聴しながら、チャット機能でコメントを送ったり、

クイズ企画などで参加者が回答したりなど、リアルタイムとオンラインの掛け合わせだからこそできる

演出で楽しむことができます。

 

オンデマンド形式

あらかじめ録画した動画を⼀定期間視聴可能にして、

参加者が好きな時間に視聴できるスタイルがオンデマンド形式といいます。

この形式のメリットは、動画を作り込むことができるという点と⽣中継のように同時視聴ではないため

サーバーがダウンする⼼配がないという点です。

また参加者が好きなタイミングで表彰式の動画を視聴できるので、

夜勤や⽇勤があり業務時間がバラバラな場合や海外⽀社など時差がある場合にも良いでしょう。

 

参加形式を決定

各⾃宅から参加

このスタイルは⼀番⾃由度が⾼く、各々が⾃宅や好きな場所から参加できる利点があります。

しかし、家庭の環境によりネットワークの品質がバラつき、

その影響で⼀部の参加者がスムーズに視聴できない可能性もあります。

そのため、事前に参加者全員のネット環境を確認し、必要に応じて対策を⽴てることが重要です。

 

各デスクから参加

社内のネットワークを利⽤し、各々がデスクから参加する形式です。

こちらも⾃由度が⾼く、社内ネットワークの品質が確保できれば安定した視聴環境が期待できます。

ただし、社内ネットワークの負荷が⼤きくなるため、IT部⾨と協⼒して事前のチェックや調整が必要です。

 

⼀箇所に集まって参加

⼀部の参加者が会議室などで集まって視聴する形式です。

集合視聴は参加者間のコミュニケーションを促し、表彰式の雰囲気を⾼めます。

ただし全員で視聴するためにプロジェクターやスクリーンの準備が別途必要になることがデメリットです。

 

ウェブツールの選定

オンライン表彰式を成功させる最も重要な⼀歩となるのが、ウェブツールの選定です。

ここでは、ウェブツール選定における３つの視点をご紹介します。

 

参加者の利便性

社内で⼀般的に使われているツールは、参加者が既に使い慣れているため、

問題なく参加できる可能性が⾼まります。例えば、SlackやGoogle Chatが社内の主流であれば、

これらのツールを活⽤するのが良いでしょう。

 

中継機能の充実度

Zoomなどのビデオ会議ツールは、画質の良さやスムーズな配信機能を持っており、

オンライン表彰式に適しています。ツール選定の際は、ビデオ会議機能の安定性や⾳声品質、

画⾯共有機能などをチェックすると良いでしょう。

 

セキュリティ⾯

社内の情報を扱う場合、個⼈情報の保護や情報漏洩の防⽌を重視する必要があります。

安全性が確保されたツールを選ぶことで、参加者が安⼼して表彰式に参加できます。

 

インターネット回線の準備

オンライン/ハイブリッド表彰式では安定したインターネット接続が重要な要素となります。

スムーズな進⾏を阻むトラブルを避けるために、

以下の点に気をつけて準備を進めてください。

 

安定性確認

まずは⾃社のインターネット環境が、適切に配信を⾏うための⼗分な帯域幅を有しているか確認しましょう。

同時接続数が増えると帯域幅は圧迫されますので、

必要に応じてプロバイダーやIT部⾨と相談し、帯域幅の増強を検討すると良いでしょう。

 

参加者のネットワーク環境確認

参加者全員が問題なく接続できるよう、事前にネットワーク環境を確認し、

必要ならば改善⽅法をガイドラインに含めることをおすすめします。

 

バックアップ環境の準備

万が⼀のトラブルに備えて、バックアップのインターネット環境を準備しておくと安⼼です。

モバイルルーターなどを⽤意し、万が⼀の状況でも迅速に対応できるようにしましょう。

 

テスト配信の実施

⼀度、本番同様の環境でテスト配信を⾏うことをお勧めします。この段階で問題が発覚すれば、

本番までに修正の余地があります。また、配信者も実際に操作を⾏うことで、慣れを促進させることができます。

 

中継地点の選定

配信する場所も重要です。

Wi-Fiの信号が強く、ノイズが少ない場所を選びましょう。

また、電源供給が安定していることも確認しておきましょう。

 

オンライン表彰式に慣れている専⾨業者に頼む

オンライン表彰式においてインターネット回線が成功のすべてをにぎっていると⾔っても過⾔ではありません。

少しでも⼼配を感じるご担当者様は、オンライン表彰式に慣れている専⾨業者に委託することが最も安⼼でしょう。

 

オンライン表彰式ならではの⼯夫ポイント

オンライン開催ではオフライン開催にはできない演出が可能ですが、

気をつけたいポイントもあります。ここからはオンラインならではの⼯夫すべきポイントについてお伝えします

 

社員の参加意欲を⾼める

オンライン開催は物理的な移動がない分、社員の参加意欲が低下してしまう傾向があるため、

社員の参加意欲を⾼める必要があります。事前に詳細な案内をする

まずは、事前に詳細な案内を⾏います。⽇程や時間、参加⽅法など具体的な情報を伝えましょう。

配信を視聴する⽅法についてもここで案内することにより、

オンライン配信に慣れていない社員の不安を取り除くことができます。

 

オンラインならではの企画があることを伝える

オンライン配信ではただ動画を観るだけで退屈だという先⼊観を持たれがちです。

そのため、参加者もコメントなどで参加できるなど、

オンラインだからこその演出を含めた企画が⽤意されていることを伝えましょう。

社員の期待感を⾼めておくことが⼤切です。

 

臨場感を出す⼯夫をする

オンライン配信では、画⾯越しでも⼀体感とリアル感を感じられる臨場感を意識的に出していく必要があります。

 

