オンライン型のイベントからハイブリッド型のイベントへ大きくイベントの形が変化してきています。

クライアント様からの会話からも、オンライン→ハイブリッドという言葉一般的になってきています。

しかし、このハイブリッドという言葉。安易に開催しようと痛い目を見ます。

何故なら、オンラインよりも準備工数が多くなります。

また、オンラインと決定的に違う要素としてステージの動きが発生してきます。

 

オフラインイベントを思い出していただきたいと思います。

オフラインだけの時は、オフラインだけでも大変だったかと思います。ハイブリッドとなるとオンライン要素が追加となるため、

より複雑化してきます。

 

ということで、今回はコロナ渦に忘れてしまったオフラインイベント開催の基本を見返し、今後のスタンダートなるハイブリッドイベントに備えていこうと思います。

 

オンラインとは全然違う！？オフラインイベントの基本準備【会場探し】

オンラインイベントに慣れていると、自社の会議室からのオンライン配信とい環境があったと思います。

ある一定規模の開催の場合オフラインイベントでは外部会場を探すところから始まります。

おおよそ遅くとも3か月前からは会場の予約を進める必要がありますので、オンラインイベントより早めの仕掛けが必要になってきます。

タイミングによっては会場の空きがない！など考えらえれます。

オフラインイベントに需要が戻ってきているところもあり、早めに動き出しを行った方が良いかと思います。

 

コロナがだいぶ緩和されてきたとはいえ、手放しでよいか？というとなかなかそのようにはいきません。

ある一定の感染症対策や椅子と椅子の間隔を取るなどの配慮も必要になってきます。各会場のガイドラインも確認する必要がありますので注意しましょう。

 

会場予約の際は,会場の広さだけでなく、ステージサイズやマイク環境、プロジェクタースクリーンや映像機材など

決めていくことの幅が広がります。

オンラインイベントの感覚で会場下見に行くと、かなり焦ることになりますのでご注意しましょう。

 

オンラインとは全然違う！？オフラインイベントの基本準備【企画】

会場の方向性が決まり、どのようなイベントにしようか？

悩むはずです。特に最近オンライン型に慣れていると企画のアイデアが出てこない！などの声もよく耳にします。

オフライン型のイベントの中で、オンラインととくに違うのは照明・音響の演出・そして迫力のある映像演出ではないでしょうか？

オンライン開催の時の基本的な考え方は、テレビ番組のような画面の中の構成の話に集約されますが、

オフラインの場合は、一気にイベントの企画の幅が広がります。コミュニケーションを図るような企画にも適しています。

 

例えば、照明と音響を使ったライブ感のあるオープニングアクトなんかもオフラインのイベントの醍醐味かもしれません。

いよいよ始まるかもしれない！久しぶりのオフラインイベントには参加者の期待もきっと膨らんでいるはずです。

期待を超えていくことがイベント企画の醍醐味と考えると頭の中を一回切り替えてイベントをゼロベースで組み立ててみることを

おススメします。

 

映像を使った演出もスクリーンを前面違うムービーを流したらい、ライブカメラを利用した演出をしたりと、

出来ることの幅はとても広がります。イマジネーションを一段上げていきましょう。

 

オンラインとは全然違う！？オフラインイベントの基本準備【制作】

企画のガイドラインが決まったところからがイベントの制作業務の開始です。

映像の編集やステージ造作の手配や制作。

運営マニュアルなども整理していく必要があります。

 

特に注意しなくてはならないのが、受付や誘導などの会場の外回りのことも考えなくてはいけないことです。

オンライン開催の時は、ぽちっと承認で終わっていた受付業務もオフラインではそうはいきません。

来場者が会場まで迷わないような動線設計、誘導人員の配置が必要になります。

また受付でのチェック事項や配布物などの有り無しも決めていく必要があります。

 

ステージ上においても表彰状を持つ方は誰なのか？

ステージ上のアテンドはどこにどのように動くのか？

 

などいつものオンライン以上に決めていく情報が多くなっていきます。

 

オンラインとは全然違う！？オフラインイベントの基本準備【食事・ノベルティ】

オンラインイベントの際に故人のお宅に食事を提供したことがあるかと思います。

URLリンク送り、後は後日発送されるようなとても便利なサービスも多数あります。

 

オフラインの場合はそうはいきません。お食事の手配一つとってもケータリング会社との調整が発生、

テーブルのレイアウトから搬入搬出の調整など様々な業務が発生します。

規模によっては打ち合わせなども必要になってくるかもしれません・・！

 

オンライン開催時にはノベルティの配布のケースは少なかったかもしれませんが、

オフラインの場合では、製作の企画から当日納品、配布までを考える必要が出てきます。

 

食事はノベルティなどは、オンラインとオフラインとでかなり差が出る部分でもあるので準備段階では要注意ですね。

 

オンラインとは全然違う！？オフラインイベントの基本準備【運営スタッフ】

ここまでの内容で改めて思い出してきた来た方も多いのではないでしょうか？！

オフラインイベントはとても準備が大変なのです。

そして、当日の運営はもっと大変になります。当日は多くのスタッフが動きます。

誘導のスタッフ、舞台を進行するスタッフ、映像や音響を担当するスタッフ、

社長や役員陣をケアするスタッフなどなど。

多くのスタッフのアサインから役割分担までを事前に終わらせておく必要があることも忘れてはいけません。

必要な運営スタッフの洗い出しから必要になってきます。

 

オフラインイベントに欠かすことのできないイベント運営マニュアルとは！

オフラインイベントの開催には、オンラインイベント以上に確認事項や準備事項が多く発生します。

関わる会社や人員も多くなるため情報の行き交う量も倍増することが想定されます。

こういった事態をどのように乗り切るのか？

 

私たちイベント会社のノウハウを少しご紹介させて頂きます。

まず、最低限の情報は運営マニュアルという形で情報整理をしていきましょう。

特にフォーマットはパワーポイントなどで制作すれば良いと思いますので指定はありません。

イベントに関する情報を整理することで、余計なやり取りが減り、業務量が格段に下がります。

また、情報の行き違いも減りますので担当者が一番やらなくてはいけないことは運営マニュアルの整理です。

 

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主な整理項目は以下です。

・開催概要

・会場レイアウト

・場内レイアウト

・当日の進行表

・映像/音響/照明のシステム図

・登壇者名簿

・その他必要なオペレーション

・NGMリスト

・備品リスト

・搬入搬出情報

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まとめ

いかがでしたでしょうか？

今回は改めてオフライン開催をベースにご紹介させて頂きました。

オンラインが当たり前になった時代にオフラインを交えたハイブリッド開催を行うことは今後当たり前の姿になっていくかもしれません。

ただ同時にイベントの運営はより複雑化をしてきているのでご担当者様の悩みも膨らむ可能性があります。

 

まずは冷静にオフラインとオンラインを分けて頭を整理していくとより企画しやすくなってくるかと思います。

ハイブリッド開催が当たり前になってきた世の中に社内イベントの形はどのように変化していくか、

どのように変化させられるか私たちも楽しみです。

 

社内イベントの課題解決と企画提案ならお任せください

 

社内イベントをもっと良くしたい。もっともっと成長の機会にしたい。

マンネリ化してしまっているなどの、ご相談は是非GROWSまで。

よろしくお願いします。

 

 

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