ビデオやライブストリーミングの活⽤

このようなツールを使って表彰式を⾏うことで、実際に会場にいるかのような雰囲気を再現することが可能です。

ライブストリーミングには、画⾯共有や質問ボックスの機能も使えるので、

全員が⼀体感を持つことができます。

 

表彰者や受賞者のエモーションの共有

表彰者や受賞者がカメラを通じて⾃⾝の感情を伝えることは、リアルタイムで感動を共有する⼤切な⼀部です。

例えば、受賞者が受賞の瞬間の喜びや感謝の⾔葉を述べることで、

視聴者もその感情に同調することができます。

 

 

アクティブな参加を促す

視聴者がアクティブに参加できるような要素を取り⼊れることも効果的ですリアルタイムのチャット機能を使って

意⾒を共有したり、投票を⾏ったりすることで、⼀⽅通⾏の配信ではなく、対話型のイベントにすることができます。

 

ビデオのON/OFFを決める

参加者のビデオのON/OFFは、オンライン表彰式の臨場感や参加意識に⼤きく影響します。

そこで、以下の要点を考慮するとよいでしょう。

 

ビデオONは参加者の意欲を⾼める

ビデオONであれば、参加者の存在感が⾼まり、

表彰式への参加意識も⾼まります。また、互いの顔を⾒ることでコミュニケーションも円滑になります。

オンライン表彰式に慣れた専⾨業者であれば、ビデオをONにした参加者の顔を⽣中継のCG背景に投影するなど

エモーショナルでサプライズな演出が可能なので、検討してみることも良いでしょう。

 

個々の状況への配慮

⼀⽅、ビデオONは個々の環境や事情により難しい場合もあります。

⾃宅での参加であれば、プライベートな空間が露出することに抵抗感を感じる⽅もいるでしょう。

そのため、ビデオのON/OFFは参加者に選択肢を提供し、尊重することが重要な場合もあります。

 

オンライン表彰式の雰囲気作り

全体の雰囲気作りとして、ビデオONが推奨される場⾯やタイミングを定めておくのも⼀つです。

例えば、表彰対象者がスピーチする際など、特定の瞬間だけでもビデオをONにすると、

オンラインならではの⼀体感や感動を共有することが可能になります。

参加者⼀⼈ひとりの状況や感じ⽅を尊重しつつ、オンライン表彰式を盛り上げる⼯夫を⾏いましょう。

 

効果⾳やBGMを取り⼊れる

オンライン表彰式における効果⾳やBGMの活⽤は盛り上がりをもたらす⼤切な要素のため、

以下の点について検討してください。

 

適切な効果⾳の選択

例えば、受賞者の名前が呼ばれた瞬間には、ドラムロールのような効果⾳を流すと、

サプライズ感を演出することができます。また、⼀定のタイミングで拍⼿の⾳を挿⼊することで、

現場のリアルな雰囲気を再現し、全員が⼀緒に祝福しているかのような感覚を味わえます。

 

BGMの活⽤

BGMは、全体の流れを滑らかにするだけでなく、表彰式の⼀部として印象的なものにすることができます。

表彰式が始まる前後の待機時間や、表彰者がスピーチする際などに適切な曲を流すことで、

より⼀層の⾼揚感や落ち着きを与えることが可能です。

 

⼀⽅、⾳楽には著作権があり、オンライン配信の場合は特に著作権には注意が必要です。

トラブルなどが⼼配な場合は、表彰式開催の専⾨業者に委託することが良いでしょう。

 

 

⾳量の調整

これらの⾳を活⽤する際は、⾳量の調整に注意することが重要です。

⼤きすぎると参加者が違和感を覚え、逆に⼩さすぎると効果が薄れてしまいます。

事前にリハーサルをして、適切な⾳量に設定することを忘れないようにしましょう。

 

リアルより短めの所要時間にする

意外に思われるかもしれませんが、オンライン表彰式ではオフライン開催よりも所要時間を短めに

設定することがポイントです。

 

集中⼒の維持

オンライン環境ではリアルな場と⽐べて集中⼒が散漫になりやすいです。

そのため、プログラムは短めにし、途中での休憩時間も設けることで、

参加者が最後まで興味を持ち続けられるように⼯夫することが必要です。

 

情報の整理と絞り込み

⻑時間の表彰式では多くの情報が⾶び交いますが、オンラインではその全てを伝えきることは難しいです。

そのため、⼤切なポイントを絞り、それをわかりやすく伝えることが求められます。

たとえば、表彰対象者の功績や、その業績が会社にどのように影響を与えたかなど、

重要なポイントに絞って伝えましょう。

 

適切なタイムスケジュール

オンライン開催では技術的なトラブルが起こる可能性もあります。

そういった不測の事態に対応するための余裕を持つと共に、全体の流れがスムーズに進むよう、

タイムスケジュールをしっかりと計画することが⼤切です。

また、事前にリハーサルを⾏い、流れを確認することも重要です。

 

まとめ

現在多くの企業が活⽤しているオンライン/ハイブリッド表彰式は、

オフライン表彰式にはできないような演出の幅や物理的な拘束がないことが魅⼒です。

オンラインならではのエモーショナルな演出を⾏うことで、

ただ会場の席に座っているだけでは感じられないような会社へのより深い愛着や社員同⼠の⼀体感を

感じられるかもしれません。

 

⼀⽅でインターネット回線やサーバー、ウェブツールなど、オンライン配信ならではの重要な環境整備があります。

動画を作り込むことも⼤変な労⼒が必要となります。

これらに慣れていない企業様にとって、通常の業務をしながらオンライン表彰式を準備することは難しいでしょう。

その場合は表彰式のプロに委託することで、安⼼して表彰式当⽇を迎えられますよ！

 

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